知识管理门户：终极指南与案例解析

您是否考虑实施知识管理门户，但不知从何入手？本指南将为您提供指引。

这份终极指南将帮助您理解知识管理门户（KMP）的基础知识，包括其不同类型、优势，以及为了更清晰说明而提供的视觉示例。您还将了解构建强大知识管理的各类标准，以及如何评估您的KMP有效性。

闲话少叙，让我们开始吧。

什么是知识管理门户？

知识管理门户是一个数字平台，它汇集了公司的所有信息，包括职场政策、标准作业程序、员工数据、内部文档等等。

建立一个结构化的知识管理门户有助于任何部门的每位员工访问正确、最新的信息。用户可以按主题、业务类型或服务操作快速找到答案。在KMS网站上提供始终如一的高质量信息，任何成员都能定位和分享，将公司所需的一切信息集中于一处。

另一方面，知识管理门户是一个安全的中心，为客户提供支持和有用的信息。知识管理门户通常包含一个知识库，其中按类别整理了关于公司产品和服务的信息，包括教程、指南和常见问题解答。知识管理门户中的自助服务元素可以提升客户体验。

与您可能认为的不同，KMP不仅仅是一个用于存储和共享知识的数字工具。随着文章的深入，我们将对此进行讨论。

但首先，让我们来看看不同类型的知识管理门户。

知识管理门户的类型

在本文的这一部分，我们将介绍知识管理门户的所有三种类型——内部、外部和混合型。

1. 内部知识库，或称私有知识库

顾名思义，内部知识库就像一个内部百科全书，为员工提供完成工作所需的信息。

内部知识库包含敏感信息，如公司政策、工作动态、内部流程等等。公司内部的多个团队可以维护适合其需求的内部知识库，但理想的做法是建立一个集中化的知识库，其中包含贯穿整个公司的信息，以减少障碍并促进公司目标的实现。

例如，以下是Baklib为招聘部门构建的私有知识库摘录：

只有获得访问权限的员工才能查看此私有知识库。

2. 外部知识库，或称公共知识库

与内部知识库不同，外部知识库对您的员工和客户都是开放的。它包含有关您的产品和服务的宝贵信息，可以帮助客户解决在使用您的产品/服务时遇到的任何挑战，更像是一种自助服务帮助。

一个外部知识库包含以下信息：

• 关于您的产品/服务的详细信息
• 产品功能及其作用
• 常见问题解答
• 订购、运输详情、账单等等

客户可以参考您的对外知识库来了解您的产品，并解决在使用过程中遇到的挑战。这有助于减少总是需要与公司客服人员沟通的需求。

一个很好的对外知识库示例是 Netflix 的帮助中心。它包含了客户使用其平台时所需的一切信息，包括付款、套餐和账户问题。

来源：Netflix

3. 混合知识库

有些知识库可以同时充当内部和对外知识库。

混合知识库非常好，因为它为您的员工和客户提供了一个虚拟空间，可以在需要时访问所需的信息。

Baklib的知识库带有混合访问设置，允许您的知识库一部分公开，另一部分则仅供员工内部访问。

知识管理门户的优势

让我们看看为您的企业建立一个知识管理门户的一些好处：

支持协作式工作环境

知识管理门户通过为员工提供一个分享想法和知识的平台，促进了协作式工作环境。它还帮助员工在项目上无缝协作并保持信息同步。

降低培训成本

员工培训成本高昂。根据Training Magazine的2022年培训行业报告，公司培训一名新员工的平均成本为1,207美元。报告还显示，培训一名员工大约需要62.4个工时——这超过了一个半工作周。

拥有知识管理门户的好处之一是减少培训时间和成本。知识管理门户通过以下几种方式最大限度地减少培训时间和成本：

您的员工可以学习如何使用知识库，而不是去熟悉所有的产品和服务（这将花费更少的时间和金钱）。

当员工遇到障碍时，知识管理门户可以引导他们找到问题的答案，从而节省管理者重复回答相同问题的时间和精力。

知识管理门户通过展示公司的最新动态，减少了经验丰富员工的再培训时间和成本。

知识库包含与员工手册共享给新员工的内容，使他们能够按照自己的节奏学习，熟悉公司政策和信息。

促进自主学习

知识管理门户让员工可以全天候访问宝贵的公司信息，使自主学习成为一个持续的过程。像大多数公司一样，没有足够的时间和资源每次都培训员工，但这并不意味着员工的学习应该停止。借助知识管理门户，员工可以成为独立的自学者。

提升团队效率

与其为每个部门创建资料并冒信息孤岛的风险，知识管理平台（KMPs）提供了一个平台，让贵公司所有团队成员都能获取信息并进行协作。这一优势通过消除重复性任务、促进沟通与协作来提升团队效率。

💛🧡🧡客户评价：总体而言，Baklib 在部署灵活性方面对我来说是一个改变游戏规则的工具。该工具是一种混合云解决方案，适合我们的环境及其复杂性。我喜欢这些块的多功能性，它们可以在一个地方用于创建、测试和部署它们。更详细的指标对于跟踪活动和确保一切正常非常有用。支持团队也非常友好，总是愿意帮助解决可能出现的任何问题。

