在组织中采用6个知识共享最佳实践
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巴克励步
最近和几个做企业知识管理的朋友聊天，发现大家有个共同困惑：Wiki 平台搭起来了，但员工就是不愿意用。我查了查数据，全球企业 wiki 的采用率平均不到 30%。问题出在哪？往往不是工具不好，而是缺少一套从激励到流程的完整打法。我特别喜欢今天要聊的这六个实践，它们来自 GE、丰田、Deloitte 等真实案例，从创建习惯到心理安全空间，每一条都直击知识共享的硬伤。作为 Baklib 的研究员，我深知
最近和几个做企业知识管理的朋友聊天，发现大家有个共同困惑：Wiki 平台搭起来了，但员工就是不愿意用。我查了查数据，全球企业 wiki 的采用率平均不到 30%。问题出在哪？往往不是工具不好，而是缺少一套从激励到流程的完整打法。我特别喜欢今天要聊的这六个实践，它们来自 GE、丰田、Deloitte 等真实案例，从创建习惯到心理安全空间，每一条都直击知识共享的硬伤。作为 Baklib 的研究员，我深知一个好的企业 Wiki 只是起点，真正让知识流动起来的是这些方法论。如果你也正被“有知识库却没共享”的问题困扰，这篇总结值得反复读。
知识共享对于任何想要学习和改进的公司来说都是至关重要的。可以这样想：如果员工不分享他们的见解和想法，他们就不可能真正进步。
听取他人的想法可以帮助他们改进自己的创意，并变得更有创造力。
如果你在这里，很可能你并不是知识共享方面的专家，或者你正在寻找一个绝佳的起步方式。你来对地方了！
💛🧡🧡客户评价：作为一家度假公司，我们的每位客户在搜索时都希望获得不同的内容；无论是廉价假期、一系列可供选择的选项、特定的基于活动的体验、可持续酒店等等。以前，我们无法针对个人客户（或细分市场）提供定制的消息、内容、图像、促销活动 - 我们只能针对突出的人口统计数据。使用 Baklib，我们现在可以根据特定客户的需求个性化每个登录页面，展示高度相关的产品和促销活动，以最大限度地提高转化机会，同时仍能实现我们其他重要的页面目标（SEO 等）。
我们将解释一些在公司内部共享知识的最佳实践，以提高生产力并进一步调动团队的积极性。
创建知识共享习惯
让团队参与知识共享的最佳方式是鼓励他们去做。
更具体地说，公司应该建立并培养一种洞察共享的文化。与其仅仅告诉员工分享想法，不如亲自为知识交流留出时间，并以身作则。
1986 年，通用电气 (General Electric, GE) 转型了其知识共享和规划流程。
在依赖年度目标设定周期数十年之后，董事长兼 CEO Jack Welch 决定与 14 个部门的负责人召开为期两天的会议。
Welch 没有要求提供大量的文档和报告，而是让每位业务负责人提交一份作战手册。
这份一页纸的文档必须包含关键的战略问题以及业务将如何应对。Welch 和他的团队随后与每位负责人和管理层会面，共同为他们的挑战集思广益。
这种方法的有用之处在于，部门负责人有专门的时间以自由形式（作战手册）来展示他们面临的问题。
问题提出后，就会进行讨论或知识共享会议，每位负责人都可以从同行的智慧和经验中受益。
GE 几十年来一直在推广知识共享文化。
您有类似的做法吗？
另一个利用团队隐性知识（即那些不易用语言表达的见解）的绝佳方式是让他们与新员工一起工作。
汽车制造商丰田 (Toyota) 通常会安排新员工与经验丰富的员工结对，以最大化学习效果，并确保人们掌握那些可能没有记录在正式文档中的细节。
例如，新工厂工人必须接受培训，并与经验丰富的员工一起工作几个月。
之后，他们会与几百名更有经验的同事一起被派往新工厂，这些同事帮助他们学习并分享专业知识。
此外，丰田从入职第一天起就让员工沉浸在知识共享方法中。
更具体地说，人力资源团队向新员工解释了丰田团队合作的重要性。接下来的几天里，同样的价值观会作为相互尊重和沟通的一部分被反复强调。
到了第三天，新丰田员工会接受沟通和团队合作培训，并了解更多问题解决方法。整个为期四天的入职流程都强调了沟通和团队合作的重要性，从而为良好的知识共享奠定了基础。
