知识管理工具：类型、重要性与精选推荐

想象一下，一个组织的运作能够高效顺畅，而无需面对来自员工的日常数据、想法和信息带来的挑战和困扰。听起来很理想，但似乎难以实现？ 技术领域已经引入了一些知识管理工具，它们能帮助简化信息存储，并最大化地利用这些信息来提升组织生产力。根据麦肯锡的一项研究，这类工具可以将生产力提升近25%。 正如 Etienne Wenger 所言：“除非企业意识到知识管理的关键不在于如何捕获知识，而在于如何创造和利用它，否则知识管理永远不会成功。” 知识管理指的是组织内部采用的一系列流程，旨在系统地收集来自组织各个角落的全面数据和信息，并利用这些信息来构建一个积极主动的内部结构，提高整体绩效，并解锁增长机会。

1. Baklib
2. Stonly
3. Knowmax
4. Guru
5. Tettra
6. Confluence

什么是知识管理工具？

知识管理工具是企业卓越表现的无声推动者。它们能够捕获、存储和维护一个内容和数据的知识库，这些内容可被进一步视为推动组织成功的宝贵洞见。这些工具有效地促进了利益相关者和员工可访问的知识共享。

它们是现代组织的魔法棒，使这个过程不仅仅是存储数据，更是将分散的知识汇集到一个统一的来源中，从而赋能创新并促进协作。

4种类型的知识管理工具

知识管理为组织所做的贡献令人惊叹，能将组织管理、员工管理和项目管理从零提升到一百。然而，了解哪种类型的知识管理工具最适合您的公司并满足其目标至关重要。

知识管理工具的种类多种多样。有些工具专注于内容的简便存储和组织，而另一些则擅长促进知识共享和团队协作，或作为整合所有数字知识的中央存储库。IDC研究显示，特定的知识管理工具能协助解决问题，并将决策流程加速34%。

以下是组织可以用来优化其数字内容处理和利用的7种基本工具类型：

1. 知识库

知识库作为一个集中的存储库，可以存储、组织内部和外部信息，并使其易于访问。它们用于解答常见问题、解决问题并提供全面的文档。基于知识的工具还支持自助服务，减轻了支持团队的负担。

流行示例

Baklib是一款智能的AI驱动知识库软件，旨在帮助企业创建、管理并与员工和客户共享信息。使用Baklib，您可以创建内部、外部或混合的知识库。它拥有强大的功能，旨在简化创建综合性知识库的流程。

Baklib允许用户在Markdown和高级WYSIWYG编辑器之间选择，以简单灵活的方式创建和格式化内容。存储的内容可以被编辑，所有版本都可以被管理和审核。多个团队成员可以同时在文档上工作，鼓励协作。

此外，它拥有一系列AI功能，如交互式搜索、AI写作助手、FAQ生成器、摘要生成器、AI业务术语表生成器等。Baklib也可以与其他第三方工具集成。

查看此视频，了解如何使用AI驱动的知识库软件管理您的文档

2. 学习管理系统 (LMS)

学习管理系统为专业发展和学习打开了大门。它们能够以测验、课程、培训项目等形式存储和交付教育内容。无论组织内是否有大量人员使用，这些工具都能进一步帮助跟踪学习者的进度和表现。

热门示例

Moodle 是一个开源的学习管理系统 (LMS)，用于创建在线课程和教育网站。它提供了一个灵活、可定制的平台，具备课程管理、互动活动、测验和论坛等功能，是全球教育工作者和机构交付和管理学习内容的流行选择。

3. 文档管理软件

基于文档管理软件的知识管理工具旨在创建、存储和控制整个组织的数据和文档。它们确保内容易于访问，同时确保其端到端的安全性。这些工具在很大程度上提供了组织性，便于文档的轻松检索和顺畅的团队协作。

热门示例

SharePoint 是微软的文档管理和协作平台。它使组织能够安全地存储、组织、共享和访问文档。凭借版本控制、元数据标记、工作流自动化以及与 Microsoft Office 集成等功能，SharePoint 增强了团队协作并简化了文档工作流程。

