如何创建简洁明了的文档：益处与实例
本文阐述了简洁文档的好处（易于理解、用户友好、节省时间等），并介绍了创建简洁文档的步骤（确定受众、用简单语言、合理结构、插图、同行评审等）及最佳实践。
简洁的手册使内容易于理解，软件安装过程也简单明了，不会产生任何困惑。
节省导航时间
通过简洁的文档，可以避免花费数小时在文档中寻找解决方案或信息。简洁文档的格式和结构，如清晰的标题和副标题，使读者能够轻松导航，从而节省时间和精力。
创建简洁文档的步骤
我已经谈到了简洁文档的好处。现在让我们来谈谈如何撰写简洁的文档。以下是需要遵循的步骤：
确定您的目标受众
谁会阅读这份文档？他们寻找什么信息？他们的技术水平如何？他们为什么访问它？这些是开始编写文档之前需要回答的问题。
使用您文档的人就是您的目标受众；您必须确保他们能够轻松理解它。
例如，您正在为一款新的视频游戏编写用户指南。将使用您的用户指南的人就是目标受众。
要确定您的目标受众，请考虑谁将使用您的文档以及他们的需求和兴趣。这可能涉及进行研究，例如查看人口统计数据或进行调查，以更好地了解您的受众是谁。
通过了解您的目标受众，您可以创建适合他们需求的文档，这更有可能有效地帮助他们理解您所呈现的信息。
使用简单的语言
在创建文档时，使用简单的语言非常重要，这样您的目标受众就能轻松理解您要表达的内容。这意味着使用易于理解的词语和短语，并避免可能使受众感到困惑的复杂或技术性术语。
例如，如果你正在为一款新软件程序创建用户指南，你可以使用简单的语言来描述如何执行特定任务。与其使用诸如"算法"或"语法"等技术术语，不如使用更简单的术语如"步骤"或"说明"，以便更易于遵循。 为了使用简单的语言，你可以写短句，并将冗长的文本分解成易于消化的小块。保持导航简单
缩写KISS（Keep It Simple Stupid）是一个有用的提醒，提醒在创建文档时要保持直接明了。在向他人传达复杂想法或信息时，力求简洁是很好的建议。
保持文档导航简单意味着组织你的内容，使他人能够轻松找到他们所需的信息。
这可以通过以下方式实现：
- 使用超链接来帮助快速跳转到相关章节或外部资源。
- 添加目录或索引，以便他们能定位到特定信息。如果你的文档篇幅较长或涵盖许多主题，这将非常有用。
你的文档的可用性需要易于导航。
使用项目符号
让你的文档易于遵循是很重要的。这可以通过使用项目符号来实现。
项目符号是出现在列表中每个项目前的小圆形符号。它们是以简洁有序的方式呈现信息的好方法。
以下是项目符号有用的一些原因：
- 它们有助于信息排序：您可以使用项目符号来突出重要信息或创建信息层级结构。这有助于您的读者理解列表中每个项目的相对重要性。
- 它们分解长段落：大段的文本可能令人生畏且难以阅读。通过使用项目符号，您可以将长段落分解为更小、更易于管理的部分。
- 它们使信息易于浏览：项目符号允许读者快速轻松地浏览您的内容以找到所需信息。
在使用项目符号时，保持其简短扼要很重要。每个点都应该简洁明了，易于理解。
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包含树状结构（标题和子标题）
树状结构将信息组织成层级或分支结构，类似于一棵拥有主干和许多分支的树。在文档或写作中，这意味着将内容分解为主要部分或标题，然后再将这些部分进一步划分为子标题或子部分。
例如，假设您正在创建一个关于不同类型动物的文档。您可以使用“哺乳动物”这样的标题来将有关有皮毛和哺育幼崽的动物的信息分组。在“哺乳动物”标题下，您可以使用“猫”、“狗”和“马”等子标题来进一步组织信息。
使用树状结构有助于将文本分解为易于管理的部分，这样人们就不会被大块的文字所淹没。
考虑如何使用标题和子标题将其分解为不同的部分。
利用插图和图形
当解释复杂或技术性的内容时，使用图片或图表来表达你的意思。这就是插图和图形的作用！
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插图是帮助解释概念或想法的图画或图片。图形是数据的视觉表示，例如图表或曲线图，以一种易于理解的方式展示信息。
例如，假设你正在为新的电脑游戏创建用户手册。在这种情况下，可以包含游戏界面的插图，向玩家展示不同按钮和选项的位置。你还可以包含显示玩家游戏进度或得分的图形。
通过使用插图和图形，你可以使你的文档更具吸引力且更易于理解。视觉辅助工具有助于分解文本，使其不那么令人生畏，鼓励人们阅读和参与你的文档。
它还可以帮助那些通过视觉辅助工具学习效果更好的人更容易理解你的文档。
