你真的需要文档管理软件吗？

文档管理软件，直到你迫切需要它的时候才会想起它。

想想看，有多少组织把“整理共享驱动器”深埋在待办事项列表中？

即使你的公司紧跟时代潮流，将所有内容同步到云端，并像家常便饭一样创建Slack表情符号，你的文档管理可能仍然存在许多不足。

因此，你可能已经考虑过获取一种特定类型的、专门面向的文档管理软件来满足这些需求。

在这个过程中，你很可能也接触到了知识管理软件的概念。这是什么意思，它又能为你做什么呢？

我们稍后会谈到。在本文中，你将了解文档管理软件究竟是什么，以及它或知识管理软件是否真的适合你。提示一下：两者可能都有效！

什么是文档管理软件？

文档管理软件的目的，是为了处理那个最可怕的恐怖——共享驱动器上自2015年以来从未清理过的主目录。

那种情况是，你有一堆名称略有不同的文件夹、混合的文件类型、损坏的部分副本，当然还有“Quarterly_Report_Final_Final_Final123.xls”。

与其雇佣一群实习生利用寒假为你清理这一切，你可以开始使用专门的软件将你的文档存储和组织到一个系统中，该系统能够轻松处理多用户文档存储的元数据和共享方面。

首先，所有内容都会被全文搜索索引。默认情况下，Windows 仅索引某些类型文件的实际内容，而其他文件则仅索引其文件名。例如，如果您从事多媒体工作，并且拥有大量用于在线视频的 VTT 网络字幕文件，您将无法通过全文搜索来查找特定视频中的特定台词。您必须手动告诉 Windows 索引这些文件，这在巨大的共享驱动器上可能需要很长时间。

但您也可以添加标签和元数据。例如，您可能收集了大量医疗保健表格。没有任何特殊软件的情况下，您必须拥有一个描述每个文件内容的文件夹和文件名层次结构，并希望这种命名约定在您公司人员来来去去的这些年里能保持一致。

最后，没有有用的软件基础设施，版本控制可能是一项艰巨的任务。即使您在员工之间奇迹般地就严格的命名约定达成了一致，也没有办法轻松比较同一文件的不同版本，除非手动打开它们并逐行检查，或者购买桌面软件来比较两个不同的文件。

然而，文档管理软件允许您轻松查看不同内容何时被更改、由谁更改以及进行了哪些更改。

为了帮助您理解此类软件的目的，让我们来看看人们长期以来是如何管理文档的。

你可能是一位富有远见的人。为了全面了解我们社会在文档管理软件方面的现状，你需要掌握一点历史背景作为支撑。此外，这也有助于你理解未来可能的发展方向，因为历史确实有重复的趋势。

尽管纸质文件柜可能看起来是一项相当古老的发明，但其现代形式的立式文件柜最早出现在19世纪末。与将大量文件存放在办公桌抽屉里相比，它的主要优势在于能够轻松翻阅悬挂文件夹。你可以将其视为早期浏览文件名的雏形：它允许你快速扫描按主题字母顺序排列的文件，并对每个文件进行简要浏览。

之后，另一个重大优势是20世纪中期的缩微胶片。通过一卷缩微胶片，你可以最小化文档的物理占用空间，并从单一母版制作多个副本。这是数字化总体趋势的前身，随着扫描仪和存储空间价格的下降，数字化自然被迅速采用。

早在20世纪的最后几十年，企业就已经开始在共享驱动器上保存文档，并将副本分发到员工的计算机上，从而实现了文档存储的集中化。到此时，文档管理基础设施已经存在，但大多数人只能使用基本的组织系统。

幸运的是，在过去几年中，电子设备、网络带宽和存储价格的持续下降推动了越来越多专业化云服务的发展，每项服务都旨在解决文档管理中一个非常具体的问题。

如今，光学字符识别和预测标记等先进的人工智能算法已开始承担文档分类和组织的工作。无论您的软件拥有何种技能，文档管理的核心功能仍然建立在与第一个文件柜相同的原则之上。

公司维基和公司知识库

尽管文档管理软件通常价格合理，提供免费试用，并有专门的销售代理帮助您完成设置，但您可能会担心，您支付的价格可以大幅降低——事实上，有时甚至可以完全免费。

许多公司已将公司维基作为文档管理软件的低预算或无预算替代方案。这表面上看起来是个好主意，但这有点像在厨房里用黄油刀处理所有事情。处理黄油效果很好，但对于牛排或火鸡来说就不那么理想了。

公司维基通常使用免费的维基软件自行托管，或者由他人使用开源软件以低成本托管并收费。它们的主要优势是熟悉性，因为到目前为止，每个人都使用过某种维基，因此每个人都知道如何导航和编辑维基页面。如果您启动一个公司维基并撰写几篇有用的文章，它很快就能发展成为人们日常工作中依赖的东西。

