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2023年:如何创建业务流程文档和工作手册、工作流程文档?
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2023年:如何创建业务流程文档和工作手册、工作流程文档?

Baklib用户梅梅
by 梅梅
大约 1 个月前
如果您的公司正在构建产品,则需要使文档站点保持最新,以帮助您的客户了解产品的新功能,并根据其业务需求正确配置它们。
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对于大多数公司来说,内容创建是一项从头开始构建知识库的基本活动。技术内容编写者参与创建对客户和内部利益干系人有用的内容。如果您的公司正在构建产品,则需要使文档站点保持最新,以帮助您的客户了解产品的新功能,并根据其业务需求正确配置它们。如果您的公司专注于服务交付,内容编写者需要记录并定期审查公司政策、标准操作程序、服务交付标准、治理和支持协议。
公司还投资于组织范围的知识管理,内容编写者与组织内的所有部门合作,以捕获公司知识,并使组织中的每个人都可以访问。创建过程涉及多个步骤,以确保内容质量满足客户期望。这些步骤涉及创建插图、捕获屏幕截图、进行同行评审、编辑评审、SEO 调整(可选),然后最终发布内容。发布内容后,使涉及另一组过程的内容保持最新非常重要。

什么是文档工作流?

工作流是利益干系人为完成业务目标而采取的一组顺序步骤。它是理解与其他利益相关者在实现业务目标方面的交互的结构化方法。工作流的常见组件是活动、决策、泳道和通信流。

工作流程化的好处

工作流映射到业务流程中,为利益相关者提供清晰的信息
  • 他们需要开展的活动类型
利益相关者的角色和责任
  • 审批检查点
谁和什么触发流程流开始和结束?
  • 通信流程
工作流映射提供了所有利益干系人之间对实现业务目标所需交互的整体视角的共同理解。沟通渠道在工作流程中得到妥善处理,以确保不同利益相关者之间的信息和数据无缝流动。

如何为业务流程创建工作流?

了解内容生命周期对于管理组织中的文档是必不可少的。组织可以全面了解内容的创建、共享、管理、增强和归档方式。
  • 1. 规划阶段
在规划阶段,文档内容的范围是确定的。此阶段包括利益相关者咨询,以了解他们的要求和内容捕获。了解客户成果有助于为文档团队定义成功指标。在利益相关者咨询后,将创建详细的文档项目计划。在创建阶段,根据内容计划创建文章。此创建过程包括起草文章、创建插图、捕获屏幕截图、创建新的丰富多媒体文件等。
  • 2. 增强阶段
在增强阶段,根据内部业务流程审查文档。此阶段的重点是丰富草稿内容。此阶段发生的活动是同行评审、主题咨询等。在组织阶段,增强的内容按分类法进行组织,以便内容使用者可以轻松快速查找和访问内容。组织内容也是确保使用最佳文档实践顺利执行文档修订的关键。
  • 3. 管理阶段
在管理阶段,创建的内容根据组织策略进行管理和治理。这包括创建内容角色、安全组、管理访问权限等。
  • 4. 分享阶段
在共享阶段,创建的内容根据内容访问策略和协议与公众或特定个人组共享。
  • 5. 归档阶段
在存档阶段,内容根据组织策略进行存档,并移动到长期存储中。此步骤对于遵守当地法律和法规的合规性至关重要。在销毁阶段,可能会根据可能不属于存档策略的组织策略销毁内容。

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