如何创建技术文档及示例

无论是简单还是复杂的软件产品，都应配备技术文档，以帮助利益相关者和开发人员理解软件开发过程。这还不够，还需要产品文档和用户手册，以利于客户上手和使用产品。

没有技术文档，开发人员和客户就对你的软件目的一无所知。排查问题和确保软件正常运行会变得困难。

技术文档是软件运行的一个重要方面，不应在发布周期中被跳过。无论是发布说明、知识库还是用户手册，请记住，51%的客户在在线购买时希望在网站上看到常见问题解答部分。

“有文档才算完成”是任何构建软件产品的人的座右铭，意味着文档不仅仅是项目的副产品或事后考虑。它弥合了开发人员和软件用户之间的差距，以及参与构建软件的人员之间的差距。

技术文档描述并解释与您的软件产品相关的所有内容，从面向团队的内部文档到为最终用户编写的外部文档。它涵盖了与软件产品开发相关的所有书面文档，在整个软件开发生命周期中会创建多种不同类型。

它清晰地描述了产品的特性和功能，以便任何人都能使用。其主要目标是向目标受众解释产品的特定方面。尽管形式多样，但大多数技术文档都发布在网上，通常由技术作者、开发人员和项目经理编写。

技术文档应当清晰、简洁、准确，并能实际解决用户的问题。

技术文档对您的软件公司至关重要。以下是一些原因。

当您的产品团队能够获取正确的技术文档时，他们可以更快地做出决策。他们无需在协作工具中翻查电子邮件或历史记录，而是可以立即查阅与软件一同产出的文档，这些文档解释了所有工作原理并记录了决策背后的原因。

用户的情境帮助

当客户使用软件时，他们可以边使用产品边访问您的技术文档以获得使用工具的帮助。文档可以在应用程序内显示，这样客户在遇到问题时就不必切换上下文。这提高了您软件产品的整体可用性和体验。

营销工具

拥有强大的技术文档使向潜在客户宣传产品变得更加容易。许多客户会深入研究您的产品如何工作，技术文档可以比典型的营销材料更深入地解释您的软件功能。

减少技术支持电话

当您拥有全面的技术文档时，客户在遇到技术问题可以查阅文档。这减少了您技术支持热线收到的来电数量，意味着您可以用更小的预算支持更多客户。大多数客户更喜欢自己解决问题，而不是等待别人帮助。

记录开发者的想法

您的软件文档可以记录您的开发者对软件产品的想法。即使您不立即实施它们，在以后您也可以回顾那些您可能想要考虑的功能或其他您想要进行的更改。开发者不一定在以后记得他们的想法，因此您的文档是保存记录的好地方。

为未来项目提供路线图

您的技术文档是您未来想要开发项目的路线图，记录您为产品开发制定的计划以及您正在筹备中的新功能。它确保团队中的每个人都在同一页面上，并朝着一个单一的目标努力。

增强与利益相关者和开发者的沟通

文档是一种重要的沟通形式——您的利益相关者和开发者无需直接交谈即可获取有关软件的信息。您的文档为后代保存知识，并让您的团队能够回顾之前已完成的工作，以便为未来的决策提供参考。

了解更多： 什么是技术文档软件？

技术文档的类型及示例

技术文档有许多不同的类型——我们现在来一一介绍。

软件开发生命周期中的技术文档

这是您为开发人员和其他团队成员准备的幕后软件文档。

系统管理员文档 – 通过记录支撑安全策略的配置细节和程序来改进和验证安全性。它们涵盖安装和更新，以协助系统管理员进行产品维护。

产品需求文档 – 为产品的技术设计输入要求提供单一的参考点，并解释产品必须如何运行才能满足客户需求。

用户体验设计文档 – 一份产品从概念到当前发布的工作文档，包括内容模型、共情图、体验地图、心智模型和用户画像。

源代码文档 – 确保代码可读、能被开发者快速理解且易于维护的软件文档。它包括可以解释代码中不明显部分的代码注释。

开发文档 – 使开发者能够使用您的API，并显示您的软件是否能解决他们的问题。

维护指南文档 – 告诉用户如何有效维护系统，可包含软件支持环境的定义、维护人员的角色与职责。

产品知识库 – 关于您软件产品的信息库，包含为希望自行解决问题的客户提供的答案。

想了解如何为客户创建SaaS产品文档，请访问相关资源。

用户手册 – 包含如何安装和操作产品的详细信息，列出硬件和软件要求，全面解释产品功能以及如何充分发挥其作用。

继续阅读： 2024年顶级在线用户手册工具

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项目文档 – 记录关键项目细节并生成成功实施项目所需的文档。它可以包括项目提案、业务需求文档、商业案例、项目计划和项目状态报告。

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另请阅读：需要跟踪的顶级技术文档关键绩效指标

创建卓越技术文档的8个步骤

以下是您需要遵循的步骤，以创建既成功又对用户有帮助的技术文档。

确定受众类型与文档类型

首先，你需要明确文档的目标受众。他们是你的客户、其他开发人员、产品团队还是其他利益相关者？了解受众后，你将能够调整文档的语气和风格，使其更具相关性和吸引力。

如果你不清楚受众是谁，你的文档就会缺乏重点，难以提供有效帮助。在文档流程的初始阶段定义受众，将有助于文档创建，并确保你拥有清晰明确的目标。

研究主题

确定受众后，你需要研究文档中将要涵盖的主题。如果对自己要写的主题没有清晰的认识，就无法创作出有效的技术内容。在此阶段，最好与团队合作，集思广益讨论不同主题，并将各种研究任务分配给不同的团队成员。

