如何撰写软件需求文档（SRD）：最佳实践指南
软件需求文档是软件开发基石，包含功能与非功能需求等，能增强利益相关者信心、促进沟通协调、提供项目蓝图，最佳实践有保持组织有序、避免歧义、利用视觉辅助等，使用专业工具更高效。
要点简述
- 一份撰写良好的软件需求文档能增强利益相关者信心，充当项目蓝图，确保开发过程结构化，并支持测试与验证。
- 它主要包含功能与非功能需求、外部接口、假设和约束条件，所有内容都需清晰记录以避免混淆。
- 最佳实践包括：保持文档条理清晰、使用视觉辅助工具、测试每一项需求、让利益相关者参与，并避免在SRD中包含设计细节以保证灵活性。
- 与使用 Microsoft Word 等静态方法相比，使用像 Baklib 这样的文档工具——其具备模板、版本控制、协作和 AI 搜索功能——在创建和管理 SRD 方面更具优势。
什么是软件需求文档？
软件需求文档（SRD）也称为软件需求规格文档（SRS 文档），两者通常作为同义词使用。然而，SRD 更为全面，因为它包含了用户需求和系统软件需求的信息。
它包含了开发人员应如何以详细步骤开发软件的指南，以及客户/投资者对最终产品目的和成果的期望。SRD 可能包含一组用例，说明软件必须提供的用户交互。
它也作为客户/投资者与开发人员之间的书面协议，以确保所有人达成共识。现在，让我们看看创建 SRS 文档的重要性。
提升利益相关者信心
利益相关者是指受所开发软件影响的实体或个人。因此，投资者、开发人员、最终用户、运维团队以及公司管理层都是软件的利益相关者。
一份全面的软件需求文档（SRD）会解决所有利益相关者的关切，经过评估并获得他们的批准。这增强了他们对产品的信心，并成为书面证据，表明他们的观点在软件开发过程中得到了考虑，确保了其在系统内的成功。
促进清晰的沟通与协调
SRD是一份明确的文件，为所有相关方清晰地阐明了全部内容和方式。它明确了他们将如何开展项目，并为未来的清晰沟通和协调铺平了道路。
它还将软件交付与预期功能、工作方式之间出现误解或偏差的可能性降至最低。
为软件项目提供蓝图
SRD是开发软件的完美指南。
SRD提供了清晰详细的需求，帮助软件开发人员更好地理解项目范围。
他们明确了软件必须具备的具体功能以及在性能、安全性和可扩展性方面必须达到的标准。因此，他们可以更准确地预估开发软件所需的时间和资源。
这有助于客户有效地规划预算，并对交付时间线抱有合理的期望。
一份优秀的SRD还有助于确保开发人员使用正确的技术和编程语言来构建软件，从而确保其效率以及与客户现有系统的兼容性。
促成结构化的开发流程
一份详细的软件需求文档是整个开发过程中团队分析各项需求的基础。它是创建产品需求文档（PRD）的基石，而产品需求文档包含了产品的功能、特性、目的和行为。
团队能从中获得关于开发方法、将要使用的工具和技术方面的清晰指引。
软件将基于这些元素以及软件需求文档中给出的用户期望和偏好进行设计。根据设计，团队可以开始为软件创建合适的用户界面。
之后，围绕所有这些事项的时间线以及业务规模将被确定，结构化的软件开发流程由此展开。
作为测试与验证的基石
软件需求文档还能帮助开发团队在早期识别开发过程中潜在的问题或障碍，从而避免后期的延误和额外成本。
团队可以创建一份详细的测试规格文档，它作为蓝图，能确保自动化流程中的一致性和效率，节省时间并减少错误。
它消除了测试阶段的混乱，为诸如测试运行目标、计划采用的程序以及每次测试结果等验证因素提供了依据。
既然我们已经了解了创建软件需求文档的巨大好处，那么接下来让我们看看它应该包含哪些内容，才能为这一过程带来最大效率。
引言与目的
