团队成长必备：9大文档协作工具推荐

团队合作是任何成功企业的基石。如果您的员工无法协同工作，您将无法按时完成项目，无法成功交付产品，并将在行业中失去竞争优势。

数据也支持这一点。75% 的员工认为团队合作和协作很重要，70% 的员工表示数字技术改善了他们的协作。

为了让团队合作顺利进行，您需要配备合适的工具，使员工能够有效地协作。这正是文档协作软件发挥作用的地方。

✍️内容摘要

• 文档协作工具允许团队实时编辑、评论和管理文档，从而消除版本混乱，使团队合作更加顺畅。
• 一些关键功能包括实时编辑、自动保存、版本控制、云存储、评论、标记队友、组织文件、通过通知跟踪更改以及与其他工具集成。
• 考虑使用 Baklib，这是最适合您团队的文档协作工具之一，它提供AI辅助写作、实时协作和结构化的内容工作流。

什么是文档协作软件？

文档协作软件允许团队实时远程协作处理同一份文档。该文档可以是文本文件、电子表格或 PDF。

多个团队成员可以同时编辑、更新和评论文档，使文档成为真正的团队成果。合适的文档协作软件可以防止版本冲突，并能够处理多个实时编辑。

文档协作软件消除了保存同一文件多个版本的需要，因为所有版本历史都存储在编辑器中。用户可以随时恢复到之前的版本。

跟踪团队的工作流程

当您使用文档协作工具时，可以轻松跟踪团队中每个人的工作内容。您可以查看当前正在编辑的所有文件，并确保截止日期得到满足。

提高生产力

当员工拥有合适的软件来共享文件并进行协作编辑时，他们的生产力会得到提高。减少了寻找正确文档所浪费的时间，所有文件都存储在云端。由于多人可以同时编辑一个文件，这加快了文档协作过程并防止版本冲突。

赋能员工获取信息

通过手边的文档协作工具，员工可以访问正确的信息。您的重要文档都存储在一个地方，只需快速搜索即可找到正确的文件。

提供更快的反馈和快速决策

当信息对员工随时可用时，他们可以更快地获得反馈并做出更迅速的决策。所有员工需要做的就是共享文档链接，他们就可以实时收集反馈。不再需要处理电子邮件和文档的多个版本。

促进团队间的开放沟通

文档协作工具促进了团队内部的开放沟通。在文档中分享想法可能比在冗长的会议中浪费时间更容易，并且可以与团队其他成员共享文档以鼓励他们参与。

鼓励员工参与

如果员工能够使用合适的文档协作工具，他们将更积极地参与到团队工作中。市面上最好的工具几乎没有使用门槛，员工能够快速上手并熟练操作软件。任何人都可以轻松地在文档上分享反馈并进行更新。

轻松支持远程工作

借助文档协作工具，员工无需身处同一物理地点即可共同开展项目。通常，只需互联网连接，就可以在任何设备上访问该软件并协作处理文件。

消除组织孤岛

当您将文档存储在文档协作工具中时，您就是在使公司的知识显性化。团队之间能深入了解彼此的工作内容，从而更好地协同合作。

任何文档协作工具都应具备的功能 实时编辑器

您需要一个允许多用户实时处理同一文档的编辑器。文档处于“实时”状态，用户所做的编辑和评论会即时反映在文档中。

自动保存

在对文档进行修改时，您的工作应能自动保存，确保不会丢失重要信息。无需手动保存文档。

版本控制

您需要能够保存文档的不同版本，并在必要时恢复到之前的版本。这确保即使对文档进行了新的更改，您也不会丢失对现有工作的访问权限。

评论与反馈功能

评论功能允许用户在不直接修改文档的情况下留下反馈、提出问题或分配任务。这是一项重要的协作功能。

云存储与共享

文档协作通常涉及大量人员和文档协同工作，因此需要一个足够大的云存储空间来保存所有工作内容。

标记团队成员

在文档协作工具中，您需要能够标记特定团队成员并为其分配任务。此标记应能向他们发送通知，提醒他们查看软件以了解需要执行的操作。

文件组织与标签添加能力

您的文档协作软件应支持在工作区内组织文件，并可通过添加标签来提高内容的可发现性。

变更跟踪与通知

您应当能够跟踪文档的修改历史，并在发生更改时收到通知提醒。

集成与扩展

当协作工具能够与团队使用的其他应用（如项目管理软件或团队通讯工具）集成时，其功能将更加强大。

最适合团队的文档协作工具有哪些？

1. Baklib

如果您正在探索文档协作工具，Baklib提供了一个全面的知识库解决方案，旨在集中和简化团队协作。它不仅仅是内容存储平台——更是一个能帮助团队清晰、可控地共同创作、审阅和完善内容的平台。