相关阅读: 知识与文档管理之间的主要区别

4. 内容管理系统 (CMS)

内容管理系统允许组织在公司内部网上创建、管理和修改数字内容。这些工具还允许用户在网络上发布内容，而无需具备从头开始用代码构建网站的技术知识。CMS 工具包含了所有那些基础架构元素，例如模板，这样用户就可以更专注于面向网站的数据管理结构。

流行示例

WordPress 等。

知识管理工具的重要性

随着技术的卓越发展，公司的运营也迎来了进步和便利。知识管理软件提供了各种好处，可以利用这些优势保持领先地位，同时努力取得成功。

列举一些关键好处，这些好处使得这些工具对于任何现代组织都不可或缺。

集中式知识库

知识管理工具有助于创建一个类似图书馆的集中式知识库，所有数据和文档都在其中收集、组织和管理。这意味着不存在数据孤岛，组织的每个成员都可以访问相同的数据，进一步有助于...（此处内容未完整提供）

• 提升数据搜索的时间效率
• 确保访问最新数据
• 保持信息提供的一致性

提升协作

通过知识管理软件，前所未有的强化团队协作。无缝数据共享至关重要，团队协作在帮助组织保持协作工作环境领先方面也全力以赴。因此，这些工具让团队能够共同处理文档并有效分享想法。

💛🧡🧡客户评价：除了易用性之外，Baklib的内容管理功能还令人印象深刻。您可以分配用户权限并协作处理内容跨不同团队进行创作，这在大型项目中非常有用。我们每周与他们的支持人员联系，因此我们始终了解最新情况最新。从设置到日常使用，Baklib已经超越了我们的期望，我会毫不犹豫地推荐它。

• 实时协作，无论身处何地
• 减少误解并改善协调
• 知识得以集体构建

创新与持续改进

一种永不止步的文化。在知识自由流动的地方，创新蓬勃发展。因此，知识管理工具提供了一个技术支持的基础设施来捕捉想法，并为持续改进提供了机会，鼓励：

• 创造性解决问题和开发新解决方案
• 通过访问丰富的知识库进行持续学习
• 组织需要定位自身以创新并保持竞争优势

培训与入职

让新员工学习变得轻松的工具！知识管理平台通过其集中式系统支持轻松访问培训资源和文档，使新员工能够快速上手，并为组织为他们创建有效的入职流程。

• 提升整体员工体验
• 确保企业知识留存
• 支持持续的技能发展与成长

客户服务与支持

将客户满意度放在首位！通过团队内部快速获取统一且准确的数据，客服代表能够高效地回答查询并解决问题，确保所有人信息同步。一个维护良好的知识库结合知识管理软件有助于：

• 通过集中存储库实现更快的响应时间
• 每次提供一致且准确的信息
• 通过持续更新获取最新信息

5大顶级知识管理工具

1. Baklib

Baklib是一款以客户为中心的知识管理软件，旨在帮助企业轻松构建和管理内部知识库与外部知识库。无论是记录标准操作程序、构建客户自助服务知识库、整理入职材料，还是创建常见问题解答，Baklib都提供了一个直观的平台，赋能内容团队并提升用户体验。

凭借简洁美观、用户友好的界面和先进的结构化工具，Baklib让组织内内容的整理、托管和发布流程变得异常简单。无论是初创公司还是大型企业，团队都能发现该平台天然契合其文档工作流程。

