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如何通过在线文档提高员工办公效率
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如何通过在线文档提高员工办公效率

Baklib用户阿倩
by 阿倩
14 天前
高效协同的企业和普通企业有多大差距?据统计,缺少协同办公的企业,每个员工每天浪费在查找文件、内容汇总、文件传输上的时间至少有90分钟,整个企业将浪费多少人力成本呢?为了提高办公的效率,在线协作文档应运而生。
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随着时代的发展,传统的办公方式已经满足不了日益加速的工作需求。而为了提高办公的效率,在线协作文档工具应运而生。在线协作文档,可在某一时间内由多人共同编辑的文档类型。相对于传统文档来看仅仅只多了一个在线共同编辑的功能,然而其所带来的的办公的便捷却远远不止看上去这么简单。

协作低效、业务损耗,企业每年浪费高昂无谓成本

高效协同的企业和普通企业有多大差距?据统计,缺少协同办公的企业,每个员工每天浪费在查找文件、内容汇总、文件传输上的时间至少有90分钟,那么按照一个员工月工资5000元,每天工作8小时,每月工作22天计算,一个员工一年将浪费11250元,这仅仅只是一个人,整个企业将浪费多少人力成本呢?不是在耸人听闻,工作低效真实的发生在我们每天的工作中,相信每个职场人都经历过文件多次传输的繁复,经历过数据汇总的崩溃。

什么是在线协作文档工具?

事实上,我们现在提到的「在线文档工具」,其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。电子笔记类,主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景,这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容,同步到不同设备中,方便个人多场景多地点使用,也可以将自己记录的内容分享给其他人。
另一种是Office文档类(包括Word、Excel、PPT),这种文档适合写论文、做报告、做表格等更为复杂的文本编辑场景。而「在线协作文档」就属于office文档的其中一类,它的亮点在于,这类软件可以由多人在线同步实时编辑,并且实时保存的文档,在团队合作中可以极大的提高协作效率,再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去,还容易传丢的情况。

在线协作文档工具的作用

为什么如今的文档协作如此受欢迎?文档协作工具层出不穷?其实除了在疫情的背景下,人们对工作效率的追求,文档协作工具能为企业带来的作用远不止这些。
  • 可实现实时协作:如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果,文档协作工具将为您省去很多麻烦。
  • 进行版本控制:这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能,大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
  • 提升管理审核流程的能力:通过电子邮件共享反馈可能无效,因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务,消除所有其他干扰。
  • 提高安全性:电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
  • 使用情况跟踪和报告:这在许多情况下都很有用。想象一下,你正在培训一位新员工,并且你想知道他们是否看到了你的入职说明,或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
  • 集中式知识库:一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项,这使得管理团队的集体知识变得更加容易。
对于以上提到的文档协作的优势,有一点可以拿出来单独探讨一下,即“集中式知识库”。如今处于知识经济时代,知识对于企业来说比以往更具有价值,所以建立集中式的知识库,利用文档协作软件将企业的知识集中整合起来,对于企业来说是极其重要的。
Baklib针对文档在线存储,在线编辑做得很好,在协作的沟通交流、文档共享以及团队协作巧妙的融合,大大的提升企业的办公效率。它是一个文档协作工具,它还是一个成熟的知识库,使您能够与您的团队或客户快速捕获、存储和共享信息。 
支持文本、图片、视频、表格、Markdown等内容插入。支持整个站点的数据导出。当需要进行协作和分享时,可以对编辑人员和观看人员进行权限设置,权限界限分明。除了文件导入外,还支持整个站点的数据导出。数据保存在本地更安全。
在线协作,无论是内部管理还是外部合作,基于云端的办公场景建设,也是企业数字化转型必然需要思考的场景。工欲善其事必先利其器,企业团队经常用的工具是否适配企业的数字化场景,也是推进数字化的重要步骤。

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