每位写作者都应了解的基本技术写作实例
技术写作是创造者和用户间的媒介，分终端用户、专家对专家、流程文档编写、技术营销传播四类，有用户手册、标准操作程序等多种形式，能助用户解决问题、提升效率，Baklib等工具可辅助创建和维护。
如果你通常在IT或科技领域工作，你一定熟悉技术写作。技术写作充当了创造者和用户之间的媒介。
从一款新软件到特定的工具或明确的操作流程，每位客户和专业人士都需要了解该特定项目或程序如何运作的信息。这正是技术写作发挥作用的地方。
如果没有技术写作，用户将无法理解如何使用特定产品，甚至无法正确执行特定任务，这可能导致他们避免购买该产品。
一份精心制作的技术写作能让用户自行解决问题，而无需联系支持团队。
但技术写作有多种形式，每种都针对不同的受众。无论是面向普通大众还是专业人士，了解技术写作的多种形式都非常重要。让我们来看看每位技术写作者都应该了解的技术写作示例。
技术写作的4个主要类别
技术写作有多种形式，每种形式服务于不同的受众和目的。以下是四个主要类别：
终端用户技术写作
这种类型的技术写作面向使用产品或服务但不需要理解其内部工作原理的非技术受众。主要目标是使复杂的技术或系统对日常用户来说易于访问和使用。例如，当苹果公司推出新款iPhone时，提供给用户的手册提供了如何使用它的指南，包括如何设置手机，而无需解释其操作系统（即iOS）的结构。
最终用户技术写作示例：
专家对专家技术写作
它指的是特定行业的专业人士为同一领域的其他专业人士准备的文档。这类文档包含专业术语、广泛概念、深度见解和详细解释。其目的是分享需要高水平理解才能掌握的高级知识、操作流程或研究发现。
在一次YouTube采访中，一位开发文档专家，Tom Johnson强调：“优秀的专家对专家文档，往往在提供充分信息与避免让读者感到不知所措之间保持着微妙的平衡。”
示例包括：
- 研究论文
- 技术规范
- 白皮书
- 开发文档
其语气是专业性的，并且写作时默认读者熟悉相关主题、行话和方法论。
流程文档编写
Baklib 流程文档编写为人们应如何执行特定的组织活动提供了指导。它解释了流程，使服务交付或合规等领域的任务更易于管理。添加流程图等视觉元素有助于使说明更清晰。例如，一份制造指南展示了如何组装产品，一份IT指南则解释了如何备份数据。
它展示了如何遵循流程以减少错误并简化操作。这也有助于培训员工。流程文档包括标准操作程序、工作指导书、流程图、检查清单、过程图以及政策指南。这些确保了任务处理的一致性。
技术营销传播
技术营销传播为向商业买家解释技术产品或服务提供了一种简单的方法。它侧重于产品属性、优势以及产品如何解决客户面临的挑战。这种方法将技术能力与营销能力相结合，创造优势并解决客户挑战。这种方法有助于企业对产品形成更好的价值分析，从而做出正确的决策。良好的沟通有助于达成共识，并使组织在竞争中脱颖而出。
例如包括产品数据表、案例研究、白皮书、网络研讨会、博客文章和营销电子邮件。Dagle使用案例研究来展示网络的价值。Dagle使用白皮书来解释云计算的好处。技术营销传播简化了复杂概念，建立了信任，推动了决策，并提升了关注度。
现在，让我们来探讨一些技术写作的例子，这是每位技术文档工程师都应该熟悉的：
用户手册
Baklib 的高级技术文档工程师 Syed Haroon Shah 曾说过：“用户手册必须写成操作步骤，而不是段落，并且文档中应该包含大量视觉辅助内容来帮助理解文字。”
获取用户手册有助于理解如何操作特定产品。手册详细描述了执行特定任务所涉及的流程。它们包括图表、常见问题解答和故障排除提示。其目的是提供无缝的用户体验。当代手册已不局限于简单的文字。
