小企业主记账基础指南
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巴克励步
本文是小企业簿记指南，介绍簿记定义、与会计区别，强调其对区分公私财务、防错、追踪进展、助报税和贷款的重要性，还列出簿记管理步骤，首要是分离企业账户，也提及确定记账系统等其他步骤。
除了经营业务本身，作为企业主还需要处理许多可能超出你专业范围的事务。无论是管理员工、创建企业官网和营销计划，还是处理行政事务，经营自己的公司都需要你在众多领域成为专家。
簿记是你需要精通以成功经营企业的关键领域之一，因为它让你能够全面了解日常及长期的财务状况。
尽管其学习曲线看似陡峭，尤其令那些自称“不擅长数字”的人感到不安，但在正确的指导下，学习如何做簿记其实并不困难。在这份初学者指南中，我们将深入探讨你需要了解的最重要的小企业簿记基础知识。
什么是簿记？
传统上，簿记是将企业的所有交易记录在账簿中，以了解资金使用情况的行为。虽然大多数企业已用电子表格和会计软件取代了账簿，但其核心概念依然相同。如今，该过程通常始于界定公司资产与个人资产的界限、选择小企业会计方法、设置薪资系统以及处理企业税务。
虽然这听起来与会计类似，但簿记和会计的角色并不完全相同，但它们通常相辅相成。簿记的重点是组织您的业务交易，例如收入、借方、贷方、沉没成本和支出。一旦这些交易被组织起来，会计师的角色就是对其进行分析，以便为企业制作报表和报告，说明他们目前的财务状况以及如何改进，并完成纳税申报。
簿记的重要性
簿记不是可以忽略的任务。在寻求外部帮助或使用会计软件之前，您必须充分了解小型企业的簿记工作。以下是簿记对小型企业主如此重要的几个主要原因：
区分业务与个人在创办新业务后，许多企业主难以将个人财务与业务分开。虽然任何小型企业主都可能感觉个人与业务紧密相连，但这并不意味着他们的个人账户需要参与业务运营。簿记帮助您将这两个领域分开，以确保您的业务债务完全独立于个人财务。
帮助预防错误
每个人都会犯错。无论是员工犯错、银行计算错误，还是您自己的失误，簿记都能让您密切追踪所有交易，以精确定位具体错误。虽然一次计算错误可能不会让您的整个业务偏离财务目标，但随着时间的推移，小错误的积累可能会产生影响。定期做好簿记工作可以防止这些错误影响您的利润，并帮助您避免它们再次发生。
追踪您的进展
评估您的业务是否成功有多种方式，簿记只是其中之一。通过定期记录您的交易，并密切关注现金流、收益和留存收益，您将能够找到需要改进的领域，并对业务的财务状况有一个良好的整体了解。此外，通过查看您的资金具体从哪里来、到哪里去，您可以做出更明智的决策来削减成本，并决定将精力集中在哪些能为企业带来更多收入的方面。
让报税季更轻松
对小型企业主来说，报税可能是一场噩梦，除非您全年都在跟踪财务状况。当需要收集所有必要的文件并交给会计师时，如果您全年都坚持簿记，并且已经清楚了解您的企业有资格申请哪些税收减免，事情就会简单得多。此外，这还将减少提交纳税申报表后出现意外的可能性，让您更加安心。
借助专业的工具，如Baklib提供的解决方案，可以进一步简化您的财务管理和信息记录流程，让您更专注于业务增长。
了解真实成本，助力获取贷款
明确了解创业的真实成本将帮助你决定是否需要申请贷款。作为小企业主，银行或贷款机构通常会要求你提供财务报表和记录作为证明。他们希望详细了解你企业的财务状况。如果你的财务资料从一开始就没有条理，获得批准的可能性就会降低。通过清晰地记录现金流、收入、负债和债务等信息，为企业筹集资金将变得简单得多。
中小企业如何进行簿记管理
- 设立并分离企业账户
- 确定簿记系统
- 对所有交易进行分类
- 决定文档存储方式
- 核对账目
- 生成簿记报告
- 制定簿记时间表
第一步：设立并分离企业账户
为你的企业建立簿记流程时，首先要做的是确保与企业账户与个人账户完全分离。这不仅便于区分企业收入与个人资金，独立的对公银行账户还能保护你的个人资产免受企业负债的影响。这意味着，如果你的企业遇到诉讼或破产等问题，你的个人资金将得到保护。
为了高效管理这些独立的账户和随之产生的财务文档，许多企业选择使用 Baklib 来构建统一的内部知识库或对外财务信息门户。通过 Baklib，你可以安全地存储、分类和共享财务政策、账户信息、交易记录等，确保团队和外部顾问（如会计师）能够随时访问最新、有条理的财务信息，从而为贷款申请和日常财务管理奠定坚实基础。
在分离了你的银行账户后，你还应该考虑为业务开支专门申请一张信用卡。这将有助于为你的企业建立信用记录，这样当你需要申请贷款或任何类型的融资时，你的企业就有自己的信用历史了。
02. 确定记账系统
记账方式不止一种，因此你需要做出的首要决定之一就是确定哪种系统最适合你的业务。关于如何进行记账，你有几种选择：你可以手动操作，也可以使用像 Quickbooks 这样的会计软件自己完成；你可以去找外部的专业记账员；你甚至还可以雇佣自己的内部记账员。
