如何制定高效的文档策略

世界上的每个组织都有一个本质上是抱负的愿景声明。愿景声明阐明了组织所信仰的以及他们代表什么。使命声明则描述了组织的存在意义，并驱动着长期的业务目标。愿景和使命声明不会随时间改变，因为它是决策、价值观、道德规范，更重要的是其文化的驱动力。

许多组织每一两年进行一次战略规划演练，以制定其业务战略。业务战略规划了组织的未来状态。一旦获得组织董事会成员的批准，业务战略就会付诸实施。这个业务战略为人员战略、销售战略、营销战略等奠定了基础。这些战略非常专注于实现业务战略中设定的业务目标。推动业务创新的基本战略之一就是文档战略。文档战略为组织如何创建和管理其文档奠定了坚实的基础。

文档战略必须具有强烈的业务导向，并且应与实现业务战略中设定的业务目标保持一致。它应清楚地阐明您的文档如何为组织提供独特的价值主张，如何帮助内部利益相关者进行日常运营，以及如何帮助其客户和服务交付。

为什么我们需要一个好的文档策略？

文档策略的重点领域包括知识留存、产品文档、标准操作程序、服务交付流程和治理。文档策略应通过以最佳方式利用内部资源，赋能内部利益相关者更好地服务其客户。一个好的文档策略的核心业务驱动力包括：

• 客户希望自助获取产品支持；因此，产品文档对于产品增长和客户满意度至关重要
• 服务交付流程向客户展示了组织如何开展业务，从而增加了客户的信任
• 内部利益相关者对组织的内部业务流程有扎实的理解，并通过协作模式最大化客户成果
• 组织知识得以留存；从而成为机构记忆的一部分。这种做法促进了开放的知识共享文化
• 知识共享推动业务创新，因为新的知识是基于组织关于产品、流程和人员的基础知识创造出来的

一个好的文档策略应专注于创建高质量的文档，以帮助企业实现其业务战略。文档策略应包含一系列关键重点领域、项目利益相关者、运营模式、参与计划、项目计划、风险计划和沟通计划。

例如，如果您是一家SaaS产品公司，您的重点可能放在产品文档上；记录和文档化产品功能有助于客户最大化利用您的产品。而编写故障排除指南，则能帮助内部客户支持团队在客户使用产品遇到问题时提供服务。

文档策略应清晰地勾勒出组织文档的现状与未来目标。衡量组织是否达成现状目标，需要通过关键绩效指标（关键绩效指标（KPIs））来实现。组织的高级领导层负责达成这些KPI目标，并将主导文档策略的执行。这些KPI指标会在季度会议上进行汇报，并在整个组织内分享。

如何制定一份优秀的文档策略？

您的文档策略应包含以下事项：

1. 1. 清晰的企业目标
   1. 需要与业务优先级一起执行的文档项目清单
   2. 定义关键绩效指标，并由高级管理层负责，以衡量文档策略的成功
   3. 监督执行的治理结构
   4. 用于决策的风险计划和缓解策略
   5. 宣传成功案例的沟通计划

制定一份优秀的文档策略始于全组织范围的咨询流程。此流程可与构建业务策略同步进行。咨询流程将有助于理解企业目标和客户成果，同时也有助于评估组织在创建、管理和共享内容方面的当前能力状态。咨询结束后，内部“利益相关者”的目标将与业务策略对应并进行优先级排序。

识别出的组织差距可以表述为若干项目。因此，文档策略执行计划包含多个可根据业务优先级执行的项目。每个项目都有一名专职项目经理。可能会聘请一名项目群经理来协助领导团队监督这些项目。

需要建立监督文档策略执行的治理委员会结构，并制定完善的职权范围。治理委员会每季度召开会议，审查关键绩效指标，评估当前文档策略风险，就缓解这些风险提供指导，并对文档战略举措和项目进行优先级排序。组织董事会应拨付适当的资金，并授权相应的领导团队推动文档策略向前发展。

文档策略的商业目标也已被清晰地记录。关键绩效指标、KPI责任负责人、KPI当前状态及目标状态均得到明确定义。KPI计算中使用的所有商业术语的业务定义已在组织内传达，以避免歧义。所有KPI的计算方法得到明确界定，以确保所有利益相关者清晰理解。创建了内部仪表板来监控这些KPI，并衡量文档策略项目计划的进展。 沟通计划是文档策略的另一关键组成部分，它向所有内部利益相关者传达项目进展。组织客户也会定期收到关于组织文档策略的更新。沟通计划包括用于宣传项目里程碑、成功案例、KPI等的渠道。 直观的产品文档软件，轻松添加您的内容并与任何应用程序集成。试试Baklib！ 立即开始

执行成功的文档策略需要考虑哪些事项？

文档审计为组织需要构建的能力类型提供了明确方向，以成功执行文档策略。

• 招聘

可能需要技术文档撰稿人、文档团队负责人、项目经理和项目群经理来运行项目。一旦确定了这些角色，请根据项目截止日期快速启动招聘流程。

• 工具

一个好的文档创作和发布工具对于内容撰稿人创建、管理和共享文档是不可或缺的。选择一个尖端的知识库平台至关重要，它可以帮助内容撰稿人开展围绕文档生命周期的各项活动。

• 流程

结构化的文档框架和工作流程有助于在制作高质量文档时实现一致性和清晰度。记录所有内部文档工作流程，并在项目相关方之间就流程效率达成共识。

• 参与计划

文档团队与组织各部门的互动方式对于文档策略的成功执行至关重要。清晰地记录角色与职责、参与流程、治理以及变更管理流程是必不可少的。

最后的话

一个好的文档策略遵循驱动执行计划的良好原则。领导团队应授权项目经理并推广文档策略的举措。倡导强大的文档文化对于变更管理是必要的，并能强化领导层的承诺。构建长期强大的组织能力应是您文档策略的核心。及时的项目执行有助于赢得内部利益相关者的信任并实现客户成果。如果文档策略支持业务价值创造，它将有助于组织完成其使命。