内部文档：创建指南、技巧与实例

每个组织都有一个内部知识库，它维持着组织的运转。这些知识资产对每个企业来说都是独一无二的，并且高度依赖于为你工作的个人。问题在于，这些知识通常都存储在员工的头脑中。即使知识被记录下来，也常常隐藏在Slack频道或消息、电子邮件链或其他工具中。文档缺乏单一的真相来源，员工们不得不浪费宝贵的时间和精力去寻找他们所需的信息。

有更好的解决方案吗？是的。答案是将你的知识文档化，以便将来可以在一个单一的工具中进行参考，员工在遇到问题时可以随时查阅。

• 内部文档捕获公司知识，如流程、项目、技术规格和人力资源政策，供内部使用。
• 常见类型包括流程文档、项目文档、技术文档和人力资源文档，每种都有不同的目的，以支持各个团队。
• 内部文档的好处包括更快的入职培训、更高的生产力、更少的错误、更好的决策和更容易的知识共享。
• 通过定义目标、构建内容、使用模板、包含图像、添加内部链接、审查、发布和维护来编写内部文档。
• 最佳实践：使用通俗易懂的语言、清晰的导航、视觉元素、标签，并根据需要限制访问权限。
• 像 Baklib 这样的工具可以简化创建过程，并让任何团队都能轻松访问。

什么是内部文档？

内部文档是记录公司所有内部知识的档案，涵盖流程和程序、最佳实践、IT和软件规格等各个方面。内部文档旨在供员工参考，以完成工作并在整个组织内实现绩效标准化。

它与外部文档形成对比，后者面向用户和客户。内部文档仅用于企业内部，旨在提升员工体验。通常，您会希望将其托管在一个私有的知识库中，只有拥有登录凭据的用户才能访问。

在您需要它之前，内部文档可能看起来像是浪费时间。但当您遇到问题，发现有一份文档页面可以提供帮助时，它就变成了宝贵的资源。

内部文档的类型

您的组织可能会遇到几种不同类型的内部文档。

流程文档

流程文档描述了与业务内工作执行方式相关的公司政策、程序和流程。它包括如何操作的指南、最佳实践、标准操作程序（SOP）和清单，用于培训员工如何完成他们的工作。

项目文档

项目文档涉及特定公司项目的所有信息，包括项目提案、商业计划、战略、会议记录、风险分析、问题日志等。这些文档可能属于参与项目协作的多个团队。

技术文档

技术文档描述了软件和IT基础设施、产品规格与需求、开发流程等。技术文档不仅限于您的工程师使用，产品团队、支持团队等也可能需要访问。

人力资源（HR）文档

HR文档是由您的人力资源团队发布的任何文档，从入职文档、公司政策、培训材料到员工手册。HR文档通常需要让公司内的每个人都能在需要时访问，以便了解公司政策。

内部文档的好处

对于希望提升其知识管理水平的企业而言，内部文档具有诸多好处。

团队内部清晰的沟通与知识共享

首先，记录你的内部知识意味着团队间的沟通得到了加强。公司可以从异步沟通中受益，因为无论谁在岗，文档都能在全天任何时间被访问。

由于知识易于发现，公司内的个人也能意识到他们原本不知道自己所不知道的事情。员工浏览内部知识库时，可能会偶然发现以前未知的信息，因为知识已被明确呈现。

更快的入职体验

当新员工能够访问内部文档时，他们可以快速了解公司的期望和政策。他们需要知道的一切都集中在一个地方，这意味着同事需要花费更少的时间来培训新人。

尽管像导师制和在职观察这样的活动仍然重要，但员工被赋予了掌控自己学习过程的自主权。当入职体验得到改善时，员工保留率会提高 82%。当员工流失得到控制时，内部文档能为你的组织节省资金。

提高生产力

当员工不必花费时间四处寻找同事来解答小问题时，他们的生产力会得到显著提升。答案触手可及，即使在半夜醒来突然想到一个重要问题时，也能随时获取。

当信息易于获取时，员工可以将更多时间投入到真正重要的活动中。

更快的决策制定

让我们面对现实——企业中遇到的大多数问题之前都已经遇到过。当员工需要做出业务决策时，他们可以向同事学习，从而缩短得出结论所需的时间。

当员工能够获取集体智慧时，决策可以在几分钟或几小时内做出，而不是几天或几周。员工可以确信他们已经考虑了所有相关因素，因为过去的决策已被记录在案。

避免技术性错误

当员工了解产品规格和开发流程时，他们犯技术性错误的可能性就会大大降低。如果您的公司参与构建软件或硬件等技术产品，那么需要为所有参与产品工作的员工记录规格和基础设施信息。

