提升技术文档写作水平的11个核心技巧

好的技术写作在于读者的感受，或者说人们常这么讲。但现实是，我们都清楚什么是好的技术写作，却常常感到有所欠缺。

出色的技术写作很难找到，因为大多数要么过于复杂、冗长，要么只是缺乏良好的基础语法。要找到值得阅读的资料来源确实可能非常困难，这很遗憾，因为只需进行一些简单的调整，一篇普通的技术文章就能变成一篇佳作。

以下是提升您技术写作水平的11个关键技巧：

通过这篇博客，我将分享我所学习和经验，概括为掌握技术写作的十个要点。

基础先行： 什么是技术写作？

技术写作是创建清晰、简洁的文档，向特定受众解释复杂信息。这可以包括从软件手册和用户指南到技术报告或产品描述的任何内容，目的是使技术细节易于理解，即使对非专家也是如此。

在日常活动中，您会遇到更多技术文档，因此要做好准备，理解其差异以及您的受众在阅读文档时的期望。

简而言之，技术写作就是将复杂、冗长的技术内容转化为简单、易于理解和消化的内容。

1. 了解您的受众并理解他们的需求

说实话，在技术写作领域，没有受众的好内容是无法成功的。如果不解决他们阅读内容中的痛点，就无法吸引好的受众。因此，首先最重要的是，要知道什么能满足您的技术专家们以及他们的痛点。有些主题可能针对新手，而另一些则可能针对中级或专业人士。这时，您需要回答自己以下几个问题：

• 您的受众水平如何？
• 他们现有技能中已经包含了多少信息？
• 您的内容深度应该如何，才不会让受众失去兴趣？

2. 选择风格和结构

如果拥有别人的个性，您会是什么样子？如果这个问题难以回答，那就问问自己，如果您的技术内容没有其语调、声音和独特性，那会是什么样子。虽然您可能认为只交付被要求的内容很重要，即使这些想法是借“灵感”之名来自他人，您也正在走上错误的道路。

联系专家并了解专业人士希望向学习者传达什么听起来是个好主意，但在呈现时，务必融入您丰富的研究和一丝行业技巧。

3. 保持语言简洁明了

内容应使用主动语态，这有助于以其清晰简洁的写作风格保持读者的参与度。为了评估内容的可读性，建议将被动语态控制在10%以下，以确保内容的流畅性。另一点需要注意的是避免使用行话和首字母缩略词，因为这可能使你的受众从一篇复杂的文章转向一篇易于理解的文章。在需要时，可以使用业务术语表部分，以便您的读者可以有效地查阅、理解并将其添加到他们的词典中。

4. 添加视觉提示

将你的博客想象成新手的操作手册。书面形式的步骤不仅足以满足他们的知识需求，而且图片和视频也让他们确信所掌握的内容是正确的。

额外的好处？它使内容更具吸引力，获得更多关注，并强化了思想观点。

5. 引用相关示例

虽然正确的信息类型可能决定内容的准确性，但相关的示例总会为其提供强有力的佐证。人们会记住事件、用例和操作指南。即使是最复杂的想法也能变得易于理解，并且看起来可以直接应用。

举例来说，在编写软件文档时，不要仅仅描述功能，而要提供一个用例，说明特定功能如何自动化重复性任务，例如“使用脚本自动备份文件可防止系统更新期间的数据丢失”。

您还可以添加执行脚本的操作指南，以强化概念并确保读者理解理论和实际应用。

6. 明确内容的目的

深入研究你的主题，在思考中漫步，头脑风暴不同的解决方案，但始终要牢记深刻写下你的目的。了解你的目标受众如何与你的主题产生联系，并相应调整语言的详细程度。

关键是要通过标题、副标题、重要术语等方式组织或构建内容结构，而不是让读者感到困惑，以便恰当地引导他们理解材料。

7. 请专家审查你的内容

简化一下这个缩写，专家指的是领域专家，他们将运用他们的专业知识来提升你的认知，同时你也在完善你的技术写作。

那么，当互联网上有大量可用内容可以增加你的知识时，为什么还要这样做呢？这些内容当然可以反映行业正在发生的事情，但专家会告诉你实验室内部正在发生什么。此外，专家可以帮助完善复杂的解释，使其对目标受众更易理解，同时不牺牲技术的完整性。

8. 随时间推移修订和更新你的内容

你的搜索结果可能会为你提供知识的门票，但请尝试深入思考基于分析产生的想法。用户反馈是帮助你保持技术领域最新状态的最重要因素。它们提供了关于用户如何与你的内容互动以及他们可能面临挑战的实时洞察。

当支持工单突显产品或服务使用中的重复性问题时，常见问题解答则有助于揭示常见的困惑领域，促使您优化它们。将这些反馈渠道融入日常研究工作中，能确保您的内容保持独特而准确。

9. 避免引用有时效性的信息

与其根据“当前”、“今年”或“上个月”来维护信息，不如寻找基于通用流程和更广泛概念的数据。在技术写作方面，可以尝试不提及特定的版本号或具体日期，因为功能可能会动态变化。避免使用有时效性的信息，将证明您的内容在长期内，针对所讨论产品或服务的不同迭代和更新都是可靠的。

这也意味着，即使读者在原始发布日期很久之后才阅读文档，他们仍然会信任它。

10. 使用AI驱动的技术写作工具

• 用于创作更好内容的提示

智能提示可以成为您写作的绝佳指南，包括维护结构、调整风格等。

• 使用AI进行审阅

想要捕捉内容中的细微错误和不一致之处吗？使用AI来检查语法、清晰度、语气、一致性等方面。

例如，请审阅这篇关于最终用户手册的文章。检查可读性、易懂性、技术性和语法等方面。给出好的评论，并指出文章中需要改进的具体部分。确保文章遵循Microsoft风格指南。

• 使用AI工具创建图像

AI目前还不能带您去洗手间。但除此之外，您可以要求AI为您的文章生成相关的创意图像。这对于技术写作尤其有用，因为视觉辅助工具有助于解释复杂概念。

11. 使您的内容易于访问

制定策略，让您的内容易于访问，并增强其对所有人的可用性。使您的内容无缝可用的因素可以包括：

• 为图像使用替代文本 – 为所有图像添加描述性的替代文本标签，清晰描述图像的目的或内容，以确保无法看到图像的用户仍能获取必要信息。
• 可读字体和高对比度 – 选择简单、易读的字体，并确保文本与背景之间具有高颜色对比度。
• 多媒体的转录和字幕 – 使用视频或音频内容时，提供字幕或文字稿。这有助于身处嘈杂或安静环境中的用户。

💛🧡🧡客户评价：我使用 Baklib 已有一年多的时间，我不得不说它满足了我的所有需求。目前我使用的是免费套餐，但很快就会用完，并升级到他们的付费套餐之一。就无头 CMS 而言，我发现 Baklib 简单直观，我喜欢通过他们的 API 将数据轻松拉入我的前端。他们内置的 Baklib 模板市场使构建和测试查询变得非常方便。我特别喜欢的一件事是继续尝试使用 Web Studio（一款很棒的前端开发工具，在我看来比 Web Flow 好得多），现在能够从 Baklib 中提取数据。

• 网站无障碍访问 – 这意味着确保您的内容支持键盘导航、具有逻辑结构，并为非文本内容提供替代方案。

▶ 观看来自KNIME的Daria Tombolelli分享如何为非技术用户简化文档。

结论

虽然每个人都有自己写作和记录的风格，但一些调整可以带来巨大改变，将您的技术写作提升一个台阶。尝试实施这些建议，亲自见证技术写作中那些微小的混淆和不准确是如何消失的。