什么是软件文档？其类型与最佳实践

如今，互联网被视为一个知识库。任何人都可以通过互联网访问各类信息，例如通过Web服务器数据库获取文档、查看超文本和多媒体（音频和视频）。

此外，对于任何组织而言，提供对公司网站的公共访问已变得至关重要，这需要持续可靠、交互式的Web表单、真实的交易和相关文档。这促使组织适应Web内容管理系统。

渐渐地，这发展成了知识管理系统和知识库系统。

虽然知识管理系统早于互联网出现，但用户通过互联网访问信息变得容易，因为它就像互联网上的分布式数据库。

随着时间的推移，知识管理系统和知识库系统之间的区别变得非常微小。尽管这些系统仍被视为内容存储库，允许你存储、查询并做出适当决策。

因此，在知识管理系统中，你只是将它们（手册、程序、政策、最佳实践、可重用设计和代码等）存储在数据库中。

在基于知识的系统中，你会仔细地将它们（手册、程序、政策、最佳实践、可重用设计和代码等）在意义明确的章节、子章节和组中进行适当的分类和归类。

什么是软件文档？

软件文档是软件程序的关键组成部分，它简化了所有项目参与者的工作流程。它包含多种元素，例如开发文档、构建说明和用户帮助内容，这些都在软件开发过程中扮演着至关重要的角色。

注意：建议在尝试采用敏捷软件开发方法的同时，将文档交付物构建到您的开发流程中。

当开发者、最终用户或客户在使用知识库时遇到问题，软件文档需要起到解决问题的作用。

为了实现以下目标，需要记录适当的细节和描述：

• 解决开发者在开发过程中遇到的问题
• 帮助最终用户理解产品
• 协助客户和支持团队查找信息。

文档可以涉及开发文档（可用于集成到代码中或扩展现有应用程序的功能）、发布说明（说明当前版本修复了哪些错误，重构了哪些代码），以及面向客户的帮助内容，以便快速找到所需信息。软件文档帮助您理解产品、界面、功能和完成任务的能力，并能在文档内快速搜索和找到特定部分，或在产品使用过程中遇到问题时找到解决方案。

注意：尽管存在知识工作者，但仍有51%的人更喜欢通过知识库获得技术支持，然而，对于任何公司来说，制作相关的文档都具有挑战性。

在产品开发周期和软件开发生命周期中，需要提供多种类型的文档，例如软件文档、开发人员文档、软件需求文档、设计文档和受众分析文档。

用户文档

此类文档主要提供给想要自己使用产品、以理解和完成特定任务的最终用户。

• 操作指南 - 引导用户完成任务或预定目标。
• 教程 - 通过遵循一系列步骤来学习某个概念。
• 参考文档 - 描述产品的技术细节（如软件需求规格、软件设计文档等）。
• 管理指南 - 使管理员在安装应用程序后可以参阅此文档。
• 配置指南 - 允许管理员参考此文档获取配置参数。

开发人员文档

此类文档指与系统相关的文档。

• API 文档 - 说明如何调用 API 接口和类，或如何将 API 集成到正在开发的代码中。
• 发布说明 - 描述最新软件、功能发布以及已修复的漏洞。通常，此文档是一个扩展名为 .txt 的文本文件。
• 自述文件 - 一种文档形式，通常是一个名为 Read Me、README.ME 或 README.TXT 的简单纯文本文件，提供软件的高级概述，通常与源代码一同提供。
• 系统文档 - 描述系统需求，包括设计文档和 UML 图。

即时文档

在某些情况下，即时文档可以快速为面向客户的文档提供支持。用户无需查阅其他文档或常见问题解答来获取信息。

建议在您的开发团队中统一使用文档工具，以便在环境中轻松访问，并且您需要推动文档成为软件开发生命周期流程中的强制性部分。例如，GitHub是一个基于云端的文档协作应用程序，旨在满足代码开发者和作者的需求。

