如何撰写技术手册：类型与范例解析

除非你的产品是世界上最直观的，否则你很可能会需要依靠技术手册来帮助你的用户。没有技术手册，公司将严重依赖其客户支持团队来协助用户，导致支持队列呈指数级增长，客户长期不满。

没有技术手册，产品就是不完整的。它不仅有助于帮助客户解决问题，还可以作为一个重要的营销资产，向客户展示你为他们的成功上手投入了多少。

创建技术手册并非易事，因此在本文中，我们将介绍您需要采取的步骤和一系列最佳实践。

什么是技术手册？

技术手册可以被视为一种“操作指南”，旨在帮助用户理解产品的技术方面。根据产品的不同，技术手册通常包含设置、维护和故障排除的说明，以帮助用户有效使用。

技术手册不仅帮助用户入门，还协助他们解决可能遇到的持续问题。它通常包含逐步说明和操作指南文章，帮助用户应对产品可能出现的任何情况。

一本好的技术手册应该足够简化，让最终用户能够理解。它清晰且结构良好，

公司可能会制作许多不同类型的Baklib技术手册来帮助其用户。

产品手册

产品手册为用户提供产品的基本概述，而不涉及太多深度。它告诉用户产品的用途，解释其功能，以及如何设置、维护和使用产品。

维修手册

维修手册顾名思义，是当产品出现问题时如何进行故障排除的详细说明。它帮助用户进行日常维护以及执行重大维修。

故障排除指南

故障排除指南是一个结构化文档，列出了系统可能出现的常见问题，以及如何解决问题的说明。它诊断症状，排除可能的原因，并在系统再次可操作时向用户确认。

用户手册

用户手册是一份深入的指南，帮助客户熟悉您的产品或服务，并克服设置和维护方面的基本问题。用户手册确切地告诉用户如何以预期的方式使用产品，并帮助他们充分利用它。

开发文档

开发文档是一份全面的参考手册，向用户解释如何使用和集成软件的API。它包含与函数、类、返回类型和参数相关的详细信息，以及教程和实际工作示例。

另请阅读： 什么是API开发者门户及其最佳实践与示例

软件开发工具包文档

SDK是一套工具、库、文档、代码示例、流程和指南的集合，使软件开发人员能够在特定平台上构建软件应用程序。

发布说明

发布说明是与新软件产品或更新一同提供的技术文档。它通常包含产品变更详情、新增或增强的功能以及错误修复信息。

企业为何投资技术手册？

企业选择投入资源创建技术手册的原因有很多。

快速轻松地引导用户上手

当您获得产品的新用户时，他们通常对开始使用感到兴奋。问题是，大多数产品在设置和引导用户走向成功时，都需要一些指导。

这正是技术手册发挥作用的地方。新用户可以查阅您的技术手册来帮助他们安装和启动产品，从而缩短用户熟练掌握产品所需的时间。

引导用户在安全环境中操作

某些产品如果操作不当，可能会对用户构成潜在危险。技术手册可以提供相关警告，确保用户安全地与产品交互，例如正确的储存温度或远离液体。

利用您的产品提升客户体验

当用户理解如何正确使用您的产品时，这会增强他们的客户体验。他们可以访问有用的资源，这些资源能够即时解答他们可能遇到的任何问题，而无需联系客服支持。

如果客户能够自行解决产品相关问题，他们会感觉不便感减少。您的公司已经预见到用户可能需要帮助的场景，从而带来更成功和满意的客户。

为操作员和新用户提供有效的培训材料

许多产品需要解释才能有效使用，或者在产品未按预期工作时提供故障排除指导。因此，技术手册是操作员和产品新用户有用的培训材料，让他们在使用过程中熟悉您的产品。

当客户得到有效培训后，他们可以成为高级用户，而无需联系客服支持。这降低了他们流失的可能性。

避免因产品误用导致的赔偿责任

当您在技术手册中包含正确的使用说明时，您就是在保护您的公司免受因产品使用可能产生的责任。当您包含相关警告和免责声明时，如果客户忽视了这些内容，您就能够为赔偿责任提出有效的辩护。

提高客户留存率

喜欢使用贵公司产品的客户更有可能长期持续使用。提供有用的技术文档可以帮助留存客户，使他们能够自行解决常见问题。如果客户对您的产品感到非常沮丧，他们就更有可能停止使用或退货。

