企业运营手册创建终极指南

每个企业都需要记录其操作、政策和流程，以便它们能够在整个组织中被理解和复制。为了高效运营，每个人都需遵循同一套手册，以便理解如何完成工作以及组织对他们的期望。

如果没有适当的文档记录，你的企业就如同在无舵航行。公司的运作方式将缺乏一致性，你将难以提供高质量的产品或服务。新员工会感觉进入了混乱状态，甚至连高级经理也对正确的流程感到困惑。

这就是为什么你需要一份企业手册——一份我们将教你如何通过简单步骤创建的出色企业手册。在创建企业手册时，你需要既全面又简洁，因为它将成为团队依赖的操作指南。

什么是企业手册？

企业手册是一种非常简单的文档，它汇集了公司的流程、实践和政策。企业手册也被称为公司手册，它明确了公司的流程并将其记录下来，供任何人学习。

你可能听说过标准操作程序。实际上，商业手册不仅包含这些，还包含更多内容。它将告诉员工公司如何运作，以帮助他们自行复制流程。通过使用商业手册，员工可以准确了解谁负责什么以及公司为何如此运作。

商业手册可用于许多不同的场景，从新员工入职培训，到现有员工的培训，再到为长期休假的员工提供工作覆盖。它作为一份指南，帮助想要理解公司宗旨及其如何运作以实现关键业务目标的员工。

商业手册的类型

您可能希望为您的公司创建几种不同类型的商业手册。

公司手册 – 这类手册提供公司的总体介绍，涵盖其使命、宗旨和价值观。员工可以了解公司的宗旨及其如何实现目标。

运营手册 – 运营手册明确说明了公司如何向客户提供服务。它让员工深入了解公司内每个人的不同工作角色。

销售手册 – 销售手册概述了员工向客户销售产品或服务时必须遵循的具体流程。

渠道手册 – 渠道手册是为与公司合作的第三方准备的，旨在告诉他们如何完成销售公司产品的流程。

市场营销手册 – 市场营销手册用于教导市场营销专业人员如何将产品销售给潜在客户，并开始引导他们进入营销漏斗的上层。

客户服务手册——客户服务手册指导员工如何为客户提供卓越的客户服务。

人力资源手册——人力资源手册概述了公司在管理人事时所遵循的政策和程序。

拥有商业手册有什么好处？

您可能想知道为什么您的公司应该花时间创建商业手册。以下商业手册的好处会让您觉得投入的时间是值得的。

为员工节省时间

当您拥有商业手册时，每次启动新项目或执行既定流程时都不必从零开始。员工只需查阅手册，就能了解过去的做法，避免遗漏可能降低生产力的关键步骤。

通过简单指令确保一致性

当员工有简单易行的指令可遵循时，无论由谁执行任务，您都能获得始终如一的结果。运营中的一致性有助于确保向客户交付相同质量的产品或服务，因为所有步骤都已妥善记录。

提升生产力与效率

如果员工不必浪费宝贵时间寻找信息或试图找到合适的咨询对象，他们就能将更多时间投入到富有成效和结果导向的任务中。员工可以获取执行任务的最佳方法和可遵循的最佳实践，从而在实施流程时更加高效。

提供竞争优势

一家将政策、流程和最佳实践文档化的公司，相比那些组织性较弱的竞争对手拥有竞争优势。它将能够吸引更优秀的人才，因为求职者能够感知到这是一家认真对待业务的公司。企业能够复制那些在市场上为其带来最大成功的项目，从而击败竞争对手。

增强协作与沟通

当员工清楚了解谁负责什么流程时，就能促进不同部门之间更好的协作与沟通。员工无需重复现有的工作，他们知道可以向谁寻求帮助，并且能够通过Baklib等工具与他人分享他们的知识。因此，一份业务手册能够提供公司运作的透明度，并有助于减少组织孤岛。

