为什么数字手册很重要及其制作方法

每个组织都需要一个内部的数字用户手册。当用户可以像访问任何其他网站一样轻松地在线访问数字手册时，纸质手册的时代已经一去不复返了。这种方法节省了纸张，并防止手册丢失或损坏，因此用户在遇到麻烦或有疑问时可以快速搜索。这消除了手册被遗忘在办公桌抽屉里的可能性，因为员工可以将手册保存为常用标签页。

虽然有时你必须准备纸质手册，但越来越多的公司正在转向数字手册。它们易于更新，并且用户可以通过智能手机、平板电脑或笔记本电脑轻松访问，这意味着他们可以在移动中随时访问你的手册。

员工期望使用数字手册，而不是费力地在纸质手册中翻找。纸质手册很快就会过时并占用大量空间，因此向在线的转变代表着效率的提升，并为你的组织带来更好的员工体验。数字手册是纸质手册的一种现代且更优的替代方案，并且存在许多软件解决方案可以简化此手册的创建过程。

什么是纸质手册数字化？

纸质手册数字化是数字化转型过程的一部分。你组织内的任何指南都将转移到在线，使得在数字时代更容易获取信息。任何员工都可以访问你的数字手册，而不是将其隐藏在文件柜或橱柜中，从而消除了对存储解决方案的需求，并可以一次性更新整个手册。

将纸质手册数字化可以使它们可搜索、可编辑且值得推荐。专门的知识库软件让您可以轻松地将手册在线托管，并通过用户名和密码让内部用户访问。他们甚至不必在办公室就能访问您的数字化手册，因为许多数字化手册软件都提供了针对所有设备优化的网站。 无论是人力资源手册、标准操作程序，还是任何其他形式的手册，都可以进行数字化，以便您的员工受益。所有手册都可以集中在一个地方，由同一个知识库托管，这样员工在有疑问时就可以随时搜索和浏览信息。 内部文档正在变得数字化，从纸质和繁琐的形式转向在线且始终可用的形式。

为什么应该将纸质手册数字化？

数字化纸质手册具有显著的优势。

可以随时随地访问

在线的数字化手册可以被任何拥有智能手机、平板电脑、笔记本电脑或台式机以及互联网连接的人在任何地方访问。这使得您组织内可能需要快速查阅手册的员工能够真正访问您的数字化手册，从而鼓励手册的采用。员工甚至可以在离开办公室时在异地访问它们。

快速搜索功能

对于用户而言，数字手册比纸质手册更容易搜索。Baklib的AI辅助搜索栏使员工能够快速在知识库中找到所需内容，并且搜索具有容错功能，即使输入不完全准确也能找到结果。而对于纸质手册，除了查阅目录页或索引外，没有其他便捷的方法来搜索到正确的信息。

面向全球用户的本地化

数字手册可以为全球用户进行本地化和翻译，从而让国际受众更容易获取。内置的翻译功能使得翻译手册变得更加容易且成本效益更高，用户可以轻松地在知识库中切换不同的语言。这比印刷多种语言的纸质手册要经济得多。

降低印刷和分发成本

托管一个在线的数字知识库可以节省印刷和分发成本，因为每个人都可以通过电子设备访问同一份手册。这节省了纸张，也无需将手册分发到世界各地。数字手册的成本仅限于在线知识库的软件和托管费用，用户可以从任何地点访问，无需奔波。

更轻松的更新和维护

无需打印手册，您只需登录系统并根据需要修改内容，即可轻松更新数字版本。更新完成后，所有用户都能访问最新版本的手册，并看到相应的变更。您不必像打印版本那样，一旦印出就只能等到下一版才能更新。做出更改后无需重新打印，这意味着纸质手册会很快过时并需要重新发布。

增强的安全性

数字手册对您的组织来说更加安全，因为它们可能需要用户名和密码才能访问。尽管托管在线上，但只有拥有适当权限的用户才能访问您的知识库内容，因为数字手册可以在组织内部使用。数字手册中的文档对您的员工保持私密，确保敏感信息的机密性。