技术手册是对公司与客户关系的一种投资。公司承担起确保客户成功并保证产品持续正常运作的责任。

如何编写一份出色的技术手册

现在，我们将详细讲解编写一份高效技术手册所需采取的确切步骤。

步骤一：明确您的目标受众

在编写技术手册的过程中，您需要采取的第一步就是明确目标受众。您可能认为自己了解客户，但现实情况是，企业常常基于假设和误解来运作。

深入了解您的用户。弄清楚他们如何使用您的产品、他们面临的挑战以及他们的技术水平。这将使您能够将手册的内容设定在合适的水平，而不会超出用户当前的技能范围。

在了解客户方面，您的客户支持团队是一个宝贵的资源。他们能够告诉您客户经常提出哪些问题，以及客户如何使用您的产品。

步骤二：设计模板

技术手册中的所有文档都应遵循预定义的结构。当用户知道可以期待什么时，这将改善他们使用手册的体验，并使您的内容更加一致。当您（很可能如此）使用一个由多名作者组成的团队来创建手册时，这一点尤其重要。

模板应包含与文档结构相关的重要信息。这包括是否使用目录、标题和子标题以及格式选项。

拥有标准化的模板可以让您的撰稿人在创建新内容时更加轻松。他们可以遵循组织制定的一套预定义规则，以确保内容的正确呈现。

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步骤 3：概述产品/功能目的

在撰写技术手册时，您需要确保自己是解释产品及其使用方法方面的专家。留出足够的时间来全面了解产品及其预期用例，以及其功能和操作方法。

在此阶段，您可能需要征求主题专家（例如工程师或产品经理）的意见，他们将对您的文档做出重要贡献。

他们将能够提供您意想不到的产品信息，例如常见故障和故障排除方法。

您可能还需要调查您的客户，了解他们如何使用您的产品及其功能。然后，您可以确保您的技术手册全面且适合客户的需求。

步骤 4：添加分步说明

您应以分步格式向用户呈现您的使用说明。在技术手册中，最糟糕的莫过于出现令人生畏的大段文字墙，这对于寻求解决问题的用户来说可读性很差。当您的说明以分步形式呈现时，您可以解释系统在操作的每个阶段应该执行的操作。

逐步说明更容易遵循，并能使用户轻松跟踪自己的进度。用户可以事先了解需要采取的步骤，从而使故障排除过程更加顺畅。它们也更容易浏览，使用户在着手修复之前能够快速判断文档是否能解决他们的问题。

第5步：使其具有视觉吸引力

没有产品及其功能的视觉呈现，任何技术手册都是不完整的。这可能是截图、图表、照片，甚至是视频。视觉资源打破了用户可能面对的大段文字，也使用户能够更有效地解读文档。

如果您的手册是针对软件产品的，截图可以向客户展示产品应有的样子，并且比纯文字更能成功地引导他们完成操作说明。通过产品图像和图表，客户可以熟悉产品的正确功能，并能够准确诊断问题所在。

视觉资源使描述故障排除过程变得更加容易，同时也减少了潜在的翻译成本。

第6步：进行同行评审

您的文档在准备发布前必须在内部进行审查。一个包括领域专家在内的同行小组对于确保文档的准确性以及对用户来说易于理解至关重要。这就是为什么聘请非技术用户的服务也很重要，他们能够指出文档中难以理解的领域。

对于客户来说，有错误的文档比无用更糟糕。它呈现出负面的品牌形象，意味着您的说明不符合目的。您也不希望以违背公司战略的方式呈现您的产品。专家评审员可以在这方面帮助您。

第7步：发布文章

终于，你准备好发布文档了。到达这个阶段很可能经历了一个漫长的过程，所以让你的文章上线是一个重要的里程碑。发布文档后，别忘了通篇检查，看看是否有遗漏的错误。这包括确保你的内容正确显示，并且在任何设备上都看起来美观。

通过在网站显著位置链接文档并将其包含在欢迎邮件中，确保你的客户了解这份文档。如果你的产品是实体产品，可以在每次发货时附上印刷版，或者告知客户在线查找手册的位置。

第8步：收集用户反馈

发布后，你的技术手册也永远不会彻底完成。在线手册的优势在于，你可以收集关于文档各个方面相当详细的用户反馈。你可以看到某些页面收到了多少次查看、有多少赞和踩，以及哪些页面导致了支持工单的创建。

你可能还想调查你的客户，以获得他们对文档有用性的定性反馈。询问他们内容是否满足了他们的需求，以及他们希望看到哪些改进。

利用客户反馈持续改进文档，确保其满足客户需求。

第9步：分析、更新和维护

随着你的产品开发和更新，你的技术手册也应随之更新。很可能你的产品团队会添加新功能或修复影响用户体验的缺陷。你的文档应该进行相应变更以反映产品情况，并且你应该持续检查其准确性。

有时，你的产品可能会经历重大变更，以至于需要大规模更新手册中的所有屏幕截图。在开发过程中预留时间，以便将文档更新到最新状态。

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编写技术手册的最佳实践

聚焦于要解决的问题

在编写技术手册时，通常会在特定文章中阐述您想要解决的具体问题。请在引言中清晰地说明问题，并专注于每篇文章解决一个单一问题。您不希望用过多信息压倒用户，或用大量技术细节分散他们的注意力。

