借助技术文档提升开发团队沟通效率

有时，坚持敏捷方法的开发团队面临的一个挑战是，他们可能认为文档编写并非最佳的时间利用方式。确实，在某些情况下，文档要求可能导致项目臃肿，响应速度变慢。

然而，敏捷的核心在于能够快速响应变化，因此必须记住，缺乏文档最终将导致混乱。

高度重视协作也意味着，沟通有效的团队更有可能成功交付软件产品。在这种快节奏的开发中，记录需求并跟踪变更对于开发出满足客户需求的产品至关重要。

我们将探讨为什么开发团队需要技术文档来简化其活动并创造更多收入。当您在远程环境中运营时，文档对于记录决策和确保信息自由流通变得更加重要。

沟通至关重要，因为无效的沟通和协作会导致主要工作空间失败。

什么是开发团队沟通，为何重要？

开发团队沟通是不同团队成员之间为有效协作而进行的信息交流。只有熟练掌握沟通、分享想法、解释决策等，团队才能朝着共同目标努力。

开发团队沟通可以包括电子邮件、即时消息、视频会议、聊天或面对面会议。至关重要的是，这些互动的结果应被妥善记录，以便团队成员可以回顾讨论过的内容。

提出更具洞察力的问题

当您提出更好的问题时，您更有可能获得坦率的回答，从而揭示您可能从未听说过的信息。最好的问题不会预设答案，而是更深入地探究，直达问题核心。在软件开发团队中，探索想法意味着您可以开发更具创新性的产品。

能够分享和发展想法意味着团队可以更紧密地协作，而提问交流是其中的重要组成部分。您甚至可以通过在您的知识库工具中的文章上添加评论来就文档内容提问，从而使文档保持动态更新。

更成功地规划

要想快速发展，您必须擅长规划；创建可靠的文档是规划的重要组成部分。当您记录下想法、决策和目标时，您就能构建出满足用户规格和需求的软件产品。

沟通不仅发生在开发产品的会议中，也发生在团队成员回顾已完成工作的时候。在敏捷开发中，您可能会想要对软件进行更改，但回顾时会发现，最初没有实现某个功能是有充分理由的。

远程实施敏捷

正如我们已经提到的，许多团队不仅遵循敏捷方法，而且还远程工作。良好的沟通对于使这种工作方式可行至关重要，尤其是在应对快速变化和面对面交流需求的情况下。特别是，文档可以帮助那些在决策时不在场的人员及时了解迭代更新。

定期的Scrum会议可能会导致某些团队成员缺席时做出决策，因此文档记录仍能让缺席的团队成员参与其中。当有一份解释会议决策的文件时，核对检查也会变得更加容易。

改进代码审查

编写代码时很容易认为，你会清楚记得做出某个特定决定的原因，但当被要求解释代码背后的思路时，未来的你可能会一头雾水。为了成功准备代码审查，记录你的工作过程是值得的，这样当被要求解释你所做的事情时，你可以回头查阅。

当你考虑到并非所有代码都能立刻不言自明时，这一点尤其重要。可能存在某些系统要求决定了你以特定方式编程，而清晰的文档能让审查者更清楚地理解。

另请阅读：什么是技术文档软件？

技术文档对沟通的好处

考虑到开发团队沟通的重要性，我们将更仔细地审视技术文档的好处。

弥合沟通鸿沟，减少误解

当团队在敏捷模式下远程工作时，变化发生得很快。弥合沟通鸿沟意味着你可以更迅速地行动，并减少误解的可能性。文档记录通过让未能参与决策过程的团队成员加入进来，并促使你反思工作，帮助你实现这一点。

提高项目效率、一致性和可扩展性

如果没有技术文档，您可能会进行大量重复的对话并反复争论相同的问题。为了提高项目效率、一致性和可扩展性，您需要有效的文档来实现信息的自由流动。当信息被文档化后，您的团队成员就无需重复说明。

