如何通过在线文档提高员工办公效率

随着时代的发展，传统的办公方式已经满足不了日益加速的工作需求。而为了提高办公的效率，在线协作文档工具应运而生。在线协作文档，可在某一时间内由多人共同编辑的文档类型。相对于传统文档来看仅仅只多了一个在线共同编辑的功能，然而其所带来的的办公的便捷却远远不止看上去这么简单。

高效协同的企业和普通企业有多大差距？据统计，缺少协同办公的企业，每个员工每天浪费在查找文件、内容汇总、文件传输上的时间至少有90分钟，那么按照一个员工月工资5000元，每天工作8小时，每月工作22天计算，一个员工一年将浪费11250元，这仅仅只是一个人，整个企业将浪费多少人力成本呢？不是在耸人听闻，工作低效真实的发生在我们每天的工作中，相信每个职场人都经历过文件多次传输的繁复，经历过数据汇总的崩溃。

事实上，我们现在提到的「在线文档工具」，其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。电子笔记类，主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景，这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容，同步到不同设备中，方便个人多场景多地点使用，也可以将自己记录的内容分享给其他人。

另一种是Office文档类（包括Word、Excel、PPT），这种文档适合写论文、做报告、做表格等更为复杂的文本编辑场景。而「在线协作文档」就属于office文档的其中一类，它的亮点在于，这类软件可以由多人在线同步实时编辑，并且实时保存的文档，在团队合作中可以极大的提高协作效率，再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去，还容易传丢的情况。

为什么如今的文档协作如此受欢迎？文档协作工具层出不穷？其实除了在疫情的背景下，人们对工作效率的追求，文档协作工具能为企业带来的作用远不止这些。

可实现实时协作：如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果，文档协作工具将为您省去很多麻烦。
进行版本控制：这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能，大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
提升管理审核流程的能力：通过电子邮件共享反馈可能无效，因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务，消除所有其他干扰。
提高安全性：电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
使用情况跟踪和报告：这在许多情况下都很有用。想象一下，你正在培训一位新员工，并且你想知道他们是否看到了你的入职说明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
集中式知识库：一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项，这使得管理团队的集体知识变得更加容易。

对于以上提到的文档协作的优势，有一点可以拿出来单独探讨一下，即“集中式知识库”。如今处于知识经济时代，知识对于企业来说比以往更具有价值，所以建立集中式的知识库，利用文档协作软件将企业的知识集中整合起来，对于企业来说是极其重要的。

Baklib针对文档在线存储，在线编辑做得很好，在协作的沟通交流、文档共享以及团队协作巧妙的融合，大大的提升企业的办公效率。它是一个文档协作工具，它还是一个成熟的知识库，使您能够与您的团队或客户快速捕获、存储和共享信息。

支持文本、图片、视频、表格、Markdown等内容插入。支持整个站点的数据导出。当需要进行协作和分享时，可以对编辑人员和观看人员进行权限设置，权限界限分明。除了文件导入外，还支持整个站点的数据导出。数据保存在本地更安全。