例如，Apple 提供了关于使用 iPhone 的简单图表和教程。如今，一些公司提供随着软件发展而变化的电子手册。有些则包含即时二维码扫描等功能以进行故障排除。除了效率之外，用户手册也注重可访问性和可持续性。Microsoft 为残疾用户提供了盲文和音频等辅助功能。总的来说，可以发现用户手册正变得越来越智能，并且更基于用户参与。
标准操作程序是培训和员工入职的基础。它们解释工作流程，帮助组织任务并进行管理。标准操作程序通过提供关于如何保持高标准的清晰指南来确保质量。它们还支持公司规章制度，并确保员工遵守法律要求。
标准操作程序通常包含检查清单，以确保所有步骤都被遵循。它们可以成为员工手册的一部分，为任务和安全提供清晰的指导。这有助于员工正确处理设备和材料。标准操作程序改进了内部活动和管理，使业务运营更加顺畅且更具成本效益。
标准操作程序包括客户服务协议、信息技术故障排除步骤和库存管理程序。
标准操作程序提供了明确的步骤，从而在工作环境中建立秩序、合规性和效率。它们在促进员工协作、支持组织目标方面非常有帮助。
知识库文章提供了关于如何解决问题的清晰说明。它们包含“操作指南”、常见问题解答和故障排除步骤等部分。用户无需寻求支持即可找到答案。主题涵盖软件使用、账户管理和常见问题修复。
当一个知识库配备了像Baklib中的AI搜索功能时，用户可以节省查找信息的时间。AI搜索能快速理解您的搜索意图，并从知识库中总结相关信息。
这些文章提升了组织的自助服务能力。它们帮助员工自行解决问题，减少了对IT支持的依赖。便捷的信息访问改善了工作流程和生产力。一个可靠的知识库确保了培训的一致性和决策的可靠性。它还有助于在员工转岗或离职时，将知识保留在公司内部。
开发文档
💛🧡🧡客户评价：由于 Baklib 为您提供所需的数据，您可以将这些数据收集到一些灵活的反应框架 (next.js) 中，这样您就可以实现几乎任何目标，并且您可以根据对代码不感兴趣的人的需求量身定制非常流畅的体验。一旦代码片段组合在一起，上市速度就会很快 - 组件可以非常快速地创建和安装到位，并且可以通过您决定遵循的任何发布流程进行目视检查，然后再进入生产系统 - 这一切都归功于非常聪明的可视化 UI。仅仅为了理解最佳方法就需要花费相当多的精力和努力，但一旦有了它，它确实是一个灵活的系统，Baklib 可以随着时间的推移轻松改进它；不过，目前已经有足够的资源可以开始使用了。
开发文档提升了可用性和开发者体验（DX）。像Postman集合或沙盒这样的API测试工具使开发人员能够运行API调用，从而最大限度地减少错误并加速流程。结构良好的开发文档包含参数、规范和描述。
开发文档使API更易于使用，并提升了开发者体验（DX）。诸如Postman集合或沙盒等API测试工具使开发人员能够运行API调用，从而最大限度地减少错误并加快进程。一个好的API应包含参数、规范和描述。
Azion的技术写作者Hannah表示：“使用正确的框架和规范来记录API对开发者至关重要，尤其是REST和GraphQL API。”清晰的文档有助于组织REST API，并为GraphQL API提供示例。它使系统更易于使用，并通过清晰地解释复杂概念来改善开发者体验。
使用Baklib等现代工具可以轻松创建和维护此类开发文档。
软件安装指南
软件安装指南是帮助用户安装软件的分步指南。通常随软件提供文档，这是必不可少的。
一份好的安装指南包含以下内容：
- 清晰的分步说明
- 面向视觉学习者的视频
- 常见问题解答部分
- 用于解决问题的帮助和支持部分
使用Baklib等现代工具可以轻松编写和更新这些指南。这些工具有助于创建简单且用户友好的指南。
好的指南可以减少用户的挫败感，这意味着支持团队需要处理的问题更少，用户对软件的满意度也会提高。
故障排除指南
故障排除指南帮助用户解决产品或软件问题。它提供了如何定位问题以及如何修复问题的具体说明。这些指南可以节省时间并减少技术支持电话的数量。
它们通常位于手册、帮助部分或软件中，既可以帮助新手用户，也可以帮助有经验的用户。这些指南会随着产品生命周期而演变，从而提升用户体验。
