让所有数字内容对每个人都可用

从Word文档到Excel表格再到PDF，我们每天都在整个组织中使用文档。

然而，您是否知道，与网站和其他数字内容一样，文档也需要满足可访问性标准？现在您知道了。

无论文档类型如何，使其具备可访问性是每个组织都应努力实现的目标。

根据 Level Access 的第六份年度数字可访问性报告，与2023年的72%相比，2024年超过80%的参与组织制定了数字可访问性政策。

但首先，什么是文档可访问性，如何使文档具备可访问性，以及为什么这对您的组织很重要？

我们将在本综合指南中详细讨论所有这些内容，同时提供法律要求的概要。

TL;DR: 一分钟概要

文档可访问性是指让包括残疾人士在内的所有人都能访问数字文档。

使文档具备可访问性不仅符合法律规定，而且是一件正确的事情，因为每个用户都有权获得所提供的信息。

文档可访问性的最佳实践：

使用包含相关关键词的恰当标题结构

添加有意义的超链接文本

为所有图像包含描述性的替代文本

确保与屏幕阅读器兼容

为音频和视频内容提供字幕或文字记录

设计实现完整的键盘可访问性

为所有文本和视觉元素保持适当的颜色对比度

什么是文档可访问性？

文档可访问性是指使所有个人，无论其能力或残疾状况如何，都能访问在线文档的过程。这包括所有类型的数字文档，例如 Word、PDF、演示文稿、电子表格等。

实现文档可访问性不仅是为了遵守法律标准；它还侧重于平等和包容性，使残障人士能够尽可能轻松地访问、浏览和与内容互动。

💡 只有当包括那些有视觉、听觉、认知、身体、运动或神经损伤或残疾在内的所有用户都能阅读和理解一份文档时，该文档才被认为是可访问的。

为什么文档可访问性很重要？

在共享文档时，触及更广泛的受众难道不是您的目标之一吗？另一个目标是使文档易于理解。

💡 在美国，大约15%的人口有某种学习障碍，大致相当于每7个人中就有1个。而在全球范围内，约有13亿人患有残疾。（来源）

让文档易于获取不仅仅是采纳一项政策或满足法律要求；这是一种明智的商业策略，确保正确的数字信息能够被更广泛的受众获得和访问。

问问任何编写技术文档的开发人员。他们主要关注的仍然是良好、可访问的文档，以便更多的开发人员能够访问和使用他们的文档，而不会卡住或浪费时间。

法律合规

Web内容可访问性指南（WCAG）是一套全球性的指南，旨在确保所有数字内容（包括整个网络上的文档）都能被所有人访问。它有助于消除障碍，促进参与，并创建一个赋能每个人的数字环境。

许多国家也颁布了包括在线文档可访问性在内的可访问性法律和指南。

• 《美国残疾人法案》(ADA) 规定了美国组织如何遵循 WCAG 指南使文档具备可访问性。
• 加拿大在《安大略省残疾人无障碍法案》(AODA) 中规定了其自身的一套准则。
• 《欧洲无障碍法案》是欧盟的一项指令，旨在为企业、残疾人士和老年人消除障碍。
• 德国的《柏林无障碍信息技术》(BITV) 条例规定，所有能力的人都应能获取信息和通信技术。
• 澳大利亚《残疾歧视法案》(DDA) 要求企业确保其数字内容（包括文档）对残疾人士具有可访问性。

包容性与可用性

既然您已经了解了文档可访问性的法律层面，现在让我们来谈谈其体验层面。

文档可访问性可以提升您的内部和外部合作伙伴（包括员工、客户、利益相关者、用户和订阅者）的体验。毕竟，让您的文档具备可访问性是为了促进包容性，并使其对所有人（无论他们是否有残疾）都具有可用性。

有谁能比文字工作者更理解这一点呢？如果你是其中一员，不妨查看这些WCAG无障碍最佳实践，以确保你的文档对所有用户都可用。

此外，我们的培训文档软件能确保你所有基于Web交付的文档都符合当地法规要求，并遵循最佳实践。

商业与品牌效益

如果你认为让文档具备无障碍特性仅仅是为了合规和包容性，那么还有其他需要考虑的因素。文档的无障碍性同样能带来品牌效益。

这是一项完美的商业策略，因为它满足了合规性、包容性、更广泛的参与度以及提升品牌价值的所有标准。

• 法律合规与风险降低
• 扩大市场覆盖范围
• 提升SEO与可发现性
• 更好的用户体验
• 提高员工生产力
• 竞争优势

让文档具备无障碍特性是一门艺术也是一门科学，需要一些员工培训和发展。所以，让我们马上开始吧。

让你的文档变得无障碍并符合全球标准。立即开始构建包容性强、易于浏览的内容。

💛🧡🧡客户评价：我们使用Baklib一年多，我们从令人眼花缭乱的文档堆中迁移了600多个帮助文档到Baklib。我们的用户主要是大约400名员工，他们正在寻找在内部工具和策略方面提供帮助，让他们熟悉Baklib相当容易。

