拒绝低效的知识管理，从选择一款好的知识库工具开始

你的企业/团队是否正在面临以下困扰？命中2个说明在日常的工作中缺乏了对知识（资料、文档、经验）有效的管理。

知识管理是在企业中建构一个量化与质化的知识系统，让企业中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以应对市场的变迁。

根据Delphi Group的调查显示，企业知识的42%是存在员工头脑中的隐性知识，26%是纸质文档，20%是电子文档。仅仅只有12%是存在电子知识库中。

名词解释：隐性知识是指隐藏在员工头脑中的、不易公开共享出来的那部分知识，例如经验诀窍、深度的专业知识等，难以汇总和分享，而隐性知识是组织创新的源泉。

电子知识库作为知识集中存储的平台，实现了统一的内容共享。且内置了严格的权限分级和快速搜索功能，有效的帮助了知识的收集、保护与分享。只有当知识存储在电子知识库中，才能真正对企业的发展起到推动作用。

因此要做好企业知识管理一款好的电子知识库工具必不可少，好的知识管理工具可以帮助团队和企业，做到有效的知识管理和应用，提高员工的工作成效，减少错误的重复发生。下面小编将教大家如何挑选合适的电子知识库工具。

一个好的电子知识库工具需要具备以下7点：

知识收集的多元化：支持多种知识类型一键收集图片、视屏、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）支持多种种类的知识收集关系到了知识迁移的成本，团队和企业需要重视。

知识是否方便结构化存储：对于团队企业来说知识的存储量较大较杂需要知识管理工具能结构化的分类存储，例如多级栏目标签管理....

产品上手难简度：产品使用上越简单越好，如果需要一定的技术基础的话不方便知识库在企业中推广开来，没法做到人人皆是知识创作者。无法沉淀所有人的知识那知识管理的效果将大大折扣。

产品的使用成本：使用成本的高低大大的关乎到了性价比，在知识库产品的选择上建议大家选择试错成本低的工具。

分享是否方便搜索是否容易：分享的便利性很大程度影响到知识的流通与利用是知识管理工具必备的重中之重。分享不方便无法解决信息孤岛的情况。对与内容资料很多的知识库而言一个好的搜索功能是刚需。

编辑轻松多人协作：还是管理工具除了存储管理知识外很重要的一点是编辑内容，编辑的化就要考虑编辑器是否好用主流的富文本和Markdown的编辑方式是否都具备，团队协同这块也相当重要毕竟是企业和团队。

多重权限管理数据可备份：知识库是企业和团队资料的汇总，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权利从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云知识库平台就应提供此类的功能。

FTP服务器类：最早的知识库搭建方式，建设成本低；但是难维护、难检索，管理困难自动化程度低，且移动端体验较差。
企业内网Web：企业内网Web知识库广泛应用于大中型企业当中，构建复杂，消耗资源大，同时需要专业的IT人员维护，检索困难，移动体验较差。
网盘类：这是现在小型企业用的最多的类型，将知识库存储到网盘上，方便共享。这种知识库构建简单，成本低，但是展示效果弱，不方便检索。
SaaS云服务类：随着云计算的发展，基于SaaS云服务的知识库方案已被越来越多的用户所接受，SaaS类知识库结构简单，无需支付硬件费用，无需维护，初始化难度低，便于管理便于展示。移动端适配效果好。

由以上几类主流知识库构建方案的大致对比可以看出，SaaS云服务类的知识库构建工具拥有易部署、易使用、易管理、易分享等优势。伴随这5G与云技术的发展，SaaS类的云服务企业知识库构建方案将成为主流趋势。

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