文档生命周期：确保文档高效管理

一个多世纪以来，文档一直是任何产品或服务的支柱。当用户使用您的产品、应用程序、网站或其他软件服务时，他们参考的就是文档。但在当今时代，随着大多数帮助或支持文档从传统形式迁移到数字形式，对效率的需求比以往任何时候都更加清晰。此外，与传统支持方法相比，“自助服务”的概念变得更加实用和贴切。

您以数字方式呈现信息的方式将决定用户对您的产品或服务的可用性和问题解决能力。用户友好的文档也将帮助他们在以后需要参考时更快地重新使用您的产品。

为确保您的文档充分且最新，您应将其视为一个生命周期过程。这篇博客文章将讨论文档生命周期以及如何将这些原则应用于您的组织。

什么是文档生命周期？

文档生命周期是在整个组织内管理文档的战略方法。考虑文档的生命周期至关重要，因为它是一个双向的过程。一方面，您拥有负责创建文档过程的产品和内容所有者。另一方面，您拥有受众，即那些将使用您产品的人。如果不考虑双方，您的文档可能会效率低下且过时，从而耗费您的金钱和用户参与度。

文档的生命周期不是一次性的单一事件。它是一个持续的过程，始于产品的第一行代码，止于该产品的停用。

在整个过程中，有多个阶段您都应该考虑到文档工作。如果您能牢记这些阶段并制定有效的文档管理计划，您的产品将变得易于使用，并为您的客户提供帮助。 文档生命周期的阶段可以从4个到多达10个不等，具体取决于传统或现代方法。

传统文档生命周期

传统的文档生命周期管理方法始于：

创建 → 审批 → 存储 → 分发 → 归档/保留 → 销毁/废弃

现代文档生命周期

现代方法考虑使用像Baklib这样的知识管理工具和其他知识库提供商来处理您的文档。使用这些平台可以自动化诸如存储、分发和保留等流程。

这种数字化的知识管理方法将简化文档生命周期的阶段。

定义 → 研究 → 起草 → 审查 → 优化

文档生命周期的第一阶段是定义。在此阶段，产品和内容负责人将与团队一起讨论以下方面：

• 必要性： 您的文档目的是什么？
• 受众： 谁将阅读您的文档？
• 产品： 您需要包含什么类型的信息？
• 内容策略： 您将如何组织和呈现信息？
• 格式： 您将使用什么类型的格式？
• 写作风格： 您的文档将采用何种语气？
• 工具： 您会使用特定程序来创建文档吗？
• 工作流程： 您的团队将如何协作和管理文档？
• 指标： 您将使用哪些关键绩效指标来衡量文档的有效性？
• 审批流程： 文档将如何获得批准，谁将负责？
• 沟通： 您将如何沟通文档的变更？

在上述问题中，“您”和“您的”指的是负责文档的人员。这可能是技术文档工程师、产品负责人、编辑或其他特定于组织的角色。本博客全文均适用此条件。

大多数时候，上述所有要求都已定义，您必须遵守既定原则。

看看Baklib如何帮助Dagle简化其文档流程：

研究：在写作前了解你的受众和产品

文档生命周期的下一阶段是研究。在这个阶段，你应该尽可能多地获取关于你要记录的产品以及使用它的人的信息。这将帮助你确定需要包含哪些信息，哪些不需要。

在此阶段，你需要借助研究来定位你的受众。最好能尽可能多地获取关于他们的信息。你应该问一些问题，比如：你的受众是谁？他们的痛点是什么？他们目前去哪里寻找解决方案？

你在此阶段进行的研究将为生命周期的其余部分提供信息，并使你能够创建更好的文档。

草稿：基于研究开始撰写文档

文档生命周期的第三阶段是起草。在这个阶段，你将利用在研究阶段学到的一切来创建实际的文档。这是文档生命周期中的一个关键阶段，因为你将在这里决定包含哪些信息以及如何呈现它们。

