如何创建项目文档（附示例与优势）

启动新项目总是令人兴奋的。你迫不及待地想要开始并实施这个你认为将对业务产生巨大影响的项目。但是，请稍等。

首先，你需要创建一份详实的产品需求文档，以明确定义你的目标和项目范围。一个项目的成功与否，很大程度上取决于文档的详尽程度，它能为项目提供方向和可追溯性（Traceability）。

有了完善的项目文档，关于项目的意外麻烦就会少很多。项目团队的每个成员都能达成共识，并对项目的性质有更清晰的认识。

什么是项目文档？

项目文档是与项目相关的所有文件的集合，包含了核心的项目规范、目标、预算、风险以及许多其他至关重要的信息。团队成员可以随时查阅文档，以了解项目状态、尚待完成的工作或客户需求。

如果你创建了项目文档，项目就具备了透明度，每个人都在遵循同一套行动指南。你可以跟踪项目的进展是否顺利，是否满足要求。如果有人对项目的某个先前阶段有疑问，你可以查阅文档记录来找到明确的答案。

可能有项目经理觉得他们没有时间投入制作任何类型的项目文档。在启动一个项目时，就已经够困难了，更不用说还要创建许多可能根本没人会阅读的文档了。

我们在这里要告诉你，项目文档化具有诸多好处。

保持项目任务和进度的可追踪性

当你拥有详尽的项目管理文档时，每个团队成员的角色和职责都得到了明确定义。项目任务和进度是可追踪的，因为你知道谁应该在什么截止日期前完成什么工作。这意味着你可以更有效地跟踪项目，并了解是否按计划进行。

改善利益相关者与团队之间的沟通

项目文档化使你关于项目的假设变得明确。利益相关者可以了解项目涉及的内容、成本以及所需时间。任何与项目相关的信息都随时可用，从而实现清晰的沟通。项目的变更会立即传达，确保利益相关者始终了解项目的最新状态。

预先描述方法和技术

当你定义项目文档时，可以预先概述将要使用的方法和技术，这将使项目更成功。记录你的方法意味着每个人都可以遵循，并且他们知道预期是什么，因为你的项目更具一致性。

更准确地定义和分配职责

项目文档使您能够清晰地说明谁被分配了哪些任务，并最终负责哪些可交付成果。当有人想询问项目相关问题时，他们可以轻松地看到谁在负责相关方面，员工们也能减少重复工作的时间。因为每个人都知道谁应该交付什么，所以任务不会出现疏漏。

提高可交付成果的成功率

如果您的团队知道可交付成果是什么，那么他们就更有可能实现目标。他们可以持续参考文档来了解项目的目标，并确保工作按计划进行。可交付成果被设定了里程碑和时间线，以确保团队能够承担责任并成功完成项目。

提升生产力

当团队能够获取最新的项目文档时，他们的生产力会更高。他们清楚自己工作的范围内外，并能更好地满足项目团队的需求。他们知道哪些任务是最高优先级的，并且更有能力平衡他们的工作量。由于每个人都充分了解自己在流程中的角色并全力以赴，项目得以更快完成。

降低信息丢失的风险

记录您的项目意味着您不太可能丢失未来可能有价值的信息。很容易忘记会议上说了什么，如果每个人都依赖口头沟通来完成工作，项目就会变得混乱。当您日后想要回顾项目并从中学习时，您就有了所发生事情的书面记录。

项目章程

项目章程是项目文档的基石，它明确了项目的范围。它概述了项目的目标、将参与项目的利益相关者，以及每个人的职责。项目章程在项目生命周期开始时创建，并随着项目的推进而持续被参考。

工作说明书

工作说明书比项目章程更详细，包含了项目的具体规范。它详细说明了项目的可交付成果、时间表和预算，可以在公司和客户之间交换，作为所承担工作的非正式合同。

通过记录您的流程，杜绝错误的可能性！

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需求文档

需求文档清晰地说明了项目最终结果将做什么或不做什么。产品有特定的目的，必须实现特定的目标，以满足特定用户群体的需求。

利益相关者沟通

利益相关者沟通文件规定了你的项目团队在项目生命周期内如何与利益相关者沟通的程序。它详细说明了沟通将如何具体进行，从使用的沟通渠道到沟通的频率。

变更管理

当需要对初始项目计划进行更改时，应提出申请并在变更管理日志中进行记录。这可以跟踪项目的所有变更，包括请求变更的原因，以及负责提出变更的人员。

风险分析与记录

在风险分析中，你应将项目的所有潜在风险及其发生的可能性作为风险管理计划的一部分包含在内，并说明你将采取哪些措施来预防它们。

问题日志

问题日志是帮助你及时掌握项目中出现的问题并理解其对项目影响的列表。你需要记录问题发生的时间、问题描述以及所需的处理措施和负责人。

如何创建项目文档？

我们将通过六个简单的步骤指导你如何制作项目文档。

步骤 1：将所有需求及相关内容收集到中央知识库

首先，你的项目文档需要集中收集在一个地方，以便团队成员和其他利益相关者能够轻松访问。你的项目文档流程开始时，文档可能分散在各处，例如邮件链、Word文档、Slack消息、PDF文件等。将所有的文档整合到一个中央知识库中至关重要，这将成为一个单一的事实来源，员工在有任何疑问时可以随时查阅。

第二步：详细描述项目的流程和阶段

接下来，确保您对项目管理流程和项目阶段提供详细的描述。项目管理流程的不同阶段需要不同类型的文档，范围从规划到执行再到完成。例如，您的项目章程将在项目开始时编写，而您的问题日志将在整个项目生命周期中创建和更新。