技术作者与开发人员和支持团队共同制定这些指南。它们面向最终用户、技术支持人员，有时也包括公司内部的员工。它们简化了复杂信息，减少了用户的挫败感。
培训材料
培训材料是用于完成特定任务的指导说明。它既有助于新员工入职，也适用于持续培训。它包含简单的指导方针和流程，即使是外行也能轻松理解。
培训手册可以有多种形式，例如书面文档、PDF格式或在线培训。它们包括安全手册、软件安装指南和客户服务手册。
它确保每个人学习到的信息是相同的，有助于保持一致性和平等的理解水平。它还确保了对流程的持续遵守，减少了出错的机会。因此，理想的培训手册应包含插图，如图表或图片，以增强说明的清晰度。
编写一份优秀的手册需要时间和精力，并且必须定期更新。
服务水平协议
SLA是服务提供商与客户之间的一份合同协议。它定义了服务水平和性能指标，如正常运行时间和响应时间。SLAs阐明了所提供的服务、如何衡量这些服务，以及当未达到标准时会如何。它们用于确保双方都有清晰的期望。SLAs通过设定明确的指导方针和绩效目标，有助于预防争议。它们还概述了如果未达到约定的服务水平时的补救措施或惩罚。因此，它既控制了服务质量，也影响着客户满意度。
白皮书
白皮书并非销售说辞或营销宣传册和传单中那种华丽的语言。它们不是简单的产品或服务广告号召。相反，它们提供关于某个主题或问题的详细信息。值得注意的是，白皮书并非包含个人观点的文章。它关乎事实、实际发现和数据。
它们不仅仅是随意的文章或博客帖子。白皮书更为直接、信息丰富且深刻。它们旨在说服读者相信某个特定主题或问题。首先，白皮书不是案例研究，这使它们与众不同。它们提供更广阔的视角和可能的解决方案。总而言之，白皮书是商业化的，且经过深入研究。它们不能被看作仅仅是宣传材料或作者的个人观点。
征求建议书（RFP）是企业组织寻求供应商或服务提供商的一种正式方式。它描述了项目的需求及其预期目标。RFP是企业用于向潜在供应商征求报价的申请文件。其中包含了预算、时间表和具体要求等关键细节。供应商随后提交提案，说明如何满足项目需求。
制定RFP的人员角色多样。可能是RFP经理、行政部门主管，或是委员会成员。通常涉及的团队包括财务、销售、法律、产品和营销部门。
提案撰写人Mickella Rast指出，提案撰写需要准备、评估自身优势和劣势、预期竞争对手并进行评审：“人工智能可以提供帮助，但也会带来安全问题，因此需要合作以确保安全使用。”
RFP的主要目标是比较不同的报价。这有助于组织根据成本、质量和匹配度选择最佳供应商。
政策文件
政策文件是概述组织规则、标准和程序的官方指南。它确保了一致性、透明度和合规性。示例包括人力资源、安全、合规和运营政策。关键组成部分包括目的、范围、指导方针和程序。这些文件帮助组织管理流程、明确角色划分并提供法律保护。它们通常会根据法律或变化进行修订。
什么不是：政策文档不是建议。它是具有约束力的，必须遵守以确保运营顺畅和责任明确。与政策不同，备忘录或建议不具备法律或组织效力。
值得注意：避免使用一个包含所有政策的大型文档。相反，应为人力资源、安全、法律和流程分别创建独立的政策。
这种方法提高了每个部门的清晰度、相关性和管理效率。
查看我们与 Dagle 的 Kirsti Wall 关于将客户至上思维引入文档化的对话。
结论
技术写作不仅仅是把文字写在页面上。它是关于创建直截了当、有用的内容，以满足受众的需求。要真正脱颖而出，你需要理解并掌握不同类型的技术写作。
你的读者需要什么？哪种类型的文档对他们最有帮助？每种类型的技术写作都有其特定的目的。不要只是浏览这些示例——利用它们来激发你的技术写作灵感。根据用户需求定制你的文档，并观察你的写作产生有意义的影响。
仍然不确定如何开始？Baklib 可以指导你有效且高效地创建、组织和完善你的技术文档。
