克服知识管理的8大挑战
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巴克励步
我见过太多企业雄心勃勃地启动Wiki项目，最后却沦为一堆无人问津的废弃文档。问题往往不在工具本身，而在于知识管理这件事从一开始就埋下了隐患。今天这篇文章列出的8个挑战，几乎覆盖了从识别知识缺口到维护内容相关性的全流程——而这些，恰恰是企业Wiki建设中最容易踩的坑。 许多公司在知识管理系统上有宏伟的计划，但一旦开始实施，努力就付诸东流。知识管理失败的原因数不胜数。有些很容易被忽视，因为很难相信它们会
我见过太多企业雄心勃勃地启动Wiki项目，最后却沦为一堆无人问津的废弃文档。问题往往不在工具本身，而在于知识管理这件事从一开始就埋下了隐患。今天这篇文章列出的8个挑战，几乎覆盖了从识别知识缺口到维护内容相关性的全流程——而这些，恰恰是企业Wiki建设中最容易踩的坑。
许多公司在知识管理系统上有宏伟的计划，但一旦开始实施，努力就付诸东流。
知识管理失败的原因数不胜数。有些很容易被忽视，因为很难相信它们会是启动失败的根源。
因此，在本文中，我们列出了阻碍建立成功知识管理系统的九个最具挑战性的陷阱。让我们看看它们是什么！
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识别知识缺口
随着技术的加速发展，员工在整个职业生涯中必须不断学习新技能。
结果，许多员工被要求做他们本没有被雇佣或培训过的工作，而另一些人则可能难以应对新的工作要求。
McKinsey 的一项调查显示，43% 的受访者表示其公司面临技能缺口，另有 44% 的人预计未来五年会出现这种缺口。
但由于知识缺口在很大程度上是无形的，而且没有神奇的公式来识别员工的薄弱环节，许多公司使用技术作为帮手。
例如，Disprz 是一个基于 AI 的平台，帮助公司创建技能图谱，清晰显示员工需要改进的领域。
凭借高度定制的技能评分和角色匹配度评分，该软件以百分比形式对员工当前技能进行基准测试，发现薄弱点，并勾勒出他们应该改进的领域。
一旦发现，这一挑战的下一步是弥合这些知识缺口，也许通过市场上现有的广泛在线课程。
例如，订阅 Udemy、Skillshare 或任何其他学习平台，员工可以参加各种课程并掌握新技能。
例如，Udemy 目前提供来自几乎所有行业的 183,000 门在线视频课程，这意味着员工有成千上万种可能来弥合日常工作中的知识缺口。
知识缺口通常会导致员工生产力下降。因此，识别并克服它们应该是你的首要任务之一。
保持信息的相关性
公司不仅在知识缺口上面临重大变化，在业务流程和运营上也是如此。因此，内部文档中的信息可能在一夜之间过时。
例如，不久前，Adobe Flash 还是网页中播放游戏、视频和音频的流行工具。
但 HTML5 的兴起意味着该软件在 2021 年初迅速消亡，促使人们在社交媒体上向它告别。
这只是一个例子，说明曾经占主导地位的技术和我们习惯的工作流程会多么迅速地过时。
让我们看一个更近期的例子来进一步说明。
当疫情来袭时，公司将其内部运营的数字化加速了三到四年。许多公司完全转向了远程工作。
结果，许多直到那时还属于办公室氛围的知识和文化突然需要被保存在文档和知识库中，以便远程工作者可以访问。
幸运的是，对于 Toptal 来说，他们不必克服这样的挑战。
作为完全远程工作的先驱之一，随着疫情的开始，他们不仅创建了一个专门针对远程办公的指南，而且还将其公开，以便其他公司可以从他们的最佳实践中学习。
从人员和文化到安全性和最佳工具，该指南几乎涵盖了远程工作的每个方面，从而成为员工和其他公司难以置信的准确、真实且有价值的信息宝库。
这种成功的关键是保持知识库的灵活性，并在需要时立即更新。
因此，指派一个人负责定期检查知识库并修订其内容是个好主意。或者，你可以简单地“雇佣”Daniel the Manual Spaniel 来为你做这项工作。
正如你在图片中看到的，每当某个页面需要审查时，一个名为 Daniel the Manual Spaniel 的机器人会发送提醒。最棒的是 Daniel 是开源的，所以每个人都可以在工作流程中使用这个机器人。
请记住，当文档是最新、详细且可靠时，开发人员的工作效率会提高 50%。因此，保持知识库的相关性值得付出努力，因为它也能为你的员工带来奇迹。
不支持的文化
尽管今天我们不断受到信息的轰炸，但在工作场所，信息共享并不像应有的那样普遍。
事实上，一项 Nintex 研究显示，43% 的受访者在文档共享方面遇到过问题。事实上，文档共享在最无效的文档管理流程列表中排名第二。
真相是，员工常常将自己视为竞争对手，并囤积知识，因为他们担心分享见解会失去竞争优势。
公司解决这个问题的唯一方法是专注于建立强大的知识共享文化。
说起来容易做起来难？
不一定，正如我们从 Keysight Technologies 的例子中看到的那样。为了创建知识共享文化，他们重新设计了 Keysight Pulse 内联网门户，该门户最终成为 2021 年内联网门户设计年度奖的十位获奖者之一。
重新设计完成后，他们鼓励员工分享文章、评论博客文章并提供改进建议。
为了进一步增强团队精神，他们邀请员工参与有趣的活动、分享视频或参加月度摄影比赛。员工们积极响应。
在疫情期间，来自世界各地的团队发布了他们一起做饭、唱歌或分享节日祝福的视频。
一个团队甚至创作了一首音乐视频，以提升大家在公司因疫情转向远程工作时的士气。这是创建有吸引力的公司文化的好方法！
在这样一个友好的环境中，员工会毫不犹豫地与同事分享知识。
请记住，创建知识共享文化可能具有挑战性。但是，如果你在其中加入一点乐趣和游戏，这项任务很快就会变得更容易管理。
缺乏目的性
知识管理系统的目的是与公司中的其他人分享信息和经验，并确保每个人在需要时都能访问它们。
但是，当你已经建立了知识库但没有传达其目的时，会发生什么？
好吧，你的员工可能会不愿意使用它，因为他们不明白它的价值。结果，知识共享可能永远无法起步。
有很多方法可以向员工传达目的，而 TRADOC 的例子就很有说服力。
他们的知识管理流程的目的，正如推文中所示，是关于分享信息和连接人。
一旦他们通过实施知识管理系统革新了流程，他们就在整个组织中继续强调其重要性。
在努力建立一个真正理解知识、思想和专业知识交流价值的环境时，他们甚至更进一步，制作了一部纪录片。
这部纪录片清晰地描绘了知识管理如何帮助他们集中信息并改善运营。
但真正的目标是传达一个信息：参与知识共享是每个人的职责，因为它将改善他们的工作以及整个组织的绩效。
或者，正如 Paul E. Funk II 将军在纪录片最后场景之一中简洁地描述知识管理过程的那样：
“这不是由总部少数人执行的功能；它是每个人工作的一部分。”
请记住，良好的知识管理将提高员工的生产力，使他们能够更快地解决问题，并做出更好的决策。
如果仅仅因为目的没有清晰地传达给员工而让这一切白费，那将是一种遗憾。