按顺序呈现说明

在呈现手册时，请确保按顺序构建步骤，以免让读者感到困惑。每一步都应该在逻辑上承接上一步，并帮助客户遵循流程。

使用简单的语言

使用过于专业的技术术语只会让读者感到困惑，并在他们寻找简单答案时感到沮丧。使用您的客户易于理解的语言，如果必须使用技术术语，请进行解释或链接到术语表。

添加目录

对于长篇文章，在开头添加目录，将内容分解为标题，会非常有益。这对于可能希望滚动到相关部分的用户很有用，可以避免他们阅读整篇文章。

在必要时添加图片

正如我们已经提到的，提供能够使您的手册生动起来并提高用户理解力的图片至关重要。图片不应纯粹是装饰性的，而应以某种方式用于解释文档的某一部分。

教育用户了解安全说明

在编写文档时，不要忘记包含教育用户了解安全说明的信息。学习如何正确、安全地操作产品是培训手册的重要组成部分，应在一开始就予以包含。

为残障用户考虑

在发布文档时，您应该考虑其呈现方式。例如，使用无衬线字体以及文本与背景的高对比度颜色。这些可访问性考虑对于可能存在视力障碍等问题的残障用户至关重要。

创建技术手册的有用工具

Baklib (帮助创作和发布工具)

在考虑发布技术手册时，您需要找到一个帮助创作工具来托管您的文档。这正是Baklib可以提供帮助的地方。它是一款易于使用的创作和发布工具，允许您创建和审阅文档，然后发布到面向用户的门户网站。

选择Baklib有很多理由。例如，它提供先进的搜索功能，使客户能够搜索他们想要查找的内容。发布系统稳健可靠，允许您的团队协作处理文档，并在内容上线前进行预览。

Baklib提供高级分析功能，让您深入了解文档的性能，包括用户的人口统计数据。

借助 Baklib，您可以创建多个知识库以满足您的需求。每个知识库都可以进行广泛的自定义，以匹配您公司的品牌形象。内容被组织成易于移动的类别和子类别，从而为用户逻辑清晰地呈现您的内容。

这是一款直观的技术文档软件，可以轻松添加您的内容并将其与任何应用程序集成。快来试试 Baklib 吧！

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Adobe Illustrator (图像编辑工具)

Adobe Illustrator 是一款基于矢量的图形软件，它可以让您为移动屏幕缩小图像，或放大到较大尺寸而不会损失质量。Illustrator 包含了为网络和印刷创建及处理图像所需的所有工具。即使其他人没有安装 Illustrator，也能轻松分享您的工作并获取他们的反馈。

Snagit (视频编辑工具)

Snagit 是一款来自 Techsmith 的流行屏幕捕获和录制软件，可让您快速捕捉屏幕和摄像头画面，添加上下文内容，并在您首选的平台上分享图像、GIF或视频。您可以截取屏幕内容，进行调整，例如添加箭头、编号步骤或高亮显示。您还可以将摄像头视频转换为GIF，以便轻松分享。

Microsoft Visio (图表工具)

使用 Microsoft Visio 创建流程图和图表，让您的团队可以在组织结构图等项目上协作。您可以彻底改变使用和可视化数据的方式，并更好地象征流程。Visio 附带数十个即用型模板和数千个可自定义形状，使得创建强大的视觉效果变得轻松有趣。

Windows 截图工具 (Snipping Tool)

截图工具是 Microsoft Windows 操作系统中自带的截图程序，包含在 Windows Vista 及更高版本中。截图工具可以捕获打开的窗口、矩形区域、自由形状区域或整个屏幕的截图。然后，您可以使用鼠标对截图进行标注，并将其存储为图像文件。

Adobe Framemaker 是用于编写和发布技术内容的市场领先软件。您可以使用 XML 和 DITA 编写智能内容，为客户创造丰富、沉浸式的体验。它非常适合从 Word 迁移现有内容，并且可以轻松处理样式复杂的长篇文档。Framemaker 允许您利用在线审阅功能与主题专家协作。

使用 Baklib 创建的技术手册示例

使用 MS Word 创建的软件技术手册

你准备好了吗？

为用户创建技术手册需要时间和精力，但由于其带来的回报，这一切都非常值得。用户能够自行排查问题，从而极大减少向支持团队提出的请求。通过投资于客户体验，您的品牌声誉将得到提升。随着用户能更轻松地理解和使用您的产品，客户留存率也将大幅提高。

如果您遵循本文概述的步骤，您将能很好地为用户构建一份出色的技术手册。别忘了，您还需要合适的软件——这正是Baklib可以提供帮助的地方。使用Baklib平台，您可以创建美观的技术手册，并受益于卓越的发布流程和文档审阅周期。