重要的是要问自己以下问题：

💛🧡🧡客户评价：总体而言，Baklib 在部署灵活性方面对我来说是一个改变游戏规则的工具。该工具是一种混合云解决方案，适合我们的环境及其复杂性。我喜欢这些块的多功能性，它们可以在一个地方用于创建、测试和部署它们。更详细的指标对于跟踪活动和确保一切正常非常有用。支持团队也非常友好，总是愿意帮助解决可能出现的任何问题。

• 我们希望技术文档包含哪些领域？
• 我们希望通过技术文档实现什么目标？
• 我们是否有任何现有文档可以借鉴？

确保主题研究是团队协作的过程——你无需独自完成。

获取知识

在撰写文档时，你可能不会是唯一的作者。你需要与团队中的其他利益相关者合作，才能产出技术文档。在此阶段，你需要与主题专家合作，获取用于撰写文章的知识。

花时间确定谁最适合撰写技术文档的不同主题，并联系他们分配任务。您也可以对主题专家进行访谈，然后亲自编写内容。

详细记录您的主题和负责提供内容的人员，并跟踪您的内容处于哪个阶段。

设计模板和组织内容

虽然文档最重要的部分是实际的书面内容，但考虑最终用户视觉上如何看待您的文档也是一个好主意。您的目标是建立一个组织良好且视觉上吸引人的文档站点，而不是一堆设计糟糕、对任何人都没有帮助的笔记。

在设计文档时，请考虑内容的结构和导航。用户通常查阅技术文档是为了找到特定信息或问题的解决方案，因此您的设计应能让他们快速完成任务。

请记住将信息分类到用户可以高效搜索的类别和子类别中。理想情况下，您应该提供一个搜索栏，用户可以使用它立即跳转到他们正在寻找的信息。

开始内容创作

您应该已经通过文档研究和与主题专家的协作启动了写作过程。编写技术文档是一项团队工作，将有许多贡献者参与这一协作过程。

如果尚未进行，请与团队会面，根据成员的技能将内容任务委托给最合适的成员。当作者从大纲开始，并针对特定用户定位其文档时，就能创作出最好的文档。

您的文档应从每个计划涵盖主题的高层级大纲开始。收集您内容所需的其他材料以及任何辅助视觉内容。

请记住使用清晰、直白的语言进行撰写，确保用户易于理解。不要假设读者拥有与您相同水平的先前知识——应包含尽可能多的背景信息以帮助理解。用必要的篇幅阐述观点即可，无需赘言——在文档方面，少即是多。

与您的团队一起审阅和协作

一旦开始撰写内容，您就需要引入主题专家来审阅内容的准确性。应在初稿完成后和终稿完成后分别请他们提供对文档的反馈。初稿阶段，您希望获得关于文档大体框架和流程的反馈，而非对拼写和语法的意见。只有在最终审阅阶段，才需要针对您撰写内容的方式进行深入批评。

寻求团队其他成员的同行评审，他们可以测试您的技术文档的可用性。请他人通读您的文档，并记录下任何他们感到困惑或迷失的部分。获得同行评审反馈后，将这些修改意见整合到您的文档中。

同时，请查看我们关于如何测试技术文档的可用性的文章

发布内容

当您多次审阅内容后，就是时候发布文档，准备面向您的受众了。文档上线后，请再次检查是否有任何最后一刻的更新，并确保其没有错误。

发布内容时，您可能希望使用像 Baklib 这样的知识库软件来托管您的文档。它内置了信息架构和分类组织，同时配备了突出的搜索栏并具备移动端响应能力。

在您的站点上线后，您可能需要通过收集用户反馈来进一步测试文档的有效性。审核文档的导航结构，确保用户可以轻松浏览并找到他们所需的内容——识别并修复诸如失效链接等问题，并确保导航元素正常运行。

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基于分析数据更新和管理文档

您的技术文档工作永无止境。如果您使用合适的软件，您将能够查看分析数据，了解您内容的有效性。您应该持续审查和更新文档，避免其内容过时。

您需要确保文档与新的产品发布和更新保持同步。根据从分析数据中获得的洞察（例如失败的搜索或负面的文章评分），为您的文档内容安排定期的维护计划。

如果您使用合适的软件，您可以保存文档的先前版本，以备日后需要回退时使用。

技术文档的注意事项

应该做的：

• 保持简单明了——不要过度复杂化您的文档或使用复杂的语言。
• 始终以用户为中心——无论何时编写文档，都要确保清楚它是为谁而写。
• 使其可视化——如果能用图像表达您想传达的内容，那就这么做。
• 进行彻底的审核流程——如果可能，确保在编写阶段有多人审核您的工作。

不应该做的：

• 假设受众熟悉您的主题——始终尽可能提供更多背景信息。
• 使用被动语态——始终使用主动语态："他按下了按钮"而不是"按钮被他按下"。
• 使用缩写——如果必须使用缩写，请在其旁边明确说明缩写的含义。
• 试图搞笑——对您来说可能有趣的事情对读者来说可能是侮辱或冒犯。

最后的想法

不要低估技术文档对公司整体成功的重要性。它是沟通的重要组成部分，意味着无论客户还是团队的利益相关者提出问题，您的团队成员都不必每次都要随时待命。

你不必以沉重的心情去处理技术文档——如果你遵循我们在本指南中概述的步骤，那么你将顺利创建对用户有帮助的内容。他们将能够更有力地使用你的产品，并从中获得更多乐趣，这正是技术文档的目标。