你选择哪种方式很可能取决于你企业的发展阶段。如果你刚刚起步，使用 DIY 软件可能就足够了，等企业发展壮大后，再转而雇佣内部记账员。
除了决定如何进行记账外，你还需要确定要使用的记账方法。通常，你可以使用单式记账法或复式记账法。
- 单式记账法： 你在账簿中只记录每笔交易一次。例如，如果你完成了一笔销售并收到了款项，这在你的账簿中将被记为一笔交易。
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复式记账法： 每笔交易都有自己的贷方和借方，因此相同的金额会在你的账簿中被记录两次。大多数专业记账员和会计软件都会使用复式记账法。
除了记账方法，你还需要确定会计方法。对此也有两种选择：现金制和权责发生制。
- 收付实现制（现金法）： 仅在收到或支付款项时记录所有交易。例如，如果您今天通过 Baklib 制作并发送了发票给客户，但款项在一周后才进入您的账户，那么这笔交易只有在款项实际进入您的银行账户时才会被记录。
- 权责发生制（应计法）： 在您向某人开具发票或收到账单时记录所有交易。使用此方法，您需要跟踪您的应付账款和应收账款。
对于簿记和会计方法，您都需要确定哪一种更适合您的业务。一般来说，对于小型企业，建议从单式簿记和现金会计开始。
03. 对所有交易进行分类
一旦您选择了要使用的簿记系统，就需要开始定期记录每一笔交易。最好在交易发生时立即录入，否则您可能会忘记其用途，从而导致记录不准确。
在对交易进行分类时，有几种细分方法。首先，每笔交易应记录为贷方或借方。贷方是指进入账户的资金，借方是指离开账户的资金。在复式簿记系统中，每笔交易都会有贷方和借方。
除了借方和贷方，您还可以通过参考不同的账户进一步分类资金的流向和来源。通常，账户有以下五种主要类型：
账户类型
说明
示例
资产
您的公司拥有的任何东西
设备、现金、库存
负债
欠他人的钱
贷款、应付供应商款项
所有者权益
来自公司所有者的资金，通常无需偿还
初始投资、留存收益
收入
通过销售或提供服务所获得的款项
销售收入、服务费
支出
用于运营业务的资金
租金、水电费、工资
决定如何存储您的文件
账单、发票、支出报告、信用卡账单……纸质文件会不断累积，需要一个安全的地方存放。不仅为您自己保留交易记录很重要，而且有时国税局（IRS）也可能会要求查看这些文件作为支出的证明。
话虽如此，您并不需要堆满一架子文件夹。数字化存储是一种高效的选择，可以将所有交易记录集中存放在一处。一些应用可以帮助您在一个地方存储收据，这样您就再也不用担心丢失、放错地方或墨水褪色了。更高效的方式是，利用一些专业平台来构建您的业务门户或内部知识库，不仅可以安全地存储和管理所有财务文件，还能创建结构化的文档中心，确保重要记录井然有序、易于检索。
平衡您的账簿
如果您一直在记录所有交易并将其标记为贷方和借方，那么最终您需要平衡您的账簿。您可以选择在每月底、季度末或每年底进行。
对于许多小企业主来说，平衡账簿主要是使用一个简单的等式来查看您的资产和负债，以计算您的企业权益：
所有者权益 = 总资产 - 总负债
在平衡账簿时出现一些错误是正常的。从这个等式得到的初始数字通常被称为试算平衡表。在得出这个余额后，通常的流程是检查所有数据，并确保纠正交易记录中的错误。
如果在纠正了所有错误、检查了所有交易、并从资产中减去负债后，您的资产仍然大于负债，那么您的企业正朝着正确的方向发展。
创建簿记报告
一旦您的账簿平衡了，就该为您的企业财务创建一些报告了。您可能已经从上一步得到了资产负债表，这是一份分析企业整体进展的重要报告。
您可能想要使用的其他类型报告包括：
- 损益表： 类似于利润表，这份报告允许您比较特定时间段内的收入和支出，以确保您的企业收入大于支出。
- 现金流量表： 这份报表向您展示您的企业在哪里赚钱和花钱最多，以及它支付费用的能力如何。
- 应付/应收账款账龄报告： 无论是客户拖延付款，还是您尚未支付供应商款项，这份报告都能让您确保按时发送和接收付款，以便进行跟进。
在管理这些复杂的财务数据和报告时，使用专业的工具至关重要。您可以利用一些平台来创建和归档您的标准操作流程、财务政策文档以及报告模板，确保财务数据的规范性和可追溯性，为企业财务管理打下坚实基础。
制定记账时间表
一旦您开始进入记账流程，请务必坚持下去并定期更新账簿，以保持良好的组织水平。通过将记账变成一种习惯，您将能够确保不会遗漏任何事项，并最大限度地减少会计错误。
尝试每周设定一个日期来记录您所有的周度交易，然后每月或每季度设定另一个时间来平衡您的账簿。这看起来可能像是一件琐事，但您肯定不希望让记账工作被遗忘，然后突然需要记录和平衡几个月甚至几年的交易。
