技术写作团队理想的组织架构

技术写作者通过为公司创造新知识而具有重要价值。如果您的公司正在开发软件产品，技术写作者会参与软件文档、用户体验微文案和故障排除指南的制作。如果您的公司正在开发硬件产品，技术写作者会参与技术文档和合规性文档的制作。如果您的公司是服务提供商，技术写作者则会撰写用户手册、标准操作程序、服务文档等。技术写作者在整个组织结构中处于什么位置？理想情况下，他们应该向谁汇报？更重要的是，在为公司增加业务价值方面，该团队的角色和职责是什么？

技术写作者最终归属的团队很重要，因为它影响着公司如何看待技术写作者，也影响着技术写作者如何获取资源、技术工具以及通过治理流程影响公司关键决策的能力。

技术文档工程师在SaaS产品公司中的汇报路径通常是通过其经理向产品总监、产品经理或首席产品官汇报。这有助于技术文档工程师更紧密地与开发人员、产品经理、质量保证团队和用户体验设计师合作，从而在产品功能、操作教程和发布说明方面产出更全面的文档。与开发人员的紧密合作有助于技术文档工程师更好地理解产品功能特性，从而制作出更准确的文档。由于技术文档工程师拥有更多产品知识，他们也能更有效地捕捉产品功能的细微差别。这种设置还有助于用户体验设计师和技术文档工程师产出更具针对性的信息和文本。建议让产品经理、技术文档工程师和用户体验设计师向产品管理总监或首席产品官汇报，以形成一个运作良好的文档团队。 在一些SaaS产品公司中，也存在技术文档工程师向客户支持经理或总监汇报的情况。技术文档工程师通常与支持代理人员紧密合作，这会导致产生大量的故障排除指南，并对现有文章进行内容增补。对于那些支持工单量很大，且技术文档工程师的关键绩效指标是提高自助服务率的公司来说，这种结构非常有益。然而，它确实会影响软件文档的质量，因为要产出高质量、详细描述产品功能、配置指南、API等的软件文档，需要一个过程驱动的机制。

有些情况下，技术文档编写者向营销经理汇报，专注于编写文档以吸引流量。另一些则更侧重于通过软件文档实施SEO相关实践，以产生潜在客户/销售线索。在某些情况下，技术文档编写者可能向开发者布道团队汇报，他们需要经常与客户互动以收集产品反馈，并为开发者制作更多的教育材料。

尽管如此，技术文档编写者为SaaS产品创造新知识带来了巨大价值。鉴于SaaS产品需要频繁发布，技术文档编写者必须灵活应变，在有限的时间内制作出高质量的文档！

技术文档撰写人汇报给 优点 缺点 产品总监/首席产品官

• 与开发人员紧密合作
• 高质量的软件文档

• 与客户支持部门流程驱动的协作

客户支持经理

• 能够帮助实现减少支持工单数量的业务目标
• 能够制作故障排除指南并鼓励客户自助服务

• 软件文档未得到更多重视
• 与软件开发人员流程驱动的协作

客户成功经理

• 更专注于解决客户问题
• 客户教育优先，从而产生更多教程

• 与软件开发人员和客户支持团队流程驱动的协作

营销团队

• 重点是通过SEO实践为文档站点带来流量

• 与软件开发人员和客户支持团队流程驱动的协作

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开发者布道

• 重点是从客户那里获取反馈以改进产品功能并加强文档

• 与软件开发人员和客户支持团队流程驱动的协作

硬件产品公司的技术文档撰写人

硬件产品公司的技术文档撰写人大多向产品负责人或生产经理汇报，负责产品技术文档和硬件规格文档。他们大量参与为硬件认证（如CE、FCC等）制作合规文档。这适用于受严格监管的行业，如医疗保健、国防等。

与硬件设计团队、生产工程师、工艺工程师以及车间内的质量保证团队密切合作，有助于技术文档工程师产出更全面、高质量的文档。

服务公司的技术文档工程师

在服务行业，技术文档工程师通常向公司治理团队或首席运营官汇报。他们的主要工作是创建服务手册、一线员工的标准操作程序、合规文档、安全规程、风险缓解计划等。在公司向新流程或新技术工具过渡期间，技术文档工程师也参与变更管理流程。鉴于服务业受公共机构监管的性质，技术文档工程师在保持其工作与时俱进方面发挥着至关重要的作用，以确保服务顺畅交付，同时遵守相应的法规和法律。

结论

技术文档工程师在基于产品和服务的公司中，在创造新知识方面扮演着至关重要的角色。他们还肩负着通过与公司内各利益相关者协作，保持这些知识库内容更新的重大责任。技术文档工程师的汇报路线非常重要，因为它明确了他们的目标和重点。技术文档工程师是被视为成本中心还是收入创造者，取决于他们所在的业务部门。因此，赋能技术文档工程师以最大化其产出至关重要。