软件需求文档是达成目标的手段，因此开篇阐明本文档的目的才合乎逻辑。文档的目的应解答诸如为何创建它、谁可以访问它以及如何使用它等问题。
因此，请提及所有将从此文档中受益的内外部利益相关者。这可能包括开发人员、投资者、销售与市场团队、项目经理等。
同时，请阐明您正在构建的软件的目的——它解决了什么问题、面向哪些用户、如何运作以及在业务中扮演的角色。包含一个技术术语、缩写以及您将使用的任何其他行话的词汇表，以便所有相关方都能高效使用。
详细的功能需求
功能需求是开发人员必须实现的产品功能，以便用户实现其目标，即满足最终目的的功能。例如，“每当订单下达时，系统必须发送一封确认邮件”就是一项功能需求。
这些需求需要精确且详尽，因为它们将直接或间接影响软件的功能。做好这项工作也意味着您可以在流程早期识别可能的错误，使项目更具可预测性，并减少后续会议。
功能需求也可能作为PRD（产品需求文档）的一部分或一份独立的功能需求文档来记录。
非功能性规范
功能需求概括了系统应该做什么，而非功能性需求则详述了它将如何实现，因此必须包含在软件需求文档中。
因此，如果功能需求是“每当订单下达时，系统必须发送一封确认邮件”，那么非功能性需求可能是“当支付完成时，邮件应在2秒内发出”。
虽然定义和测试功能需求相对容易，但非功能需求则更为概念化，同时也更为精确。它们还对功能需求在所有动态（如安全性、可用性、可扩展性等）方面的性能起到约束作用。
外部接口需求
重要的是要记住，开发中的软件必须与其他现有工具良好协同工作。因此，这成为了功能需求中的一个独立主题。
您必须包含所有的外部接口需求，包括：
- 用户界面：描述软件与用户之间每个界面的逻辑特征，例如按钮。
- 硬件接口：描述软件产品与系统硬件组件（例如处理器）之间每个接口的逻辑和物理特征。
- 软件接口：描述本产品与其他特定软件组件（名称和版本，例如其他开发工具）之间的连接。
- 通信接口：描述与本软件所需任何通信功能（例如电子邮件）相关的要求。
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假设与约束
考虑并包含软件开发所处的技术和组织环境非常重要。这就引出了假设和约束。
首先，您必须区分假设和约束，因为有时它们可能会混淆。为求清晰，假设是被认为是真但尚未确认的事情，而约束是限制或制约条件。
你必须为每个部分设置独立的章节，以确保软件开发过程的清晰性。在初始阶段就让你的团队和利益相关者聚在一起，列出所有这些内容，以避免后续出现问题，这是一个很好的主意。
例如，一个团队未能按时完成工作，会限制另一个团队开始工作的能力。另一方面，你当前的技术与开发中的软件结合使用时将如何运作，这是一个应该考虑的假设，以防出现异常情况。
既然我们已经讨论了需要包含哪些内容，现在让我们看看最有效的包含方式，即创建SRD的最佳实践。
另请阅读： 如何创建软件设计文档
使用Baklib简化您的软件需求文档。轻松协作、版本控制和组织SRD。
创建SRD的最佳实践
保持文档组织有序
SRD的有效性取决于其可访问性和可用性。因此，甚至在开始创建文档之前，就朝着这个方向进行简化和组织是非常重要的。
如果你的组织目前还没有文档策略，考虑创建一个。如果人们不知道文档存储在哪里，他们就无法进行协作，并且没有一个集中所有文档的中心枢纽，那么你的SRD将不会像你希望的那样有效。
一份专业的SRD应具备一致的格式和结构，包括标题、副标题和目录。目录对于保持文档的组织性至关重要，因为它让用户能更轻松地快速找到所需内容，而无需通读整个文档。您还可以使用项目符号和表格等工具来组织信息。