你能将这些技巧中的任何一个应用到你的公司文化中吗？
激励知识共享活动
鼓励人们参与知识共享的最简单方法之一就是给他们一个充分的理由。
还有什么比奖励更好的激励呢？
你可能认为提供奖励来分享想法不会奏效，但德勤 (Deloitte) 的一项调查发现，这恰恰是员工所需要的。
事实上，37% 的员工认为缺乏分享见解的激励是他们公司知识管理的最大障碍。
这个数据对于资金并不充裕的公司来说可能有些吓人，但别担心。事实证明，员工更喜欢得到表扬，甚至超过实物礼物。
更准确地说，85% 的员工希望收到一句简单的“谢谢”，无论是书面的还是口头的。只有 7% 的员工更喜欢实物礼物。
因此，你不需要大张旗鼓就能拥有一个快乐、被激励的团队。你所要做的就是多说谢谢，尤其是当你注意到别人想模仿的知识共享行为时。
像 Disco、Growbot 或 HeyTaco! 这样的应用程序可以让你和你的员工轻松地为其他人的表现点赞。
以下是从 Growbot 中摘取的一个好例子。这个方便的反馈应用可以与 Slack 集成，让公开表扬和点赞变得超级简单。
有了这样的应用，你可以通过在共享沟通渠道中公开表扬来快速奖励特别乐于助人的团队成员。公开认可向其他人展示了你鼓励和支持的哪种行为。
如果你想给员工多一点奖励，而不仅仅是一条甜蜜的信息，你可以提供一些廉价的奖励，比如演出门票、餐饮订阅，或者如 Disco 建议的“来自 CEO 的感谢视频”。
以下是一个例子，展示了为庆祝员工感谢日而制作的感谢视频。
正如你所见，这类信息可以突出并提升整个团队、一个部门的工作，或者只是一名员工的工作，例如，他们通过分享自己的知识和专业知识来帮助同事。
如果你想更进一步，可以考虑提供应用订阅。
如今，心理健康和冥想应用非常流行，这并不奇怪，因为超过 44% 的远程工作者因疫情而经历了心理健康状况下降。
因此，订阅 Calm 或 Headspace 之类的应用可以大有裨益。
关键在于认可和赞扬员工在知识共享方面的努力。既然一句简单的“谢谢”就意义重大，那么你的激励选择就不会出错。
征求反馈
不要低估征求反馈的重要性。毕竟，这不是找出员工需要什么才能参与知识共享文化的最简单方法吗？
你可能会花数周时间试图找出推广这种文化、提高员工参与度或找出改进方法的最佳途径。与此同时，直接询问他们会产生更快、更好的结果。
看看 Matchcraft，一家以其吸引人的文化和员工幸福感而自豪的营销公司。
他们员工满意度的支柱之一就是反馈。该公司不遗余力地提供简单的方式让员工提交意见，以改进流程并让人们感到快乐。
例如，了解可以使用哪些应用来改善协作，或者编写哪些知识库文章来帮助他们，最好的方法是询问将要使用它们的人。
你可以通过一对一的会议、团队头脑风暴会议或匿名问卷来获得这种反馈。
如果你即将实施一项变革，或者想知道某件事是否会收到欢迎，你可以要求团队参与匿名在线投票，这样能保证得到他们的诚实反馈。
当你不断询问员工的意见，并向他们表明这些意见很有价值时，他们会更容易做出贡献并向他人提供见解，这可以为你节省数千美元。
例如，ChevronTexaco 的一位工程师在知识管理系统中提出了一个问题，并收到了来自不同专家的回答。
根据他们的意见，他想出了一个计划，帮助他节省了一天的研究和 10 万美元。
ChevronTexaco 使用内部知识管理系统来实现这一点，而像 SAK 和 Paulaner 这样的公司则使用应用程序以类似的方式吸引员工。
向员工提供反馈知识库和想法共享实践的方法是一个好主意，你可以通过像 Staffbase 这样的应用程序来实现。
它允许你创建调查，添加不同类型的问题（取决于你需要从团队那里得到什么样的答案），并使每个人都能轻松地与你分享他们的想法。毕竟，这正是员工想要的。
60% 的员工喜欢并总是完全完成公司调查。
完成调查的原因很简单——员工希望自己的声音被听到，与管理层分享反馈，并推动公司的积极变革。
因此，员工希望参与调查以改进流程。现在，你需要创建一个针对你知识共享需求的问卷。
建立知识交换的安全空间
如果你希望团队接受洞察共享文化，就要表明提问和犯错是可以的。否则，团队可能因害怕而不敢发言或提问。