你的组织如何使文档具备无障碍特性？

要创建无障碍文档，你需要设计和格式化它，使其能够被广泛的人群和各种设备访问。以下是一些你可以要求员工遵循的基本最佳实践。

在标题中合理使用关键词

标题不仅仅是名称；它们为你的内容赋予有意义的结构。在标题中使用正确的关键词不仅能使你的文档更易于访问，还能提高可搜索性，同时增强可读性。

以你正在阅读的这份指南为例：

标题包含了‘文档可访问性’、‘企业’和‘组织’等主要关键词。它将在所有这三个关键词的搜索结果中出现。

此外，使用适当的标题标签（H1、H2、H3等）形成的清晰层级结构，有助于读者和屏幕阅读器技术更好地浏览内容。

这里，标题是H2级别，并使用了正确的关键词‘使文档可访问’。

添加有意义的内部和外部链接

数字文档中的超链接用于导航、引导读者前往另一个网页，或作为行动号召。虽然可点击的链接对于视力正常的用户来说是直观的，但对于残障人士来说可能难以浏览。

来源：Baklib

看这个例子。超链接具有描述性，并且颜色没有改变。此外，链接上的文字即使脱离上下文阅读也依然有意义。

为图片添加替代文本

图片可以通过简化复杂信息来帮助增强用户理解，特别是对于有学习障碍或认知挑战的用户。

💡 我们不是已经对以上两点做了同样的事情吗？

对于使用屏幕阅读器的用户，通过添加替代文本可以带来更多价值。请确保描述的是其目的，而不仅仅是外观，且不超过150个字符。

屏幕阅读器兼容性

屏幕阅读器软件将文本转换为语音或盲文，使其对残障人士可访问。

为确保屏幕阅读器软件能准确解读和导航您的文档，请使其对屏幕阅读器用户可访问。

为了高效传达文档的内容和上下文，应正确实施标题层级结构，为图像提供替代文本，使用有意义的超链接文本，创建可访问的表格，并确保为屏幕阅读器使用清晰的字体。

可访问的音频和视频内容

音频和视频内容提高了文档对于有视力或听力障碍人士的可访问性。

📘 示例：

《华尔街日报》的“收听文章”功能在后疫情时代已成习惯，并受到各个年龄段读者的普遍欢迎。（来源）

为视频提供字幕、文字稿或对正在显示内容的音频描述，可以使屏幕阅读器传达上下文。这不仅支持无障碍访问，也增强了所有用户的理解。

键盘可访问

键盘可访问性是包容性设计的关键要素。它确保用户无需依赖鼠标等外部设备即可导航和与文档交互。

一个键盘可访问的文档，包含焦点指示器、标签顺序和其他可访问控件，允许用户使用键盘浏览所有交互元素。

适当的色彩对比度

建议不要使用颜色作为传达重要信息的区分器，因为色盲或视力不佳的用户可能无法正确感知信息。但是，如果确实需要使用颜色，请确保遵循标准。WCAG 2.1要求普通文本的对比度至少为4.5:1，大文本的对比度至少为3:1。

像本文一样，我们使用了表格而不是颜色作为区分器。

基于颜色的提示也变得无关紧要，因为屏幕阅读器无法解释或宣布颜色变化。与其仅仅依赖颜色，不如结合图案、图标、文本样式、标签和其他视觉提示。

使用 Baklib 使您的所有文档可访问

可访问的文档不仅仅是一项技术要求；它们是基本必需品。它们也不仅仅关乎合规性、包容性或覆盖更广泛的受众。文档可访问性反映了您的企业价值观和对社会责任的承诺。通过向您的文档添加微小但有意义的元素，您可以使它们成为企业沟通的关键组成部分。

Baklib 中提供的关键可访问性功能包括：

• 结构化的内容和标题，以改善屏幕阅读器用户的导航体验。
• 所有图像都支持替代文本字段，确保非视觉用户能够访问视觉内容。
• 支持键盘友好型导航，用户仅使用键盘即可访问所有功能。
• 在键盘导航过程中，为按钮和链接提供清晰的视觉高亮效果。
• 在自定义主题中自动调整颜色对比度，以满足 WCAG 对比度要求。
• 字体大小控制允许作者增大文本尺寸以提高可读性。
• 移动端响应式设计确保内容在不同屏幕尺寸上都能良好适配。
• 提供“跳转到内容”链接，允许键盘用户跳过重复的导航内容。

此外，这也是一种明智的商业策略，因为文档的可访问性能为企业打开更广阔的市场，覆盖数百万有视觉、听觉、行动或认知障碍的人群。

• 为员工、合作伙伴和客户营造包容的环境
• 提升声誉并建立信任
• 保护品牌免受法律风险
• 将触角延伸至未被发掘的受众群体
• 将品牌定位为致力于提供公平体验的践行者

让可访问性成为默认设置，而非事后补救——选择 由 AI 驱动的 Baklib。