如果你要创建自己的插图或图形，网上有很多工具可以帮助你创建具有专业外观的图像。你也可以在网上找到免费的图像用于你的文档。只需注明原始创作者并确认你拥有使用该图像的权限即可。
进行同行评审
在编写文档时，让他人审阅你的文稿以确保其简洁性是至关重要的。这就是同行评审的作用——邀请你信任的人，如朋友或同事，通读你所写的内容，并就如何改进提供建议。
评审者可以从多个方面提供反馈，例如：
- 你写作的清晰度和连贯性。
- 需要纠正的任何错误或拼写错误。
- 你的写作是否恰当地针对了目标受众。
一旦收到同行评审者的反馈，你就可以利用他们的建议来改进你的写作。
进行同行评审时，重要的是选择一个你信任、能提供诚实反馈且了解你所写主题的人。你也可以主动提出审阅他们的文稿作为回报！
编写简洁文档的最佳实践
以下是一些编写简洁文档的最佳实践：
从要点开始
在写作时，很容易偏离主题，包含许多不必要的细节。从要点开始意味着首先专注于最重要的信息，仅在必要时才添加额外细节。
这有助于保持你的写作清晰易懂，而不会让读者被过多信息淹没。可以把它想象成拼图——你先用构成主要画面的大块拼图，然后添加小块来填充细节。
通过从要点开始，你为你的写作创建了一个易于扩展的坚实基础。
逻辑组织内容
为确保您的文档清晰易懂，逻辑性地组织内容至关重要。这意味着以对读者有意义的、结构化的方式呈现信息。
例如，如果您正在编写一份食谱的说明，您会希望逻辑性地组织内容，以便从未烹饪过的人也能轻松跟进。您可以从食材清单开始，然后是分步的菜品准备说明。您也可以包含一些技巧或食谱的变体。
剔除不必要的信息
只包含与您的受众理解相关且必要的信息，这一点很重要。
这意味着要移除任何可能混淆或压倒读者的额外或不必要的细节。
例如，如果您正在创建关于如何使用新产品的说明，您不需要包含制造该产品的公司历史信息。
剔除不必要的信息可以使您的文档更易于阅读和理解，并为您的读者节省时间和精力。
剔除多余的名词
多余的名词是指那些不给句子增添意义或信息的词语。例如，与其写“我拥有的那辆车”，不如写“我的车”。这是因为“我拥有的”这个词并没有增添任何新信息，因为如果您在谈论它，就暗示了您拥有这辆车。通过剔除多余的名词，您可以使您的写作更加简洁易读。
这是另一个例子：与其写“教数学的老师”，不如写“数学老师”。这是因为从上下文中可以清楚地看出，老师是教数学的那个人，因此没有必要包含“教”这个额外的词。
为了简洁地写作，确保每个词都有其价值是非常重要的。
使用主动语态
在写作时，我们可以使用被动语态或主动语态。主动语态意味着句子的主语在执行动作，而被动语态意味着主语是动作的承受者。
例如：
- 被动语态：错误是我犯的。
- 主动语态：我犯了一个错误。
在写作中使用主动语态可以明确谁或什么在执行动作，使你的写作更简洁，对读者也更具吸引力。
另请阅读： 如何创建技术文档（附示例）
简洁文档示例
我将给出一个很好地运用了这些最佳实践的文档示例。通过分析这个例子，你可以更多地了解如何使你的文档变得简洁。
一个值得探讨的优秀例子是 Baklib 的入门指南，它提供了对 Baklib 平台的有用介绍。让我们看看是什么让它成为简洁文档的优秀范例！
- 文档有一个清晰的标题：“Baklib 入门指南”，这让人对文档内容一目了然。
- 文档结构清晰，包含标题和副标题，有助于快速导航到所需的具体信息。例如，第一部分标题为“简介”，概述了平台及其工作原理。
- 文档使用的语言简单易懂，用户友好。例如，它使用日常用语而非技术术语来解释概念。
- 文档包含插图和图形，如平台截图，有助于直观理解信息。
- 文档剔除了不必要的信息和冗余名词，使内容重点突出、言简意赅。
Baklib 入门指南是简洁文档的一个绝佳范例。它易于阅读、组织有序、用户友好，能帮助我们快速理解所需信息。
Baklib 是一款文档软件，您可以通过使用其多种功能来创建简洁的文档，例如：
内容格式化：您可以使用加粗、斜体或下划线选项来格式化文本，更改字体大小，并添加项目符号列表或编号列表。
添加标题：使用Baklib，您可以向文档添加标题，让读者更容易浏览文档的不同部分。 副标题：您还可以向文档添加副标题，这有助于组织内容并使其更易于阅读。 视觉元素：Baklib提供添加视觉元素（如图像、视频、图表和图形）的选项，以帮助说明文档内容。 目录：您可以创建目录，以概述文档结构，并允许读者快速切换到特定部分。 通过利用这些功能，Baklib使您能够创建组织良好、视觉吸引力强且简洁的文档。