以下功能让协作更加出色：

💛🧡🧡客户评价：当从旧的 Web 系统转移到无头 CMS 时，我们希望通过快速的响应时间提高我们的上线速度，以便我们可以与我们决定的任何 Web 堆栈以及我们将来想要迁移到的任何 Web 堆栈一起使用。

• 私密笔记和主题讨论，让反馈井然有序。
• 标签和通知，即时提醒审阅者。
• 自动化版本历史，让您可以随时恢复之前的草稿。
• 细化的基于角色的访问控制，让您可以控制谁可以查看、编辑或审阅内容。

为了进一步加速团队合作，请认识 Baklib 的 AI 写作助手。它可以将提示、视频或转录稿转化为精炼、结构化的文章。它能将内容与您的语调准则对齐，建议 SEO 标题、相关文章和标签——所有这些都在 Baklib 平台内完成——从而让您的团队能够更快地协作产出高质量内容。

为何协作团队选择 Baklib：

• 用于反馈、审阅和版本控制的集中式平台
• 通过注释、标签和通知实现实时协作
• AI驱动的写作，提升团队生产力和一致性
• 与Slack、Teams、Chrome等无缝连接

对于制作标准操作程序、业务手册、培训指南或内部文档的团队，Baklib创建了一个结构化的、反馈驱动的工作流程，让您的最佳想法共同闪耀。准备好将团队协作提升到新的水平了吗？Baklib帮助您共同创作、审阅和发布内容——快速、智能、协同。

看看我们的客户Dagle对Baklib的评价：

准备好将团队协作提升到新的水平了吗？Baklib帮助您快速、智能、协同地共同创作、审阅和发布内容。

预约演示

ProofHub 是一款一体化的项目管理和团队协作软件，允许您在一个集中的地方与团队协作处理文档。它允许您直接从本地存储和云存储应用程序将文档共享到任务中。您可以轻松地共享、访问和组织您的文档。

ProofHub 内置了笔记功能，允许您实时共同编辑和创建笔记。您可以创建笔记，并在单独的评论部分添加人员，与团队成员集思广益和讨论想法。您可以保存您所有的创意、想法和关键的项目细节。

为一个项目创建的所有笔记都存储在该项目下，以便您在需要时能够快速访问。这些笔记可以设为私有，也可以出于协作目的与其他团队成员共享。

除此之外，ProofHub 的在线校对功能使其在众多文档协作工具中脱颖而出。您可以对多种格式（包括 JPEG、PNG、PDF 等）的文件和文档进行审阅、批准以及使用标注提供反馈。

您可以创建同一文档的多个版本，并将所有版本存储在中央库中，以便轻松跟踪更改。

ProofHub 支持 Android、iOS、Windows、Linux 和 Apple 平台，可在任何设备上保持连接。

3. Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive 是一个用于创建和编辑文档的平台，非常适合有大量文档需要处理的企业。它是为现代团队设计的云存储和管理平台。

团队文件夹使您能够组织文件并将其存储在一个地方。可以为您的团队成员分配诸如组织者、作者和编辑者等角色，从而控制谁有访问权限。您可以通过一个仪表板管理团队的数据和使用情况，跟踪对文件所做的任何编辑。

4. Google 文档

Google Docs 是 Google 创建的云端文档协作工具。您可以在线进行所有编辑，并且 Google 文档会保存文件的所有先前版本，您可以随时恢复到这些版本。

Google 文档主要在线工作，因此无需在计算机上保存本地文件。您可以通过简单的链接或向其电子邮件地址发送通知，与任何拥有 Google 帐户的人共享文件，并设置他们是拥有编辑权限还是仅查看权限。

当有人与您共享文档时，Google 会通过电子邮件更新提醒您。您可以查看谁最近修改了文档，团队成员可以留下带有问题和反馈的评论。

该软件支持导入 Word 文件，并将其转换为 Google 文档中的可编辑格式。

5. Dropbox Paper

Dropbox Paper是由Dropbox创建的在线文档协作工具，你可以免费使用。Dropbox Paper不仅仅是一个文档——它是一个协同编辑工具，将创建和协作汇集在一个地方。