文档记录意味着任何参与产品协作的人员都可以快速了解技术事项，而无需咨询工程师。您正在保护您的公司免受因产品开发缺陷而产生的责任。

更好的学习体验

当公司中的个人承担项目或任务时，记录下您的学习成果是很有意义的。当员工能够从过去的错误中学习时，团队的表现就会更加有效。

如果不记录您的学习成果，您的企业就有可能一次又一次地犯同样的错误。这会浪费宝贵的时间和资源，而这些资源本可以更好地用于为业务增值的活动。有了内部文档记录，团队更有可能尝试新事物，因为他们已经知道哪些方法行不通。

让信息触手可及

正如我们已经提到的，缺乏内部文档会使信息难以获取。员工不得不翻遍 Slack、电子邮件链或向同事发消息，而无法利用那些本应随手可得的知识。

内部文档意味着您公司的知识被汇集在一个 单一事实来源 中，通过简单的搜索就能轻松找到文档。答案可以在几秒钟内获得，员工可以确信这些信息是准确的。

第一步：明确目标

首先，您需要明确希望通过内部文档实现什么目标。这可能是改进 知识管理、提高生产力或促进 知识共享。

文档编制是一项团队工作，因此您需要确保每个人在创建内容时都步调一致。所有文档的贡献者都需要了解项目的目标，以便他们能够有效地做出贡献。

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第二步：构建内容导航框架

每个知识管理项目都有一个结构。在创建内部文档时，它很可能是以 内部知识库 的形式存在，通过内容分类来保持页面的条理性。

梳理您的知识，并设计出合理的分类来对内容进行分组。设计应该是直观的，并且对员工来说易于理解，避免将内容嵌套在过多的子类别中。保持知识库的结构简单，这样员工在试图查找某些内容时可以轻松地浏览。

第三步：设计模板

无论由谁参与创建，文档模板都有助于标准化您的内容。通过包含目录、标题和副标题、引言和结论以及占位内容等基本元素，它们使编写内容变得更加容易。

请花时间创建可供整个团队使用的文档模板。这些模板可以存储在您的 知识库软件 中，每当有人想要创建新文章时，只需复制即可。

第四步：就想法进行头脑风暴会议

接下来是激动人心的部分。召集一个知识冠军团队，进行头脑风暴，为您的知识库中应包含的内容提出想法。邀请来自您组织内不同部门的成员，他们每个人对应包含的内容都应持有独特的视角。

虽然所有想法都是好想法，但重要的是要记住不要过度记录。如果您的知识库过于复杂，员工将很难找到信息并保持内容的准确性。目标是简洁和相关，而不是面面俱到。

第五步：添加文本、相关图像和视频

下一步是实际编写您的文档。自然地，您应遵循样式指南，并确保您的文档能很好地反映公司的品牌。如果您正在编写操作指南，请将文本格式化为带有编号列表的 分步说明。

您知道吗？文档不一定只能是书面文本。如果您的公司有资源，可以寻找相关的图像和视频来配合您的文本。这将使您的员工更加投入，并适应不同的学习风格。

步骤六：包含特殊提示框

大多数知识库软件都应允许您为重要信息（如警告或注意事项）包含特殊提示框。这些提示框通常会以不同颜色的背景显示，以吸引对内容的注意，并将其与文章其余部分区分开来。

在您的技术文档中包含提示框尤其重要，员工在继续操作前应留意关键警告。这是为了防止他们在使用技术时遇到错误或可能导致系统崩溃。

步骤七：添加相关文章的链接

使用搜索功能并不是员工在您的知识库中查找信息的唯一方式。在您的内容中添加相关文章的链接，可以将员工引导至可能更接近他们需求的进一步信息。

将您的内容相互链接是使员工能够发现知识并充分利用知识库的重要方式。这鼓励员工在网站上停留更长时间，并增强其有用性。

步骤八：与同事一起审核内容

当您的内容准备就绪时，进行同行评审以检查文档的准确性至关重要。您应该让不同类型的员工（例如文档的最终用户和主题专家）来审核您的内容。

无论您花了多长时间来完善内容，第二双眼睛的审视总能带来锦上添花的效果。同行评审者可以告诉您文档是否合理，并指导您在哪些方面可以改进。不要忘记文档编写过程中的这一关键步骤。