如何将纸质手册数字化？

将纸质手册数字化涉及将实体文档转换为数字格式，以便于访问、存储和更新。以下是需要考虑的关键因素：

选择适合您需求的工具

企业需要选择合适的在线知识库来数字化其手册。知识库是一个集中的信息存储库，它可以通过一个显著的搜索栏来承载您的内容。内容被组织成类别，您可以在软件中承载多个手册，作为独立的知识库。

像Baklib这样的知识库软件提供了一个复杂的创作系统，为创作过程中涉及的角色分配不同的权限。当内容过时时，系统会标记出来，让您有机会更新它。失败的搜索会提示适合您手册的新内容建议。

具有AI功能的工具可以通过减少撰写文章的大量手动劳动来帮助您创作内容。AI助手可以为您提供文章大纲建议、生成摘要，并推荐利于搜索的标题。

使用导入功能

您可以选择像Baklib这样的工具，它提供了一个强大的导入功能，适用于那些喜欢在Microsoft Word中编写手册的作者。用户可以在Word中编写文档，然后使用导入功能将文档作为单篇文章导入，或根据标题分成多篇文章导入。此功能降低了在复制粘贴过程中内容丢失的风险，并通过快速导入减少了手动劳动，为技术写作者节省了时间。

关注内容结构

对手册中的文章进行分类可以让内容更容易被找到，这意味着你应该关注内容结构。花时间思考分类的标题，并根据主题组织文章。考虑是否将一本手册拆分为两本或多本手册会更好。

让你的结构直观且易于遵循。逻辑性地组织文章，并确保即使有人从头到尾阅读你的数字手册，内容也易于跟进。使用足够广泛的类别来涵盖一系列文章，但又不能过于宽泛以致失去意义。

为清晰度组织信息

确保你的信息组织清晰，使用信息丰富的标题来表明每篇文章包含的内容。使用信息架构来组织你的知识库。让你的分类标题具有描述性，以便用户可以快速浏览手册以找到正确的信息。利用标签让你的文章更容易被找到，并寻找提供AI标签推荐功能的软件，让标签操作更加便捷。

使用标题和项目符号来分割手册文章内的信息。避免使用冗长的段落，对于重要的流程，可以使用编号列表来逐步引导。如果一篇文章太长，可以将其拆分成多篇较短的文章。

数字手册不应仅基于文本。利用媒介，加入多媒体以促进更好的理解，例如图片、视频、音频和截图，以增强用户如何从您的内容中学习。您的知识库软件应具备一个广泛的多媒体库，您可以在其中存储手册所需的所有文件。

通过提供多种学习选项，您可以提高用户从手册中记忆知识的可能性。截图让分步流程更容易遵循，为用户在执行步骤时提供了可参考的节点。

数字手册的一个优势在于可以实现反馈机制。用户可以留下评论并为您的文章评分，使您的手册更像一个双向沟通系统，而非传统的印刷手册。向用户征求反馈是让他们感觉更投入的好方法，并表明您的组织重视他们的意见。

邀请反馈也有助于您为未来的用户改进数字手册，使您能够找到可以改进的领域。

结论

对于希望提高效率并提升手册使用率的组织而言，将纸质手册数字化是未来的发展方向。这是一种在整个组织内分发信息的经济高效方式，只需要利用员工开展业务时已经在使用的设备即可。消除查找信息的障碍，是让手册对于需求多样的多元化员工队伍来说更易于获取和更友好的关键。

数字化手册软件是快速将纸质手册数字化所需的全部工具。它专为信息流转而设计，可以轻松地将任何信息转化为以数字手册形式呈现的在线知识库。

淘汰纸质文件是引领您的业务进入数字时代，并确保您的组织能提供数字化所有优势的最佳方式。在线手册能够经受时间的考验，吸引更多用户，即使您的业务发生变化也能保持其相关性。利用数字化转型来挑战现状，为员工提供更好的体验。