促进更好的决策

凭借一份经过深思熟虑的业务手册，员工能够做出更好的决策，因为他们拥有完成工作所需的全部信息。由于手册使操作变得明确，员工能够深刻理解业务目标，因此对犯错的担忧也会减少。

确保合规性

许多企业在必须遵循严格监管准则的行业中运营。业务手册有助于您遵守这些法规，因为它使员工能够遵循既定程序。员工清楚自己的职责所在，发生错误或失误的可能性也会降低。

简化入职与培训

新员工借助业务手册可轻松完成入职与培训。他们无需频繁依赖管理者解答疑问，遇到难题时能自主了解业务详情。业务手册揭示了公司的深层信息，这些内容通常只有经验丰富的员工才能掌握。

创建业务手册的步骤

接下来，我们将探讨创建成功业务手册所需遵循的步骤。

1. 确定目标受众

创建业务手册的第一步是确定目标受众。手册是面向公司全员，还是特定团队或个人？如果公司拥有全球团队，需要考虑英语是否最适用，或是否需要翻译版本。

2. 设定目标

思考业务手册的核心目标并据此规划。是为了提升流程效率，还是帮助员工深入理解公司使命？明确目标后，您将能更有效地收集手册内容。

3. 组建团队

创建业务手册需要团队协作。组建一支由员工组成的团队，负责内容开发并以全公司可理解的方式呈现。团队需要涵盖组织内不同层级的员工，同时建立完善的审核流程并配备经验丰富的编辑人员。

4. 选择合适的工具

一本员工手册要么需要在线托管，要么需要通过印刷副本分发。许多公司选择像 Baklib 这样的知识库软件，因为它便于托管您的企业手册并根据需要进行更改。您可以限制对手册的访问，确保其仅在内部可用。印刷版手册会很快过时，制作成本也高得多。

💛🧡🧡客户评价：我们的IT团队需要一个存储库进行知识管理，以便我们的团队知识可以传承下去。在此外，我们正在寻找一种解决方案，使我们能够提供为我们的团队成员提供自助服务。Baklib提供了一个易于部署的低成本的解决方案，超出了我们的预期。优秀的知识管理平台。

5. 制作模板

不要每次都从头开始创建内容。使用可重复的模板有助于确保文档的一致性，并使任何作者都能开始发布优质内容。这为您的手册提供了更好的用户体验，感觉不像是各种贡献的杂乱混合物。

6. 组织内容

您需要将企业手册的内容组织成不同的部分，以便让文档看起来有某种秩序感。您的部分可以包括以下领域：

• 公司愿景和价值观
• 组织文化
• 工作角色和职责
• 人力资源政策
• 标准操作程序

您的结构将因您公司和流程的独特性而异，因此请花些时间考虑应如何呈现您的信息。

7. 收集相关数据

当您确切知道企业手册应该是什么样子后，就可以开始用相关数据填充空白。您可以指派员工作为内容的作者，并对他们进行访谈，以了解他们如何执行特定的工作角色。确保审查您当前的所有政策和程序，以确定哪些应包含在手册中。

8. 确保可访问性

将您的业务操作手册发布在目标受众都能轻松访问的地方。如果员工不知道它在哪里或如何访问它，这本手册就失去了价值。使用像 Baklib 这样的知识库软件来托管您的操作手册，是确保公司内任何拥有正确登录凭据的人员都能访问的理想方式。

9. 跟踪、分析与优化

创建好业务操作手册后，不要就此遗忘并认为工作已经完成。请定期查看您使用的知识库软件（如 Baklib）中的分析数据，找出缺失或需要改进的内容。持续收集用户的反馈，了解他们对您的操作手册的看法以及他们希望做出的任何调整。

创建业务操作手册的清单

在创建业务操作手册时，有一些重要事项需要牢记。

确保一切易于访问

如果您的业务操作手册不易于访问，就不能指望员工会使用它。与其将其隐藏在共享驱动器中，不如直接在企业内部网主页上提供链接，或者在内容更新时定期通过电子邮件发送通知。访问您的业务操作手册应该比给同事发一封电子邮件更容易。

