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关于软件系统的帮助文档页面,你该知道的那些事儿
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关于软件系统的帮助文档页面,你该知道的那些事儿

Baklib用户阿倩
by 阿倩
6 天前
随着互联网的发展,科技慢慢融入我们日常生活中,各种软件深入我们的生活、工作学习中。用户第一次接触一个产品软件,对于使用方法、功能特点、操作习惯等都不熟悉,这时候帮助文档都作用就发挥出来了,软件系统不断更新迭代,用户也可以直接访问帮助文档查看到相关内容。那么怎么写软件系统帮助文档?帮助文档应该怎么做?怎么引导用户使用帮助文档呢?小鸟精心为大家总结了以下几点。
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随着互联网的发展,科技慢慢融入我们日常生活中,各种软件深入我们的生活、工作学习中。用户第一次接触一个产品软件,对于使用方法、功能特点、操作习惯等都不熟悉,这时候帮助文档都作用就发挥出来了,软件系统不断更新迭代,用户也可以直接访问帮助文档查看到相关内容。
帮助文档一方面能够帮助新用户快速上手使用你的产品,给到新用户很好的使用体验,它是用户和产品之间很好的一个沟通方式,通过帮助文档的访问数据以及文章阅读,能够了解产品目前的状况以及需要优化的地方;另一方面这是一个很好的机会宣传产品以及公司,用户目前遇到问题,很多时候都是直接百度或者通过其他搜索引擎获得答案,做好帮助文档的seo优化也是一个很好的方式宣传,对内而言,帮助新员工了解产品,快速上手投入工作,减少培训成本,特别是对于客服部门,大大减少了客户咨询工作量,减少工作压力。那么怎么写软件系统帮助文档?帮助文档应该怎么做?怎么引导用户使用帮助文档呢?小鸟精心为大家总结了以下几点。

帮助文档内容

对于一个软件产品系统来说,要让用户知道你的产品能做什么,怎么使用,以及遇到问题应该怎么解决,主要围绕这三方面来填写内容。

1.产品说明

产品的简介,一段话简要概括产品的研发目的,使用场景等信息。可以直接放在帮助文档的首页,让用户一进来就能直观的看到。

2.操作指南

用步骤一、二、三的方式展示出怎么快速上手使用产品,内容简洁步骤清晰,不需要添加太多描述性的话语。

3.产品功能介绍

对于产品的特点功能进行介绍,包括这个功能的作用,能够用在什么地方,使用方法,进行简单罗列,最好每个功能单独放出来介绍,适当在帮助文档中添加链接的方式引导到别的文章。

4.常见问题

这是帮助文档很重要到一部分,每个问题单独列出来,文字通俗易懂,流程清晰,文字要少,操作步骤类到尽量用图文结合或者视频文字结合的方式,减少用户的阅读难度。

5.应用案例

这方面的内容可以放在帮助文档里面,也可以直接放在产品官网单独列出来,帮助用户了解你的产品,并且放上优秀案例,增加用户对产品的信任感,促进转化付费。

确定了帮助文档的内容,那么帮助文档应该怎么做呢?

帮助文档有很多种制作方式,主要有以下几种:

WIKI

Wiki是一种在网络上开放且可供多人协同创作的超文本,支持面向社群的协作式写作,Wiki站点可以有多人(甚至任何访问者)维护,每个人都可以发表自己的意见,或者对共同的主题进行扩展与探讨。其内容具有极高的关联性,初始架构不好的话可能会造成内容结构零散,不好阅读;Wiki 语法标准不一样,不同的wiki系统采用的语法不一致,造成作者编辑困难;并且结构和页面展示形式较难调整。使用wiki的时候需要遵循一定的准则,精心的编写维护。

CHM帮助文档

CHM帮助文档是微软早起开发的基于 HTML 文件特性的帮助文件系统,有着简洁的浏览界面,方便的检索功能,随后被广泛应用。但是chm帮助文档的操作相对比较复杂,需要专门的编程人员以及软件协助制作,不懂代码的人不易上手使用,有的时候还会出现文件、素材丢失的问题,内容更改相对比较困难。

SaaS类软件工具

专业的帮助文档搭建工具,典型的有Baklib-专业的在线帮助文档制作平台,这种软件工具收费相对较低,操作难敌低,后期的运营比较方便,提供一站式的帮助文档制作服务。

怎么引导用户使用帮助文档

帮助文档建立好了,但是用户不去使用,发挥的作用小之又小,可能是因为用户还没有发现帮助文档的存在。据研究表明,很多用户更喜欢遇到问题后,自助式的解决方式,而不是去找客服人员咨询。
将帮助文档嵌入到产品内部,是一个很好的方式,放在用户能够一眼看到的位置;当用户遇到问题咨询客服时,回答的时候尽量带上帮助文档相关内容,不仅能够帮助客服节省时间,还能提高客服工作效率;当产品更新迭代后,主动将更新内容放在帮助文档中,并且向用户发送消息,引导用户查看;产品出现问题时,帮助文档主动弹出相关帮助文档引导用户查看使用。

关于帮助文档的界面设置以及更新维护

帮助文档需要定期进行维护更新,这里以Baklib在线帮助文档制作平台为例,进行简要分析。

帮助文档页面展示

帮助文档的页面需要简洁,清晰明了,让用户能够快速找到解决方案。Baklib采用多级栏目,进行文档分类。
有很多主题样式的选择,对每个主题进行个性化设置,展现出和产品调性相符合的帮助文档页面。手机端和电脑端都能能够访问使用。

维护更新

对访客数据统计,了解用户最常问问题,以及没有找到答案的问题,更新优化帮助文档内容。
维护成本极低,直接在后台进行编辑保存,前台同步展示,随时随地更新。

其他特色功能

  • 操作简单,轻松上手搭建,无需代码编程基础,几分钟制作一个完整的帮助文档;
  • 团队协同编辑,给到相关人员编辑权限,保证内容的准确性;
  • 数据安全,内部编辑即写即存,支持数据备份和下载,外部展示权限设置,私密、公开或者密码访问,轻松分享给指定人群;
  • 独立域名,免费的二级域名,帮助宣传品牌、产品。
用户体验是决定产品成败的重要因素,而帮助文档是提高用户体验的方式之一,能够加强公司和用户之间的沟通,了解用户需求,解决用户痛点,从而使得企业获得成功。

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