这确实比什么都没有更好。从完全没有管理软件到拥有公司维基，意味着您将有一个中心位置来发布最重要的文档及其相关说明。例如，您可能会在那里放置时间表示例，或托管新员工使用的入职表格。如果这些表格发生变更，也很容易停用过时的表格并用新表格替换。

然而，即使是昂贵的付费维基解决方案，也往往显得有些过时，或者至少显得业余而非专业。 它们也很少提供真正有用的搜索和标签功能，这意味着，如果你的公司维基上有大量文档，有时查找它们可能和在网络文件夹中查找一样困难。 事实上，你可能甚至没有机会托管所有需要的文档。由于维基旨在自成一体，它们通常不具备强大的版本控制、共享甚至上传/下载工具。托管解决方案可能在仅仅几GB存储后就用尽容量，一旦你开始上传大型PDF或演示文稿，容量可能眨眼间就耗尽。 幸运的是，过去几年知识库的普及度急剧上升，其功能远超公司维基所能提供的。 本节提到的所有功能，在公司知识库中不仅可用，而且通常更强大、更易用。版本控制、文件托管和文章组织都是知识库的基本功能，这意味着知识库从一开始就被设计用来专门处理这些问题。 试试Baklib吧！注册14天免费试用 立即开始 文档管理软件 vs 知识管理软件 尽管两者的营销宣传可能让你相信文档管理软件和知识管理软件大致相同，都能提高工作效率，但文档管理软件特别侧重于处理实际文件并简化文件组织流程。

另一方面，知识管理软件的目标更偏向于概念层面。

其目标是拥有一个中心位置来存储、管理和组织信息。

一个例子能很好地说明这种差异：假设你有一个每周发送发票的供应商。你的文档管理软件应该能够对这些发票进行分类，以便轻松调取4月6日或2月19日或你想要的任何日期的发票。

然而，你对那个供应商及其业务的了解，无论发票有多少，都基本保持不变。在你的知识库（知识管理软件的典型体现）中，你可能只是在显示每周收到发票的图表上添加一个勾选标记，或者更新显示每月总金额的条形图，或者执行任何更高级别的分析。

关键在于，你可以一目了然地理解这些信息，因为这些知识已经以最高效的方式进行了管理和组织。

正如我们刚刚提到的，企业实际部署知识管理软件最常见的方式之一就是使用一个定制化的知识库。

知识库拥有类似维基的页面和分类，但具备更高级的搜索、文章创建和组织功能。

最棒的部分是，你甚至可以直接将重要文档上传到知识库，供你的用户使用！你不必严格区分“知识”和“分析”。

例如，继续使用每周供应商发票的例子，你可以设置一个脚本，定期循环上传最近三张发票。这样，访问该知识库页面的任何访客都可以快速了解发票的处理方式，并看到实际样例。

在选择知识库时，除了文档上传功能，还应考虑哪些其他特性？

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知识库功能的趋势

💛🧡🧡客户评价：Next.js 的 Baklib 模板和指南有点难以理解，因为似乎有不少具有不同功能集的模板和指南。希望设置过程总体上能够更加简化和清晰。我想我已经浏览了 4 个官方模板，它们在设置获取函数等方面都有完全不同的逻辑。不过，部分原因可能与 Next.js 本身最近的重大变化有关。手动输入模式可能很乏味，尤其是当涉及到条件验证等更复杂的逻辑时。像竞争对手的产品（例如 Baklib ）这样的可视化界面会很棒。设置实时编辑和草稿预览似乎过于复杂。根据我的经验，演示模式总体上被证明是相当不稳定的。

当我们迈过2020年的中点时，软件开发人员绝非无所事事。如今最好的知识库，其功能甚至比一两年前的产品要强大得多。

例如，Baklib 拥有完整的 Markdown 文本编辑器，让熟悉 Markdown 的内容创作者在编写知识库文章时能无缝上手。

当有人创建文章后，您还可以通过 Slack、Microsoft Teams、传统电子邮件等集成轻松通知所有人。或者，如果您不希望所有人都收到这些通知，可以设置需要通知的特定群组。

访问权限级别是另一个极其重要的功能，尤其是在处理大型、多层级的公司时。并非每个人都需要知道每篇文章中的所有信息，这是显而易见的。由于内部知识库解决方案都是基于云的网页软件，每个人都有其登录凭证来访问它。管理员可以轻松地为不同用户开启或关闭单个页面，甚至是文章树中的整个部分。

最后，当一个团队在开发单一产品时，不同版本之间难免会出现微小的冲突——就像处理文档时一样。您是否遇到过两个人将各自的更改保存到不同的文件中，然后不得不拼凑他们做了什么？