步骤9：在中心化知识库上发布

最后，您已经准备好将您的内容发布到一个中心化知识库上了。您应该已经选定了合适的知识库软件，能够托管您的文档并展示给最终用户使用。

当您的内容上线后，请检查知识库以确保其显示正常，并且在所有设备上看起来都很美观。请确保图片能正常渲染，视频能正常加载。您很可能会发现一些最后的文档错误，请尽快返回修改它们。

了解如何使用 Baklib 创建内部知识库

在您的组织内尽可能广泛地推广您的内部文档。鼓励员工提供反馈，并确保这是一个协作的过程。

步骤10：监控、追踪和维护已发布的内容

知识库发布后，工作并未结束。分析数据将告诉您用户的参与情况，您可以利用这些数据来改进和完善您的内容。您可以追踪诸如文章浏览量、文章评分和失败搜索次数等指标。

请记住，组织中的情况总是在变化。这意味着您的文档需要更新。至少每季度安排一次时间，检查您的知识库内容，并标记出不再准确的文档。

编写内部文档的最佳实践和技巧

使用通俗易懂的语言

没有人想阅读满是术语和缩写的知识库。员工不应该需要一本公司词典才能从您的文档中受益。请确保您使用简单、日常、易于理解的语言进行写作。如果必须使用技术术语，请附上定义。

遵循风格指南

正如我们之前提到的，编写文档时请确保遵循风格指南。风格指南能确保文档的标准化，并符合您公司的品牌形象。您甚至可以将风格指南纳入知识库中，让每个人都能访问。

确保清晰的导航

始终考虑用户如何浏览您的内容，这不仅仅是提供一个搜索栏那么简单。导航可以包括清晰的分类菜单、用于分解长文章的内容目录，以及显示当前页面位置的面包屑导航等元素。

用图片和视频丰富内容

图片和视频能让您的内容生动起来，并打破可能出现的纯文本墙。例如，使用截图是向员工展示如何遵循流程的好方法。另一方面，图表可以分解复杂的流程。

使用标签和元描述优化内容

考虑您的内容将如何在用户的搜索结果中呈现。使用相关的标签和元描述进行优化，这些可以被搜索引擎索引，并帮助用户找到相关内容。

必要时限制受众（私有文档）

您的某些内容在发布时应仅限于少数个人或团队访问。大多数知识库软件应允许您限制对内容或类别的访问——例如，如果您有关于销售线索的信息，希望仅对销售团队保密。

基于数据分析刷新和更新内容

知识库的建设永无止境。利用像Baklib这样的解决方案内置的分析功能，可以让您的内容对用户保持新鲜感和相关性。如果一篇文章获得了差评，请考虑修改内容使其更有帮助。如果您的内容被大量浏览，请考虑将其展示在知识库主页上，以帮助更多用户。

内部文档示例

流程文档

这是在Baklib门户中创建的流程文档示例。该流程文档描述了业务流程，展示了工作流程图，详细描述了每个步骤，并明确了每个步骤的责任定义。

项目文档

这是在Baklib门户中创建的项目文档示例。该项目文档详细强调了项目计划，描述了项目目标、挑战、现有环境、成功指标和新需求。

员工手册

这是在Baklib门户中创建的人力资源文档示例。存在许多类型的人力资源文档，其中员工手册很受欢迎。员工手册也可以被视为员工指南、员工手册等。

在阅读本文之前，您可能认为创建内部文档是一件苦差事，最好改天再做。但现在您有了更清晰的认识。

有了内部文档，您的员工就不再需要重复造轮子。当核心员工离职时，您也无需恐慌。您拥有了一个集体知识源，公司中的任何人都可以从中汲取信息，从而提高生产力并改善协作。

为了便利您的内部文档工作，您需要一个像 Baklib 这样强大的知识库工具。对于任何希望创建私有知识库并限制访问权限的团队来说，它都是完美的选择。其编辑器非常易于使用，用户无需技术学位即可编写内容。

常见问题

• 内部文档的例子有哪些？
  流程文档、项目文档、员工工时卡和考勤表、生产计划、采购申请单、验收报告、销售订单和报废授权书等都是内部文档的例子。
• 内部文档应包含哪些内容？
  内部文档包括操作指南、最佳实践、标准操作程序（SOP）、检查清单、项目提案、商业计划、战略、会议记录、风险评估、问题日志、入职材料、公司政策和培训材料。
• 内部文档有哪些类型？
  您的组织可能会遇到几种形式的内部文档：流程文档、项目文档、技术文档和人力资源文档都属于内部文档的范畴。