你决定包含的信息将决定你的文档是否有效。在起草文档时，请务必牢记你的受众。

在此阶段，你需要确保你的文档专注于满足受众的需求。

• 您的产品或服务的核心理念是什么？
• 目标受众需要哪些信息？
• 哪种语气对文档最有效？
• 哪种格式最适合您的受众？

💛🧡🧡客户评价：作为一名开发人员，我对 Baklib CMS 能够根据每个网站的需求进行定制的能力印象深刻。创建自定义组件来补充现成的组件相对简单。这使我能够为内容编辑者提供他们轻松构建和维护网站所需的构建块。自定义操作和规则也易于设置，以便与各种第三方解决方案交互。这为许多互操作性需求提供了灵活性。

• 您将使用什么工具来创建文档？
• 需要哪些支持的图片/视频/音频素材？

一旦所有必备条件都满足，内容的实际撰写就开始了。这是文档的核心焦点所在，也是撰写者花费大部分时间的地方。

尽管老派的作家可能不同意，但现在有大量的写作辅助工具可用；有些甚至使用人工智能来辅助写作。我们将此留给作者自行决定或遵循组织的惯例。

Baklib是一款直观的知识库软件，可轻松添加您的内容并将其与任何应用程序集成。试试Baklib吧！

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审核：让人们使用您编写的文档

文档生命周期的第四阶段是审核。在此阶段，您的团队将审核他们编写的文档，以确保其准确性和实用性。此审核可以在内部进行，也可以与一个小型试点小组一起进行。

在审核文档时，请考虑：

• 哪些地方需要修正？
• 哪些地方需要更改？
• 可以添加哪些内容？
• 哪些内容不需要存在？
• 预期的语境是否传递到位？
• 支持的素材（如媒体和附件）是否相关？

在此阶段，您需要确保为您的文档收集最多的反馈。您需要寻找方法，使其对您的受众更有效、更有价值。让其他人以全新的视角审视您的内容总是有帮助的。

评审阶段可以涉及其他人员，他们可以是您所记录内容方面的主题专家、编辑、同行作者或任何其他相关人员。

例如，在 Baklib，我们遵循使用工作流架构对文档进行全面的 360 度评审。

草稿 – 由文档作者和同行作者评审

L1 评审 – 由高级技术文档作者评审

L2 评审 – 由工程师评审技术准确性

L3 评审 – 由编辑评审

L4 评审 – 针对 SEO 进行评审

发布 – 修正来自每次评审的所有反馈，然后发布文章

这些评审使我们能够为客户优化文档，使其高效。您可以阅读一篇关于为您的知识库创建文档工作流的深入文章。 阅读此博客 →

文档生命周期的最后阶段是回顾。发布产品文档后，工作并未结束。作为一个循环，作者应不断回顾文档。 在此阶段，您需要退一步审视文档成果，确保它是您乐于向客户展示的内容。您可能希望反思整个文档生命周期，评估哪些做法有效，哪些无效。 在此阶段，您需要检查文档是否符合标准，并确保它能帮助客户解决问题。如果满足要求，请继续保持现有做法。如果未达到预期，应借此机会进行调整。 例如，在Baklib中，我们在文章底部设有反馈区，读者可以投票支持或反对文章，并通过评论指出文档的不足之处。技术文档作者会收到反馈通知，评估反馈内容，并对文章评论进行处理。 此时，Baklib的内置分析功能将发挥重要作用。

• 我们利用地理数据来了解读者的全球分布情况，以及需要关注哪些潜在或增长中的区域，以便调整我们的文档策略。
• 我们通过点赞、反对、浏览和阅读等绩效数据来评估单篇文章乃至整个知识库的表现。例如，如果点赞与反对的比例为负，说明文章未能引起读者的共鸣。我们会重新审视该文章并进行必要的修改。同时，这也有助于我们了解读者中受欢迎和不受欢迎的文章。
• 我们利用搜索数据来了解读者在文档中寻找什么内容，而无结果的搜索数据则帮助我们识别文档中的空白。
• 我们使用团队账户部分来了解团队成员的贡献以及他们发布的内容表现如何。
• 我们通过链接状态数据来确保文章中不存在失效链接。

文档生命周期的这一阶段确保了您的文档不会过时或不准确，不会难以理解，并且没有缺失或失效的链接。如果上述所有标准都得到满足，文档生命周期就完成了一次完整的循环。

循环完成，文档回到起点，随时准备进行未来的更新。

另外，请查看我们的文章：如何测试技术文档的可用性与软件开发生命周期中的文档：从冲刺到发布及以后