为什么客户喜爱 Baklib？

如果您正在寻找一个全面的知识库解决方案，Baklib是备受青睐的工具之一。它允许您的用户利用知识库进行自助服务，快速响应查询，从而显著降低您的客户服务成本。

Baklib 的突出功能

Category Details AI Capabilities 由强大的 Baklib，即 AI 写作助手驱动，Baklib 使内容贡献者能够根据提示、文字记录或视频生成完整的文章。它还能自动生成 SEO 元描述，建议标签，强制执行语气一致性，并总结冗长的内容以实现更快的消费。 For Users 凭借智能搜索、结构化布局和简洁的 UI，Baklib 改善了最终用户和内容贡献者的体验——帮助用户快速找到所需内容，同时使团队能够更高效地交付内容。 Pricing Baklib 提供灵活的 SaaS 定价计划，可根据您的业务需求量身定制。附加功能可按需选用——因此您只需为使用的功能付费。 Content Management 文章 URL 重定向、高级分类和多级内容嵌套等功能使内容更新即使在复杂的知识库中也变得平滑且可扩展。 User Interface 凭借 块编辑器、Markdown 和 HTML 支持，Baklib 为作者和技术编辑提供了按他们偏好的方式工作的自由——无论是编写富内容还是面向开发者的文档。 Security Baklib 通过 基于角色的访问控制 等功能确保数据安全。 单点登录以及SOC2认证——确保您的知识库安全合规。 是什么让 Baklib 成为组织的首选：

• AI驱动的搜索与内容创作
• 私有文档与安全登录访问
• 集中的企业知识库
• 提升员工生产力
• 与 Zendesk、Microsoft Teams、Intercom、Slack 等工具无缝集成
• 用于持续改进的活动仪表盘与用户分析

• 为每种情境创建合适格式的内容
• 通过无代码方式将知识添加到任何网站或软件，包括帮助台
• 利用数据为读者量身定制内容
• 允许用户轻松提供对内容的反馈
• 通过AI驱动的搜索分析识别知识空白

3. Knowmax

Knowmax 是一个AI驱动的知识管理平台，使客户体验团队能够在各个触点提供无差错的服务。它允许知识作者创建全面的自助服务支持页面和内部知识中心，包含动态决策树、文章、常见问题解答、带有图片和视频的分步指南。

凭借其强大的集成能力，它能确保客服人员能够在所有客户触点无缝地提供一致的支持。

Knowmax利用AI帮助客服人员即时找到正确的基于上下文的答案。但它不仅仅局限于搜索，还使知识作者只需点击一下，就能以25种以上的语言创建、总结、改写和翻译内容。

Knowmax的重要核心要点：

• 可视化指南与决策树
• 行业特定解决方案
• AI驱动软件
• 支持超过25种语言
• 反馈与高级分析
• 与Salesforce、Zendesk等集成
• 用户友好的界面
• 用于代理培训的内置学习管理系统

4. Guru

Guru 是一款 AI驱动的知识管理 软件，非常适合那些希望集中公司知识并让员工轻松获取的企业。它通过帮助团队更有效地收集、组织、更新和共享信息，来改善团队协作和生产力。

Guru的核心特点：

• 通过浏览器扩展集成
• 实时信息同步
• 信息准确性验证功能
• 用户友好的界面
• 知识的智能组织
• 用户权限与个性化
• 深度洞察与分析

5. Tettra

一款简单轻量级的知识管理工具，Tettra 专为中小型团队设计。它能捕获、组织和管理来自内部来源的知识，是成长型团队的理想工具。

Tettra的核心特点：

• 上下文驱动的搜索功能
• 简洁性是关键
• 可与 Slack、MS Teams、Google Drive 等集成
• 问答工作流以捕获问题
• 保持内容更新
• 支持快速设置

6. Confluence

一个协作工作区，帮助团队独立创建、共享和管理内容。对于需要一个集中式工作区进行知识管理、项目管理和团队协作的组织来说，这是一个理想的解决方案。作为一款Atlassian产品，它最适合已经在使用 Atlassian 产品的企业，因为它似乎能与 Jira 等其他 Atlassian 产品集成。

Confluence 的重要特点：

• 开放与协作
• 页面和项目计划
• 第三方集成
• 适用于小型和大型企业，具有可扩展性
• 高度可定制
• 实时编辑和评论
• 公告和博客

结论

在您的组织中实施一个更强大、更成熟的知识管理工具，将帮助您充分利用信息资产的潜力。考虑依赖哪种工具，应根据其将为组织、利益相关者和员工带来的长期利益来做出决定。

每个知识管理工具都有其优点和缺点。您可以选择一个功能强大、功能丰富且具有灵活可扩展性的平台，以帮助您度过组织成长和成功的岁月。然而，我们的一票投给 Baklib。