第三步：按阶段和主题组织信息

创建项目文档后，使用您的项目文档工具将信息按阶段和主题进行组织。不同类型的文档，如您的项目状态更新和项目章程，根据它们在项目规划流程中所处的阶段，属于不同的部分。

第四步：与团队协作进行审查

您的项目文档应该是团队协作的成果。即使您是负责创建整套项目文档的项目经理，您也可以从团队成员在审查方面的贡献中受益，这些审查有助于改进您的文档。他们可以告诉您哪些内容不清楚、项目文档中缺少什么，以及任何过时的信息。不正确的文档会损害项目的可信度并让团队成员感到困惑，因此审查至关重要。

第五步：发布文档，添加标签和索引

一旦您的项目文档达到良好标准，请在文档门户中发布它，并确保添加标签并通过搜索建立索引。任何搜索的人都应该能够轻松找到您的文档，并且您的文档应该显示相关文章以促进更好的内容发现。Baklib 的知识库平台可以帮助您轻松实现这一点，通过其强大的搜索和标签功能，确保您的项目文档结构清晰、易于访问。

💛🧡🧡客户评价：Baklib易于搜索，支持响应速度快，实施速度快。对内部和外部都有帮助使用。总体上对这个平台非常满意。 我们有很多流程文档，但Baklib使搜索和链接客户变得如此容易。客户自己可以找到任何东西，这很有帮助，无论是内部还是外部。

步骤六：维护并更新文档

这是为项目准备文档的最后一步。你的项目文档是一个鲜活的实体，必须持续更新和维护，以确保其全面性和时效性。每周留出一小时，仔细检查你的文档，找出需要修订的部分。像问题日志或变更管理日志这类文档，应保持更新。

编写项目文档的最佳实践

定义项目范围

你必须清晰地阐明项目条款，界定哪些属于项目范围之内，哪些之外。这有助于防止范围蔓延，并确保每个人都清楚项目涉及的内容以及成功的标准。如果不断向范围中添加任务，项目可能会永无止境。

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组建团队（贡献者、审核者、编辑或发布者）

将团队成员聚集在一起，共同协作处理您的项目文档。您的团队必须由贡献者、审核者、编辑和发布者组成，以便他们能将您的内容贯穿整个生命周期。每个人在推动文档完成并确保其以最高标准创建方面都扮演着不同的角色。

识别主题和子主题

识别出您的项目文档可以有效地划分为主题和子主题的所有领域。为您想要创建的所有文档制定一个计划，并系统地按主题逐一推进。您的文档应该以系统化的方式清晰组织，以便任何人都能浏览您的内容以找到他们所需的信息。

明确预期结果

您必须清晰地解释您希望通过项目实现什么，以便您的团队知道项目何时成功。具体地列出预期结果以及您认为何时能达到，并给出明确的完成定义。尽可能用描述性的语言阐明最终产品，并让所有参与者都清楚了解。

记录技术参数和环境要求

如果您正在进行一个技术项目，那么您将需要记录技术参数和环境要求。确保每个人都知道所需的规格说明以及执行项目所涉及的技术。详细说明要求，以便每个人对项目的依赖关系都毫无疑问。

撰写项目交付成果

在明确“完成”的定义后，务必清晰了解项目结束时将要交付的内容。这可能是一个新的移动应用或一个新的社区中心。无论您的交付成果是什么，请明确其内容以及构建完成后它将如何为公司带来收益。项目的具体成果是什么？您如何知道它何时已经交付？

评估质量、范围、风险、培训与成本

在记录项目时，请评估：

• 质量 – 您将如何确保项目成果的质量？
• 范围 – 项目的边界包括什么，不包括什么？
• 风险 – 与项目相关的固有风险是什么？您将如何应对？
• 培训 – 完成项目需要哪些技能，需要提供什么培训？
• 成本 – 项目成本是多少？预算是多少？

使用版本历史记录刷新和更新文档

使用一个允许存储每份文档版本历史记录的文档工具，以便在必要时随时查阅。对项目文档进行定期更新有时可能需要恢复到之前的版本，因为您可能需要回顾项目的历史。

选择正确的项目文档软件

如果您正在进行项目文档编制，您需要配备合适的工具来存储文档并与团队共享。对于项目文档来说，一个不错的选择是公司知识库，它由贡献者团队集中管理。

Baklib正是这样一种工具，它将帮助您通过其时尚直观的界面快速启动并运行您的项目文档。您可以使用所见即所得或Markdown编辑器，以及分类管理器将您的内容组织成主题。简单的拖放界面让您只需点击几下即可重新排列类别。 您可以构建一个私有的、需要登录的、面向员工或客户的知识库，从而确保您的文档始终安全。利用Baklib与流行应用的集成和扩展，您可以扩展知识库的功能。 借助Baklib，您可以查看多个文章版本之间的版本历史记录，或回滚到先前的版本。您无需担心因自动的源代码控制而意外覆盖内容。

如今已经很明显，如果您是一名项目经理，您的项目迫切需要文档来为团队带来清晰性和组织性。如果您负责一个较小的项目，可能不需要太多文档，或者您会发现团队被文档所拖累。大型项目自然需要更多文档，因为它们更复杂，涉及的环节更多。

无论您的项目文档需求如何，请确保您从使用像 Baklib 这样的工具开始，它将帮助您创建文档并与团队共享。您可以将所有文档集中在一个位置，团队成员可以利用强大的搜索功能找到所需的内容。