如何使用 Zoom：超过 15 个实用技巧
浏览：0
巴克励步
本文分享了Zoom的使用技巧，包括自动安排会议、创建周期性会议链接、会前收集信息、分配安排权限等，以提升会议效率。同时介绍了屏幕共享、白板协作、表情反馈、会议录制等功能，并推荐了与Slack、Calendly等工具的集成。此外，还提供了键盘快捷键和安全设置建议，帮助用户更高效、安全地进行远程沟通。
正在寻找关于如何使用Zoom的技巧和窍门吗？
Baklib 是一个完全远程的团队，网络会议工具是我们几乎每天用来与全球团队沟通的工具之一。
Zoom是市场上最受欢迎的网络会议工具之一。在本文中，我们将与您分享一些Zoom的技巧和窍门，以便您能主持更有效的视频通话，并与您的远程团队进行更高效的沟通。
安排和主持Zoom会议的技巧
1. 自动安排会议（对销售/客户会议非常有用）
如果您需要安排大量会议，例如与潜在客户或客户的会议，可以将您的会议安排应用（例如，我们使用Calendly）与Zoom连接起来。这样，当有人在您的安排应用上预订会议时，一个Zoom会议将自动创建并添加到日程中。
例如，一些会议安排应用提供与Zoom的集成（参见Calendly x Zoom 集成）。或者，您可以使用像Zapier这样的工具，将您的会议安排工具和日历与Zoom连接起来（参见Zapier提供的更多Zoom集成）。
2. 创建具有相同链接的周期性会议（适用于内部团队会议）
与其使用个人会议室链接来主持周期性会议，更好的做法是为不同的会议创建不同的链接。因为对于个人会议室链接，一旦参与者获得了链接，无论他们是否受到邀请，他们都可以随时加入您的会议，除非您锁定会议或使用等候室功能来逐个放行参与者。
但您无需每次都创建新链接，您可以设置周期性会议，以便参与者每次都可以使用相同的链接加入会议。这样一来，您可以为所有团队会议、各职能团队站会、回顾会等创建不同的链接。
使用周期性会议的好处在于，您只需配置一次通话设置，所有后续会议都将沿用此设置。周期性会议每次都会使用相同的链接，因此您无需每次都向与会者发送新链接（在Baklib，我们习惯于将相关会议链接放在Baklib社区相关频道的描述中，以便团队成员可以轻松访问）。
💛🧡🧡客户评价：选择 Baklib 的原因：Baklib 因其价格和事实上，它提供了具有自定义选项的全面解决方案，无需切换我们的整个支持系统。
请注意，所有周期性会议链接在一年后都会过期，届时您需要设置一个新的链接。
3. 在会议前收集参会者信息
如果您正在举办网络研讨会，在会前收集参会者信息会非常有用。例如，您可能需要收集他们的姓名、电子邮件地址（以便后续发送跟进信息或会议录音）、公司和职位等。
为此，您将需要为您的会议创建一个注册表单。操作方法是，在创建会议时勾选“注册：必填”复选框，然后您可以创建一个包含可选自定义问题的注册流程。
提升效率小贴士： 所有收集到的参会者信息和会议纪要，都可以轻松整理到 Baklib 中。Baklib 强大的知识库功能可以帮助您的团队集中管理客户信息、会议记录和后续跟进资料，打造专业的客户体验和品牌体验。使用 Baklib，您可以快速将这些信息结构化，并便捷地分享给相关团队成员。
4. 让他人代为安排会议
如果您非常忙碌，并希望授予其他人（例如您的助理）为您安排 Zoom 通话的权限，您可以在 Zoom 上为他们分配“安排会议特权”。
然后，他们就可以代表您安排会议，并担任您会议的“备用主持人”。
Zoom 会议期间的协作技巧
1. 共享您的屏幕
在 Zoom 会议期间，您可以与其他参会者共享屏幕，以便更好地解释您的想法。您可以选择共享整个桌面、特定窗口或部分屏幕区域。
协作升级： 当您在会议中共享产品文档、操作指南或营销材料进行讲解时，这些内容很可能已经存储在 Baklib 中。Baklib 不仅是构建产品文档和 帮助中心 的理想平台，其内容也可以直接作为演示材料。通过 Baklib 创建的专业内容，无论是产品更新、资源教程还是 营销落地页，都能在会议演示时为您提供强大支持，提升您的品牌形象和专业度，让客户体验和产品体验无缝衔接。