Paper帮助你整理所有的会议笔记。你可以整理背景文档、议程、会议纪要、后续步骤和任务分配。你可以跟踪重要任务和截止日期。通过设定里程碑、分配待办事项和管理审批来管理跨职能团队，每个人都能找到它们。

Paper可以用于头脑风暴，你可以嵌入YouTube和Pinterest等网站的链接，实时分享想法，并收集反馈。你可以使用Paper来管理与客户的创意工作，避免冗长的电子邮件链和分散的文件。你的所有信息都将存储在一个地方。

6. Microsoft Word

谁没听说过Microsoft Word？Word是全球使用最广泛的文档协作工具之一，大多数人都熟悉其文本编辑功能。协作曾是Microsoft Word的一个弱点，但随着Office 365的推出，这一切都改变了。微软所有最受欢迎的应用程序都通过云交付，为Google Docs等工具提供了真正的替代方案。

Microsoft Word的最佳功能之一是只需点击一下按钮，即可将文档翻译成不同的语言。你可以将文档转换为网页供他人查看。你可以使用实时共享功能，快速轻松地与同事共享文档。

现在，您可以通过安卓、iOS、网页和Windows平台访问Microsoft Word，实现跨设备使用该软件。

7. ClickUp

ClickUp 是一款功能强大的项目管理工具，附带文档协作功能。ClickUp 的 Docs 功能允许您存储公司和项目相关信息，以便进行实时更新和编辑。Docs 的协作检测功能会在团队成员查看、评论或编辑文档时通知您，让您清楚知道谁在何时参与了协作。

实时同步确保文档的最新版本会显示在每位贡献者的设备上。权限功能让您可以将文档设置为公开或私有，并通过发送链接与他人共享文件，同时您可以自定义接收者对文档的操作权限。

ClickUp 支持 Apple、Windows、iOS、Android 和 Linux 平台，让您可以在任何设备上保持连接。它还能与 Evernote 和 Salesforce 等多个第三方应用集成。

8. Monday.com

Monday.com 是另一款高度适应性强、适用于各种规模团队的项目管理应用。团队可以创建个性化的工作流程，并在任何类型的项目上进行协作。您可以将所有工作、流程和工具整合到一个工作操作系统（Work OS）中进行管理。

Monday Workdocs 让您可以在一个地方连接并协作您的想法。您可以实时共同编辑、分享评论、拖放文本，而不会干扰其他团队成员。您可以通过诸如Monday.com看板、仪表板、视频等实时元素让您的文档活起来。每个元素都会在您工作时自动同步。

9. Confluence

Confluence 是一个功能强大的项目管理工具，同时也具备文档协作能力。Confluence 允许您在它称为“页面”的实时文档上进行协作。团队可以管理各种文件，从文档到电子表格再到演示文稿，并与您的团队共享它们。

Confluence 可以轻松追踪对页面所做的每一次更改，并能够在不更改文档实质内容的情况下留下评论。Confluence 与 Jira 连接，因此您可以快速创建问题和报告。它提供一个全局搜索选项，以便您可以快速在整个工作区中搜索相关内容。

您可以从 Atlassian Marketplace 集成超过 3,000 个应用程序，极大地扩展了 Confluence 的功能。

10. Notion

Baklib 是一款团队协作工具，可以方便人们共同处理项目文档。您可以在 Baklib 中连接您的团队、项目和文档，以减少组织孤岛并加强团队合作。企业可以为项目创建广泛的知识库并与团队成员共享。

团队成员可以在任务上添加评论，以改进沟通和问责。Baklib 使得与其他协作者乃至整个互联网共享页面变得非常容易。您可以设置权限，确保贡献者只能按照您设定的方式访问您的内容。

同时编辑同一页面的人数没有限制。更新和通知会提醒您需要注意的工作，因此您始终可以掌控自己的工作负载。

总结

使用正确的文档协作工具可以增强团队合作，并确保您的企业发挥最佳能力。您可以节省大量时间，并且您的员工会因为效率提高而感到更快乐。

一些协作工具附带了许多您可能不需要的额外功能。也许您的团队只需要 Google 文档的简洁性，或者您希望拥有像 ClickUp 这样的项目管理应用程序的功能。尝试不同的选项并利用免费试用，享受其中的乐趣。