这正是版本控制功能所彻底消除的噩梦，版本控制是所有知识库的标准功能。你可以快速轻松地比较同一篇文章的两个版本之间的更改，还可以查看是谁进行了哪些更改。当然，你的整个文档集合会自动备份，因此你不必担心几次误点击会毁掉你的努力。

开始使用你的知识库

起初，似乎有太多的知识管理软件，让人难以做出好的决定——事实上，几年前Baklib的开发者们在起步时也有同样的想法。

所有平台本质上都是相同的，所以你只需要选择一个你喜欢其编辑界面、并且有良好定期更新记录的。之后，你就可以完全自定义知识库的外观和风格，使其与你的其他内部文档无缝融合。

一旦你从免费试用转变为正式用户，你将可以依靠专家的入职指导来获得帮助。你还可以访问模板，这些模板可以在整个过程中为你提供指导。

那么，这条路径具体是怎样的呢？

如何通过5个步骤建立一个好的内部知识库

第1步：制定计划

确切地知道你的知识库将针对什么目标，以及你希望它解决什么问题。例如，你可以问自己这些问题：我希望谁可以访问知识库？是否有一些文章某些人应该看到而另一些人不应该看到？知识库的使用适合放在故障排除时间线的哪个位置，即人们应该将其作为首选还是最后的手段？

回答这些问题，并快速勾勒出你的知识库将要呈现的样貌和覆盖的内容。这个简单的规划步骤可以为你节省大量时间，避免日后因需要将自然增长的知识库重构为用户友好型而带来的挫败感。

第二步：撰写文章

许多小型甚至中型企业通常只有一位比较擅长写作的员工，而这个人往往会被委以像这样的文档项目。然而，局限于一名写手意味着你的内容将受限于此人对重要性的理解。

因此，你应该尝试让多人参与撰写文章，理想情况下是那些在公司中担任不同角色、因而对重要事项有不同见解的人。之后，你可以对文章的风格和清晰度进行编辑，但增加更多声音意味着增加更多知识并弥补盲点。

第三步：添加媒体和文件

在撰写这些文章时，请尽力让它们不仅仅是文本。整个概念是关于知识管理如何补充你的文档管理，所以要利用“文件附件”功能，上传一些重要文件供人们下载。对于 Baklib 等许多知识库平台，你会获得一定容量的文件存储空间，供贡献者使用。

这些文件可以是某些你希望在知识库中保持简洁明了的事物的更详细解释。例如，你可以有一篇关于公司历史的简短文章，并在文章中添加照片或文档，例如以PDF形式保存的新闻稿。

当然，你上传的许多文件最终都会在某个时候变得过时，因此请确保你有一个良好的系统来跟踪你已经上传的内容以及未来需要更新的内容。

第四步：审阅和编辑

当每个人都完成了贡献，并且知识库满足了规划阶段设定的要求后，是时候对其进行仔细的梳理了。拼写和语法错误会给你和你的公司带来不良印象，即使最终没有客户看到这些文章。大多数知识库编辑器都包含拼写检查（或者你的浏览器可能也有），但请确保所有的名称和品牌名称拼写也正确无误。

你还需要从写作风格上进行更全面的编辑。内容应易于阅读、简洁明了且信息丰富。对于那些将英语作为第二语言学习的员工来说，他们会欣赏一种简单、切中要点、没有华丽辞藻的写作风格。

一般来说，每篇文章应该只专注于一个主题，而不是试图在一篇文章中涵盖多个主题。这种分层结构也会使后续的编辑和更新变得更加容易。

步骤5：审核与更新
你认为一切都完成了吗？你的公司是活生生的，不断发展的，你整理好的信息也需要如此。通过定期的审查、编辑和重写来持续更新你的知识库，剔除过时的信息，或者出于风格目的重新处理特定的文章。

Baklib包含一项功能，可以在特定日期或定期（例如每三个月）自动发送提醒。类似这样的功能可以让你轻松记住哪些文章可能比其他文章更具时效性。

甚至还有评论按钮，让您可以为文章质量评分——或者至少可以点赞、点踩和评论。这些功能更多是为外部知识库而非内部知识库设计的，但对于那些时间紧迫、但仍希望直接在文章上快速评论而不是稍后发送直接消息的用户来说，这些功能仍然很有价值。

所有这些都确保即使您的产品不断发展，文档开始日益膨胀，您也能保持最新状态。

结论

正如您现在所知，文档管理和知识管理都有其独特的应用场景，但两者都能极大地丰富贵公司的整体功能。

要确定它们各自在工作流程中的位置，最好的方法就是直接尝试一下。Baklib 提供免费试用，让您可以了解它是如何运作的，并习惯设置一些真实的文章，这些文章从第一天起就可以在内部使用！

今天就试试吧，看看知识管理系统能带您走多远！