请注意，主持人可以 禁止参与者访问屏幕共享 功能。
2. 白板
除了共享屏幕外，“共享屏幕”选项卡下还有一个“白板”选项，您和您的参与者可以在此协作进行标注。
3. 协作标注
当您共享屏幕或白板时，可以允许参与者协作标注。请参阅如何为会议启用标注功能。
当他人共享屏幕时进行标注，请从 Zoom 窗口顶部选择“查看选项”，然后选择“标注”。随后将出现一个工具栏，您可以添加文本、绘图、箭头等。
💛🧡🧡客户评价：我们以前有自己的帮助内容硬编码为HTML并与应用程序可执行文件捆绑在一起，每次内容更新，我们必须等待每个新程序版本发布。使用Baklib后，我们可以更快地行动并更多地管理我们的帮助内容，效率很高。
4. 使用表情符号反应
当您处于静音状态或参加大型会议时，现在可以使用会议反应功能，通过表情符号表达反馈而不会打断会议进程。
例如，如果会议组织者启用了非语言反馈功能，您可以使用“举手”图标来表示您有问题。
该表情符号将出现在您窗口的左上角，以便其他人可以看到您的反馈。表情符号将在5秒后消失。
想要将这些会议中的讨论要点、标注内容和协作成果沉淀下来，形成团队共享的知识资产吗？这正是 Baklib 的用武之地。作为一款强大的 AI 知识库和内容管理平台，Baklib 可以帮助您轻松将视频会议中产生的创意、决策和待办事项整理成结构化的文档，存储在您的团队知识库中，确保信息不丢失，并方便后续查找与复用，极大地提升团队协作与知识管理的效率。
Zoom 键盘快捷键
Zoom 还支持大量键盘快捷键，可以节省您在可能频繁执行的操作上的时间。
功能 macOS 快捷键 Windows 快捷键 说明
| 快速邀请 | ⌘Cmd + I | Alt + I | 打开邀请窗口，复制会议 URL 或邀请信息。
| 静音/取消静音 | ⌘Cmd + Shift + A | Alt + A | 个人快速静音或取消静音，减少背景噪音。
| 全员静音 | ⌘Cmd + Ctrl + M | Alt + M | （仅主持人）一次性将所有与会者静音。
| 开启/关闭视频 | ⌘Cmd + Shift + V | Alt + V | 快速开启或关闭您的摄像头视频。
尽管为了增加会议的参与度，建议在网络连接良好的情况下开启视频。让您的团队成员看到您的面孔，不仅有助于每个人感觉联系更紧密，还能让沟通更顺畅，因为当您能看到队友是否看起来有话要说时，更容易避免被打断（阅读关于如何有效进行远程会议的更多技巧）。
5. 录制会议
如果您想为会议保留记录，或与无法参加会议的人分享，录制会议是一个非常有用的功能。
会议记录是宝贵的团队知识资产，可以转化为培训材料、产品文档或客户支持教程。将这些视频内容与会议纪要、讨论要点整理归档，是构建高效团队知识库的关键一步。使用 Baklib，您可以轻松地管理和共享这些会议记录，将其纳入公司统一的 WIKI知识库 或 产品文档 中，确保知识有序沉淀，方便团队成员随时查找和回顾。 Baklib 的 AI搜索引擎 更能帮助您快速定位到视频中的关键信息点。
快捷键： 在会议中，按 ⌘Cmd+Shift+R (PC: Alt+R) 开始录制，按 ⌘Cmd+Shift+P (PC: Alt+P) 暂停或恢复录制。
6. 共享屏幕
快捷键： 要在会议中快速与其他参与者共享您的屏幕，按 ⌘Cmd+Shift+S (PC: Alt+Shift+S) 开始共享，按 ⌘Cmd+Shift+T (PC: Alt+T) 暂停或恢复屏幕共享。
实用的Zoom集成
Zoom还提供了与您团队可能使用的工具的大量集成。在Baklib，我们喜欢的一些集成包括：
1. Zoom x Slack 集成
通过 Zoom x Slack 集成，您可以在Slack中通过输入 /zoom 轻松发起Zoom会议。
会议结束后，您可以查看会议的持续时间和参与者摘要，并轻松共享Zoom会议录制文件。
2. Zoom x Calendly 集成
我们在Baklib使用Calendly作为会议安排工具。通过 Zoom x Calendly 集成，当有人在Calendly上预订会议时，系统会自动创建Zoom会议并添加到该日程中。