构建易于导航和理解的文档结构

当您使用像Baklib这样的高性能知识库软件时，您可以确保您的文档易于导航和理解。当用户体验良好时，您就能确保您的开发人员采纳您的知识库并遵循同一套准则工作。

这远比将文档存储在不同系统中要优越得多，在那种情况下，开发人员将需要帮助才知道首先去哪里寻找答案。一个由强大搜索功能支持的系统，就足以使文档体验更加可行。

正如我们之前提到的，开发者可能只有在看到其在团队中的价值时才会接受文档化。当你的高效能技术团队成员时间紧迫时，他们通常选择编写代码，而不是记录他们的活动。

但重要的是要记住，技术文档常常可以防止开发者不得不重写代码，因为整个过程具有透明度和清晰度。一次性编写文档并避免返工应该是你的编程方法。

话虽如此，有时文档可能会变成一个独立的庞然大物，开发者花在维护文档上的时间比实施高效工作的时间还要多。

当文档成为项目规范的一部分，并且不再对任何人有益时，这种情况就可能发生。敏捷方法论试图通过只记录必要的内容来避免这种陷阱。

当文档过时或维护不善时，它会更多地成为阻碍而非帮助。开发者可能会查阅文档，但这会将他们引向错误的方向，因为文档中包含不准确的信息，阻碍了沟通。

像Baklib这样的知识库工具的价值在于其版本控制功能，你可以跟踪谁更新了文档，并恢复到所需的版本。这使得维护文档并保持其相关性变得容易得多。

自《敏捷宣言》发布以来，开发者们都信奉这一价值观：“可工作的软件胜过面面俱到的文档”，这是其中的第二点。

这句话的真正含义是，可工作的软件比全面的文档更重要，但这绝不意味着文档没有价值。只要文档支持敏捷方法论，它就永远有其存在的意义。

增强与开发团队沟通的最佳实践

您可以遵循这些最佳实践，以确保在开发团队内部实现更好的沟通。

通过共享文档库和版本控制系统鼓励协作

首先，鼓励您的团队使用共享文档库（如知识库）进行协作。这是一个专为您的文档设计的系统，您的团队可以随时在其中查找关于您软件的信息。

版本控制意味着您可以跟踪所做的更改，以便多方可以在文档上协作而无需担心冲突。工作成果始终可以得到保留，因为您可以恢复到以前的版本。将文档用作新团队成员入职的参考资料。

在敏捷环境中让新团队成员入职，意味着他们必须快速跟上进度。对于不断询问软件明显问题的新手，通常没有太多耐心。然而，解决这个问题的好办法是拥有详尽的文档作为参考点。

如果受训人员对软件的某个方面需要澄清，他们可以首先查阅文档，并通过自主学习获得能力。文档通过简化入职流程改善了开发者的体验。

通过文档使代码背后的决策更加明确，可以帮助你简化代码审查流程，减少反复沟通，并增强对编程的信心。代码审查是一个协作过程，因此通过文档让其他审查者参与决策，是尊重他们时间的绝佳方式。

文档的最大好处在于你可以用它来记录任何内容。你可以记录团队内部的最佳实践，解释设计决策，并记录项目特定的指导原则，以确保每位团队成员都保持同步。

通过记录项目的重要方面，开发人员、管理者、设计团队和产品团队之间的沟通得以加强。

虽然开发出优秀的产品可能是产品团队的责任，但你应尽早让开发人员参与进来，以便他们能够告知你哪些是可行的。

在理论上可能对客户极具吸引力的功能，在实践中可能无法实现，而对这类决策背后的原因进行详尽的文档记录，意味着你的团队不会在原地打转。

💛🧡🧡客户评价：Baklib易于搜索，支持响应速度快，实施速度快。对内部和外部都有帮助使用。总体上对这个平台非常满意。 我们有很多流程文档，但Baklib使搜索和链接客户变得如此容易。客户自己可以找到任何东西，这很有帮助，无论是内部还是外部。

如果你希望项目管理和沟通取得成功，使用正确的工具至关重要。市面上有大量的工具可供选择，但只有特定的工具可能适合你的业务。

一个工具可能很流行，但它不一定适合开发人员特定的工作流程，而选择正确的知识库可能取决于它是否具备撰写有用文档所需的某些功能。

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结论

正如我们所见，技术文档对于希望推出成功软件产品的开发人员至关重要。如果没有适当的沟通，您的开发团队将陷入混乱，并且可能会反复进行相同的对话。这对企业和客户来说效率不高，并且浪费了本可用于编写代码的时间。如果您能将决策、想法、最佳实践、规范等内容记录下来，您就更能胜任协作工作。尽管编写文档确实需要预先投入一些时间，但它通过帮助避免重复对话和重温过去的决策，在未来的道路上节省了大量时间。

像 Baklib 这样的工具可以显著提高开发团队的生产力，帮助他们记录软件，造福未来的自己。如果团队成员无法使用最佳的工具进行协作，任何项目都不可能成功。