如何选择软件文档工具

记录您的产品及其功能可能非常耗时，并且在创建客户和团队成员易于理解的软件文档时需要注意大量细节。以下是软件文档工具中需要关注的一些关键功能：

Baklib支持以下功能：

• 自定义仪表板
• 文件管理器
• 文章重定向
• 团队管理
• 团队审计
• 安全托管
• 备份与恢复
• 自定义安全设置
• 应用内协助

💛🧡🧡客户评价：我喜欢网站上广泛的功能、快速的内容更改以及发布到网络服务的便利性。

文档的创建、存储和共享技术手册变得轻而易举。

知识库应用程序界面概述

除了上述基本功能外，Baklib还具备一些出色的能力，使其知识库对最终用户具有吸引力。

构建多语言知识库

知识库系统中的本地化功能使您能够为不同的客户群体构建多语言知识库文档。例如，您的全球国际客户可能希望以其母语阅读文档，即使该文档已有英文版本。

您可以让内部翻译人员手动翻译面向公众页面的文章，或使用谷歌翻译器翻译从源处复制的内容，然后将翻译后的内容粘贴回编辑器中。

寻找包含内置机器翻译的知识库软件，它使用人工智能即时转换材料以获得更好的结果。如果您对第三方翻译工具不满意

为知识库创建自定义站点

当您在 Baklib 中创建文档时，可以拥有一个面向公众的 URL，这可以帮助用户访问您的知识库。

您可以在站点域名页面上执行以下操作：

• 站点域名托管：您可以为现有 URL 创建自定义 URL

• 子文件夹托管：自定义 URL。您可以使用子文件夹作为托管页面，在组织内部标记这些文档。例如，从 https://docs.startup.com 到 https://startup.com/docs

以下屏幕显示站点域名页面。

备份和恢复你的知识库

每天确保数据安全至关重要。备份和恢复功能已集成在 Baklib 中，可帮助你从备份列表中恢复文档的早期版本。

注意：你也可以手动备份。此外，当你在文档中进行了大量更改时，可以点击“创建新备份”按钮并指定一个有意义的名称，以帮助你识别与其创建上下文相关的内容。

创建软件文档的最佳实践

快速适应敏捷或 DevOps 方法论进行文档编写

大多数公司已经从传统的瀑布方法转向或已经转向敏捷和 DevOps 方法论。人们发现瀑布方法并不合适，因为它难以在现有产品设计中纳入任何新的期望变更。这催生了敏捷方法论，它考虑了模块化开发，并且可以在开发过程中实施新的变更。

这种方法在当今的软件开发生命周期和文档开发生命周期中已被广泛接受。

定期与领域专家互动

开发者对产品有深入的了解，因此，文档编写者常常发现很难频繁地接触他们以获取相关文档信息。所以，一个可行的方法是将文档工作量的估算与软件开发过程同步，这样资源（文档团队、工程师、文档审阅者及支持人员）就能定期协作，获取足够的知识来达成文档目标。

当您的文档工作推进到某个阶段时，需要认真考虑不同需求的用户会如何看待和使用您的文档。

持续改进和更新文档知识库

文档编写是一个迭代的过程。它可能需要根据客户反馈进行改进，或者需要对文档中已有的某些内容进行重构。知识库可以包含客户的常见问题，或更多可能需要纳入的解决方案参考，以提高效率、生产力，并降低公司成本。

了解客户如何找到您的知识库内容

您的知识库软件应能被搜索引擎索引，并包含所有正确的元标签。您还应该从您的软件应用程序中链接到您的文档，因为用户自然会在那里遇到困难。

很少有客户会将您的知识库视为一个整体，几乎没有人会访问您精心构建的主页。

在产品的首次发布之前，组织会邀请客户和用户分享测试版产品并进行测试。根据他们的反馈以及发布后的后续反馈，必须更新文档以配合最新的产品发布。

收集反馈有几种方式：

• 使用网页表单或交互式表单
• 在与客户分享文档之前，激活文档中的内联评论功能
• 接收关于特定页面内容有用性的评级

创建您的样式指南以确保文档的一致性

有几种方法可以为您的文档创建一致的外观和感觉。

• 模板：在创建文档之前，创建一个带有预定样式的模板。
• 定义样式表：通过将相关样式应用于内容，手动创建不同级别并构建文档结构。

注意：您可以参考标准的软件样式指南，如 Microsoft 样式指南或芝加哥样式指南。

观看此视频，了解 Baklib 的实际操作，并学习它如何简化您的软件文档工作流程。

最后的思考

如果您适应敏捷方法论，它能使您及时产出文档。生成优秀的软件文档以同步程序员、测试人员和最终用户在使用软件时的想法和目标，变得势在必行。需要记住，任何优秀的软件文档都应具备特定性、简洁性和相关性。