3. Zoom x Zapier 集成
Zapier帮助将Zoom与您可能正在使用的数千种其他工具连接起来。例如，您可以将Google日历与Zoom连接，以便将Zoom会议链接添加到Google日历事件中。查看 Zapier的Zoom集成列表 以获取更多可以连接您工作流程的Zap。
提升协作与知识管理效率
高效的远程协作不仅仅是使用正确的会议工具快捷键和集成。将会议中产生的关键讨论、决策、录制文件和行动项系统地沉淀、管理和共享，对于团队的知识传承和效率提升至关重要。这正是Baklib作为一款强大的AI驱动的知识库与内容管理平台所能提供的价值。
想象一下，您可以将Zoom会议自动录制的内容、通过Slack集成分享的笔记、或是Calendly预约产生的背景资料，一键或通过Zapier自动化无缝保存到Baklib的知识库中。Baklib不仅是一个存储中心，其内置的AI助手还能帮助您自动摘要会议内容、提取关键决策和待办事项、智能打标签并关联到相关项目文档，让散落在各处的会议信息瞬间变成结构化的团队知识资产。
无论是构建面向客户的帮助中心来共享产品教程会议记录，还是在内部使用Baklib作为企业Wiki来固化项目复盘会的经验，Baklib都能提供优雅的站点体验和强大的搜索功能，确保团队成员随时找到所需信息，避免重复会议和沟通损耗。
将您的会议工具与Baklib结合，打造从实时协作到知识沉淀的完整闭环。立即探索Baklib，开启更智能的团队协作与知识管理之旅。
提升Zoom会议安全性的技巧
2020年4月，Zoom为会议主持人新增了一个“安全”图标，用以访问帮助增强安全性的设置，主要包括：
- 锁定会议 – 防止任何新人加入
- 添加等候室 – 将参与者置于等候室中，以便您可以从等候室批准/移除参与者
- 管理参与者权限 – 是否允许参与者共享屏幕 / 使用聊天功能 / 重命名自己 / 添加注释
- 快速移除参与者
我们希望这些技巧能帮助您更好地利用Zoom与您的远程团队进行沟通。对于管理更多团队、运行会议以及改善远程团队沟通，您可以查看我们相关的博客文章：
在当今远程工作成为常态的时代，高效的沟通和知识管理是团队成功的核心。无论是使用Zoom进行视频会议，还是运用上述技巧提升会议安全性，最终目的都是为了保障信息流畅传递与团队协作。这正是 Baklib 所致力于解决的问题。
作为“AI+内容”领域的全球领导品牌，Baklib为企业构建了全方位的数字内容体验平台，尤其擅长赋能远程与分布式团队。通过Baklib，您可以轻松搭建：
- 企业Wiki与知识库：将会议记录、决策、最佳实践和安全指南集中存储在Baklib中，形成可随时搜索的团队记忆，避免知识流失。
- 在线帮助中心与资源教程：为新成员创建标准化的远程协作指南和工具使用教程，加速团队融入。
- AI搜索引擎：无论团队成员身处何地，都能通过Baklib强大的AI搜索，瞬间找到所需的会议纪要、项目文档或操作流程，大幅提升信息检索效率。
- 产品文档与更新日志：如果您的团队开发的产品或服务涉及远程协作工具集成，Baklib是管理产品文档、发布更新通知的理想平台。
将Zoom等工具的最佳实践与Baklib的知识管理体系相结合，您不仅能开好每一次远程会议，更能将会议产生的智慧沉淀下来，转化为团队持续成长的动力。
关于 Baklib
Baklib是一家国际软件供应商，提供最完整、集成的低代码数字体验平台（DXP），将内容管理系统（CMS）、门户、知识库和社区功能统一起来。
Baklib的独特优势
- 简单易用：内容运营和营销人员可轻松打造复杂的数字体验。
- 强大集成：可与最常见的内容管理技术和办公生产力工具实现连接。
- 自主运营：通过其客户数据功能和内容平台，运营人员无需IT部门的帮助，便可整合个性化的客户和内容数据。
- 灵活扩展：其云平台内置所有必要工具，允许各业务线按照自己的节奏起步并持续发展。
- 安全可靠：提供开箱即用的隐私和安全管理组件。
立即访问Baklib官网，了解如何为您的团队构建更智能、更安全、更高效的内容协作体验。