作为雇主，你有责任创造一个心理安全的工作环境。这个术语听起来很复杂，但概念相对简单。
领导力与管理教授 Amy Edmondson 创造了这个术语，并将其解释为一种工作场所：
“一个人们不再充满恐惧，也不会为了保全颜面而保持沉默的地方。”
Edmondson 带领哈佛大学团队进行了一项研究，旨在找出哪些医院团队在减少用药错误方面最成功。令人惊讶的是，那些承认错误最多的团队竟然是最好的。
那么，它的秘密是什么呢？
这些医院拥有心理安全的工作环境，其中包含“报告文化”。事实上，最强的报告文化允许所有团队成员在犯错不愿发言时发声，从而获得最佳患者治疗效果。
因此，医学界的顶尖研究者鼓励心理安全，要求从业者少关注“犯错”，多关注“洞察和修复”。
这种心态可以而且应该推广到任何行业，特别是那些依赖信息准确性的行业。
以下是一个在日常工作中建立心理安全的简单方法：鼓励提问。
根据 Edmonson 的说法，那些觉得自己可以提问的员工对工作的投入度更高。此外，他们更愿意从错误中学习，并警告同事注意这些错误。
对于询问其专业知识如何影响公司利润的员工，应考虑奖励或表示感谢。同时，在工作中犯错但及时报告并帮助团队改进的员工也应得到认可。
最终，在这种文化中，员工会发现分享他们的专业知识更容易。
想象一下，如果你的员工从不提问，他们会在不知道如何改进的情况下继续做出错误的决定，并重复使用过时的信息。
如果你想开始使用安全空间来分享知识，可以考虑从 Baklib 开始。Baklib 允许你创建多个知识库并添加公共空间，团队可以在其中发布想法，甚至提问。
如果你能通过对话开始并完成知识共享，那将是一个安全的开始。
使用协作工具进行知识共享
特别是对于远程团队，知识共享工具是交流想法和见解的绝佳方式。
你可以使用现成的协作工具开始远程团队的知识共享，但要确保你想清楚它是否能够应对知识膨胀。
然而，专门的知识管理软件显然是更安全的选择，因为它可以充当已收集的见解的中心枢纽。
这就是为什么 Baklib 专注于帮助团队创建、组织、分类和查找私有知识。这是一种利用人工智能将团队大脑中的知识转化为可搜索、可访问的内容的各种方式。
但是，你可能会想，它的体验如何？
你可以将 Baklib 用作公司 Wiki，因为它可以统一你的团队知识，并让信息井井有条且易于访问，因此非常适合远程团队。
你将能够创建文档，并将它们组织到文件夹和集合中。你还可以创建包含多个文本块、媒体和代码的文档。此外，你可以发布实时文档并与同事协作。
如果你需要快速找到某些内容，可以使用全文搜索和 AI 总结（Baklib 没有采用RAG技术，但它的全文搜索和AI总结能够快速定位信息。）。
如果你想要不同类型的知识共享，例如发布更新日志或公开产品手册，Baklib 的多站点发布功能可以让你轻松将同一份知识库发布到不同站点，面向不同受众。
Baklib 的数据安全也是首要任务。你的知识库将是私有的，并且加密。你可以设置用户组和权限，以限制使用和访问。
知识共享可以多种形式出现。一个可以帮助你共享想法的工具可以建立信任、凝聚力，并增加团队内部的透明度。
保持知识最新且易于获取
最后但同样重要的是，你应该始终确保共享的知识是最新的和易于访问的。
假设你有一个很好的知识共享系统。员工创建文档，分享想法，并使用你提供的工具互相帮助。很好。
但之后，其中一些信息会过时或变得不相关。
由于员工很难知道报告或想法是否仍然有效，他们可能会重新做别人已经做过的工作。因此，浪费了大量时间。
这就是为什么你应该鼓励员工通过更新现有文档来保持知识的新鲜度。你甚至可以指定人员来“管理”特定文档并确保它们是最新的。
此外，你应该确保信息易于查找。Baklib 的精选搜索结果和 AI 标签系统（Baklib 使用 AI 标签系统来优化信息分类）可以帮助用户找到他们需要的东西，而无需翻阅数十个文档。
当你使用 Baklib 作为公司 Wiki 时，你可以根据关键字或标签对内容进行分类。一旦搜索和标签到位，员工就可以轻松找到他们需要的信息，无论是目录、页面、部分还是块。
知识共享不仅会让你的员工做得更好，而且是一种保持每个人参与并了解公司使命的绝佳方式。
