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企业如何拒绝低效的知识管理,从选择一款好的知识库工具开始
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企业如何拒绝低效的知识管理,从选择一款好的知识库工具开始

Baklib用户吴间
by 吴间
9 个月前
Baklib知识管理平台,帮助企业建立安全的企业知识管理,解决内部知识分类查找等各种问题.更好的为企业知识管理服务.提升企业竞争力。
Baklib
团队或企业在知识管理上常常会遇见以下问题;
  1. 内部资料分散在员工的电脑上,需要时难以快速查找和管理;
  2. 企业缺乏好的知识记录项目追踪,随着人员流动导致知识流失严重和能力断层;
  3. 团队或企业缺乏知识和经验的沉淀,容易重复犯一些错误,团队成员重复劳作。
  4. 客服每天都会话大量的时间回答重复的问题,且用户满意度低(解决问题相应时间长,影响使用积极性)
出现以上的问题都是因为团队或企业,在日常的工作中缺乏了对知识(资料、文档、经验)进行统一有效的存储和利用。
根据Delphi Group的调查显示,企业知识的42%是存在员工头脑中的隐性知识,26%是纸质文档,20%是电子文档,仅仅只有12%是存在电子知识库中。
隐性知识是指隐藏在员工头脑中的、不易公开共享出来的那部分知识,例如经验诀窍、深度的专业知识等,难以汇总和分享,而隐性知识是组织创新的源泉。以上数据显示这部分知识占了企业知识的42%,由此可见,加强团队知识管理尤为重要。

利用知识管理工具提效增能

所谓的知识管理,可以定义为组织或个人,利用一些工具、平台或系统,通过收集、管理、共享、更新、创新等过程,快速获取内外部的知识并加以储备,这些知识可以高效地输送到每一位员工,提高员工的工作成效,减少错误的重复发生。从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以因应市场的变迁。
简而言之,知识管理就是知识收集、管理、共享、迭代、创新的一个过程。

如何选对知识管理工具

好的知识管理工具可以帮助团队和企业,做到有效的知识管理和应用,提高员工的工作成效,减少错误的重复发生。Baklib为大家罗列了一些优质知识库应具备的点希望帮助大家在工具的选择上少走弯路。
知识收集的多元化:支持多种知识类型一键收集图片、视屏、各种文档(Word、Excel、PPT、PDF、TXT等)支持多种种类的知识收集关系到了知识迁移的成本,团队和企业需要重视。
知识是否方便结构化存储:对于团队企业来说知识的存储量较大较杂需要知识管理工具能结构化的分类存储,例如多级栏目标签管理....
产品上手难简度:产品使用上越简单越好,如果需要一定的技术基础的话不方便知识库在企业中推广开来,没法做到人人皆是知识创作者。无法沉淀所有人的知识那知识管理的效果将大大折扣。
产品的使用成本:使用成本的高低大大的关乎到了性价比,在知识库产品的选择上建议大家选择试错成本低的工具。
分享是否方便搜索是否容易:分享的便利性很大程度影响到知识的流通与利用是知识管理工具必备的重中之重。分享不方便无法解决信息孤岛的情况。对与内容资料很多的知识库而言一个好的搜索功能是刚需。
编辑轻松多人协作:还是管理工具除了存储管理知识外很重要的一点是编辑内容,编辑的化就要考虑编辑器是否好用主流的富文本和Markdown的编辑方式是否都具备,团队协同这块也相当重要毕竟是企业和团队。
多重权限管理数据可备份:知识库是企业和团队资料的汇总,因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权利从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握,类似像一些云知识库平台就应提供此类的功能。

知识管理工具推荐

据了解呢企业和团队一般是通过三种形式搭建知识库的
基于内网的web形式:就是自主建站形式,这种的话构建复杂,消耗资源大,同时需要专业的IT人员维护,检索困难,移动体验较差。
网盘形式:用百度网盘之类的去制作知识库,这种的话构建简单,成本低,但是展示效果弱,不方便检索,而且无法做到明确的权限分配知识库安全系数低。
通过SaaS工具搭建:这种是时下最主流的方式,试错成本低结构简单,无需维护,初始化难度低,便于管理便于展示。移动端适配效果好。

产品介绍

Baklib是一款优雅的云端知识库建设平台,基于人工智能的知识管理、帮助中心、Guide、FAQ、API文档、产品手册制作软件。领先的低代码SaaS开发平台构建企业数字化转型利器,实现企业向内知识协同和对外品牌宣传。

用户案例

产品体验及优势

编辑器多样协同方便

Baklib自带富文本和Markdown两种编辑模式,满足了企业所有不同职位人员的编辑习惯,同时支持各类附件在线展示-告别下载 告别低效,这样降低了企业内部的迁移成本。自带的团队协同支持多人在线编辑,较少企业内部内容填充压力。

结构化文档

东西多了之后就容易乱(深有体会),对于企业知识库来说,结构化的存储方式十分重要,Baklib的话采用树状目录的结构,通过文档大纲,可以自动生成文档要点,让多篇文档结构化,每个层级可以是文档、文件夹或文件,像书一样清晰,同时支持标签功能的添加内容归类很清晰。

产品试错成本低

Baklib产品是使用免费插件付费的,如需体验更多功能,根据企业情况按需付费即可。

分享轻松、全局搜索多端适配

搜索的话较其他知识库工具,除了关键词高亮展示外,提供了全局搜索的功能(类似于百度的搜索机制)比按照标题搜索要好很多。分享真的十分方便比如做个客服知识库内嵌到自己的网站上,发送到微信、钉钉等都十分方便。Baklib制作的页面是支持移动端适配的,方便知识库内容的传播与分享。

多人协同权限控制

Baklib支持协同角色读写权限的分配,保障了企业内部资料的安全。同时Baklib支持访问权限的设置,可以让企业知识库针对不同的对象开放。

数据安全可控

使用别人的产品最担心的就是数据安全的问题,对于企业来说就更为重要了,能将数据掌握在自己的手里很重要。除了每日的系统自动备份外,Baklib还支持数据的手动备份,数据可以下载到本地哦!

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