企业客户自助服务

许多客户更倾向于自己解决问题，这意味着自助服务是他们最佳的选择。一个易于搜索和导航的外部知识管理门户可以帮助客户自行解决基本问题，从而减少您的支持工单数量并增强客户对您产品的了解。

Baklib是一款直观的知识管理软件，可以轻松添加您的内容并将其与任何应用程序集成。试试Baklib吧！

知识管理门户应包含哪些内容？

我们已经了解了知识管理门户的一些好处；现在，让我们看看一个强大的知识管理门户应包含的一些功能：

动态搜索功能

一个有效的知识管理平台应提供动态搜索功能，以减少您的员工和客户寻找信息所花费的时间。

看看由Baklib驱动的Dagle帮助中心：

用户可以使用搜索栏搜索重要信息，减少获取价值的时间。

内部共享或公开共享

在选择知识管理平台前，请确保它不会将您限制在单一类型的门户上。您应该能够创建内部知识管理门户来服务您的团队，同时也能为客户创建外部知识管理门户。

协作功能

一个强大的知识管理门户必须具有协作功能。这不仅仅是搜索信息；您的员工应该能够分享信息并向其他员工学习。

工作流管理

一个强大的知识管理系统应包含创建、记录、监控和管理工作流的选项，这些工作流是帮助您为知识门户生产高质量内容所必需的。

分析与报告

选择知识管理门户时，另一个需要关注的重要功能是分析与报告。您应该知道哪些知识库文章表现更好，哪些需要更多改进。您还应该能够查看所有的搜索和用户分析、失效链接以及作者活动。

同时，请查看我们关于知识管理指标的文章。

可访问性

每个知识管理门户必须在所有设备上都能访问，以帮助您的员工无论屏幕大小如何都能快速导航和理解信息。此外，页面在所有设备上都应易于导航，并且加载时间应尽可能短。

例如，看看 Whatfix 的客户支持知识库：

以上截图是在移动设备上拍摄的。如您所见，页面在移动设备上与在桌面设备上一样易于查看和访问。

如果您正在寻找一款包含上述所有功能且价格实惠的知识库软件，不妨试试 Baklib。您可以注册免费 14 天试用，无需信用卡。

如何评估知识管理门户

可用性

您的知识管理门户的工作不仅仅是承载相关信息；您还需要确保您的员工和客户能够找到并使用您的信息。

如果您的员工和客户难以导航和使用您的知识门户，他们将停止使用它。这就抵消了知识管理门户的所有好处，即帮助员工和客户找到所需的信息。

确定您的知识管理门户可用性的一个好方法是看它是否提供交互式或静态文章的选项。静态文章是典型的 Word 文档或 PDF 文件。它包含了所有重要信息，但读者必须费力滚动整个文档才能找到所需信息。

交互式文章允许读者跳转到他们需要的信息。如果您的知识管理门户只提供静态文章的选项，那么它的可用性就值得怀疑。

功能性

每个知识管理门户软件都有不同的功能。老实说，并非所有功能都相同。例如，Baklib 在为用户提供强大的知识管理门户方面做得非常出色。这些门户具有不同的功能，包括：

• 深入分析
• 公开与私密分享
• 能够从一个门户管理多个不同的知识管理软件（每个软件可拥有自己的品牌和域名）
• 强大的安全性，包括企业单点登录、100%基于云的架构、数据库加密、SSL、审计等。
• 本地化
• 存储驱动

想了解更多关于Baklib知识管理门户的信息，请点击这里查看。

可访问性

知识管理门户的位置非常重要；因此需要将其放置在客户和员工都能访问到的地方。许多公司将其知识门户放在公司网站上或专门的客户支持中心。例如，Upwork就将其知识库置于一个专门的客户支持中心内。

您的知识管理门户还需要具备响应性，并能从任何设备访问。如果您使用Baklib来构建知识库，则无需担心可访问性问题，因为所有内容都会自动实现这一点。

效率

评估知识管理门户有效性的最佳方法之一是通过团队效率。一个强大的知识管理门户可以帮助整个公司进行协作，从而提高每个团队的生产力。

知识管理门户还能帮助管理者相应地管理其团队和手头的项目——从共享文档、提供员工反馈、协助不同团队之间的沟通，到组织培训课程；知识管理门户在团队效率和生产力方面发挥着巨大作用。

如果在投资了知识管理门户之后，仍然存在信息孤岛，并且团队的生产力和效率有所下降，那么就需要解决这个问题了。

Baklib 是一款易于使用的软件，旨在创建组织良好的知识库平台。该软件受到许多领先品牌的信赖，例如 Dagle、Elementor 和哈佛大学。

我们的知识管理系统特点：

• 易于使用的界面，用于制作内部和外部知识库
• 分析与报告
• 易于使用的 Markdown 编辑器
• 全程 SSL，100% 基于云的架构和审计
• 动态搜索功能

但这还不是全部；它们还可以根据您的需求进行定制。那么，还在等什么呢？利用这些系统，最大限度地发挥您组织的知识价值。