避免歧义
为避免歧义，您可以使用现有的模板，或者与所有利益相关者商定一个对大家都有意义的新模板。避免使用技术术语和复杂的句子，因为SRS应该让所有相关人员都能轻松阅读和理解。
在尝试避免歧义时，版本控制是关键，因为在开发过程中会有不同的人员参与其中，并且文档会被多次修订。所有这些版本都必须在系统中清晰明了，以避免任何资源浪费。例如，在任何给定时间，您的工程团队都应该基于最新版本进行工作，而不是旧版本。
要实现有效的版本控制，您可以应用标准化的命名约定、限制编辑权限以及维护修订历史。然而，确保版本控制的最佳方法是使用文档软件。文档软件可以跟踪每个用户的更改和编辑，让您访问以前的版本，收集利益相关者的反馈等等。
利用视觉辅助工具分解复杂信息
即使您使用了模板，想要尽可能地保持文档组织有序，文档也可能变得文字密集。
文字密集的文档会让人感到不堪重负，如果篇幅很长，人们可能会觉得难以找到他们需要的信息。使用视觉元素是打破这种单调和困惑的好方法。
视觉信息看起来有趣且易于放置。通过流程图和泳道图等图表来规划步骤，可以保持信息的精确和清晰，从而最大限度地减少错误。
保持需求的可测试性
每个需求都需要通过测试来验证，以确保其得到有效实施。编写可测试的需求在通用或详细规格方面可能有所不同，但它绝不能是一个模糊的概念。
为了实现清晰度，您必须定义需求所适用的系统或组件。使用明确的语言，避免使用"快速"或"简单"等主观术语，并指定需求的预期结果。
识别条件和约束，并包含测试方法，例如检查、演示、走查或测试。
在整个过程中让利益相关者参与
在团队开始基于SRD进行开发之前，所有利益相关者都应仔细阅读文档。不要仅仅停留在那里，即使在开发过程中也要持续让利益相关者参与进来，如果他们需要，可以让他们查阅SRD的修订版本。
如果有针对特定利益相关者的变更，您可以直接通知他们，以确保每个人都能同步信息并最大限度地提高满意度。
避免实现约束
您的SRD中的要求不应规定实现的设计。这意味着文档可以说明软件应该做什么（功能性）以及它应该如何做的步骤（非功能性），但它不应建议开发团队应该如何设计它。
SRD必须不包含设计细节，以便让开发团队能够适应和创新。
选择合适的软件文档工具
既然您已经了解了SRD包含的内容以及如何创建它以最大限度地提高其效率，您必须考虑在其上创建SRD的最佳平台。
对于如此重要的文档，文档自动化工具是一个明智的选择。在为您的需求挑选合适的文档工具时，请考虑一些关键要求，做出明智的选择：
可遵循的软件需求规格说明书模板
以下是一个在 Baklib 中创建的软件需求文档示例，专为开发人员编写，旨在帮助他们理解开发一个用于申请电子签证的在线门户网站的项目范围。该文档传达了利益相关者的关注点和开发该门户的系统需求，使开发人员能够获得项目的概览，并详细了解预期成果。
你可以在Microsoft Word中编写SRD，但这会带来挑战和风险。你将花费数小时调整合适的模板，并与MS Word在自定义和设计方面有限的能力作斗争。
你的团队无法远程协作，并且可能花费过多时间在文档中查找必要信息。
此外，文档可能会在电子邮件和聊天中来回传递，即使你设置了严格的访问规则，版本也可能混淆。
另一方面，一个像Baklib这样优秀的文档工具解决了所有这些挑战，并提供了大量功能，例如：
- 现成的、具有专业外观的模板，具备高级自定义功能
- 文档历史和版本控制
- AI驱动的搜索能力
- 一个中央枢纽，用于保存所有文档，包括SRD，所有获得许可的人员都可以访问，等等。
我希望到本文结束时，你对编写软件需求文档会充满信心。使用正确的结构和工具，你就可以顺利进行了。