明确阐述公司价值观与愿景声明

员工希望了解公司所代表的理念，而愿景声明能清晰地传达这一点。这对于正在了解公司文化、想知道应如何行事的新员工尤为重要。明确阐述您的价值观至关重要，以确保所有人目标一致。

确保内容保持最新

没有什么比一份过时的企业手册更糟糕了，因为那样员工就会不再信任内容的有效性。请移除不再相关的文章，并定期标记文章以供审核。您的企业手册应该是一份动态文档，让员工知道他们可以信赖它。

使其具有适应性和可扩展性

您永远不知道什么时候会向企业手册中添加更多内容，随着公司的发展，这种情况尤其可能发生（由手册的成功所推动！）。请确保您展示手册的方式能够适应不同的场景，并为未来的内容提供扩展性。

避免信息过载

记录一切内容可能很诱人，但这并不是企业手册的正确方法。只记录对企业运营至关重要的内容，否则员工会被信息淹没。员工需要的不是百科全书，而是简单的说明和最佳实践。

使其引人入胜且具有互动性

图片和视频让您的在线企业手册活起来，确保员工觉得比仅与文本互动更有吸引力。允许员工评论和提供反馈，将您的企业手册变成一个互动资源。

避免使用通用材料

使您的企业手册尽可能具体，让员工知道它与他们及其团队相关。千篇一律的信息会让员工失去兴趣，并给人一种您的帮助不大的印象。员工希望深入了解您的特定公司，以及能帮助他们完成自己的流程和程序的信息。

与入职及其他人力资源工具集成

请确保您的业务手册与其他入职及人力资源工具集成，以便新员工在入职时能了解到您的文档。让用户能轻松在手册中搜索他们可能遇到的任何问题的答案，并确保当他们完成人力资源流程时，您的手册能随时出现。

设定截止日期

在为您的手册创建内容时，请确保贡献者清楚出版截止日期。保持内容生产的连续性，以确保您的手册保持新鲜和相关性，并始终是企业中每个人的宝贵资源。

业务手册模板

该模板分享了典型业务手册的关键要素，包括策略、职位和招聘。

以下是一个讨论组织策略和流程的手册示例模板。

以下是为希望创建销售手册的企业提供的模板，包括销售流程的每个不同阶段。

商业手册示例

以下是AIG的销售手册示例。

图片来源

以下是Microsoft Azure的商业手册示例。

图片来源

准备使用Baklib创建您的商业手册

如前所述，创建商业手册的一个绝佳选择是Baklib。通过Baklib，您可以在线托管您的手册，并使用我们基于云的编辑器轻松进行更改。您可以授予多名员工编辑和发布权限，确保构建手册始终是一项团队协作。

凭借企业级的安全性，您完全不必担心任何不受欢迎的人会获得访问您的操作手册的权限。您可以通过多种身份验证方法，确保只有您的团队成员能够访问您的内容。将您的操作手册托管在网络上，意味着您可以受益于Baklib的深入分析，这些分析可以告诉您用户如何消费您的内容。

借助Baklib的所见即所得编辑器结合HTML和CSS，您的业务操作手册可以呈现出专业且定制化的外观。您可以为您的操作手册创建理想的用户体验，并确保员工乐于与您的内容互动。Baklib支持多语言翻译，因此您可以保证您的操作手册能够服务于国际受众。

总结

既然您已经了解了什么是业务操作手册，我们知道您迫不及待地想为您的公司创建一个。员工将从记录在册的政策和程序中获得巨大的好处，同时还能获得他们只能从经验丰富的员工那里获得的最佳实践和建议。

当您配备了像Baklib这样的合适工具时，您就知道可以轻松有效地创建一个服务于用户目的的业务操作手册。员工可以找到并发现能让他们在工作中更高效、更快乐的内容。您的企业可以提供更优质的服务，并因此增加收入。