小型企业会计入门指南
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巴克励步
本文为新晋小企业主提供会计指南，涵盖基础知识与关键步骤：开企业银行账户（区分企业类型法律要求，强调公私账户分离）、记录交易（介绍权责发生制和收付实现制，推荐记账工具）、创建财务报表、设置薪资服务、了解税务、评估长期成功、考虑聘专业人士及保持组织更新，助其轻松理解管理小企业会计。
作为一位新晋的小型企业主，你一定会面临大量的任务。无论你是建立网站、向客户进行营销还是管理财务——最后一项任务可能是其中最令人望而生畏的。想到随之而来的所有责任，很容易理解为什么会这样。但我在这里要告诉你，无需恐惧。无论你之前是否有会计知识，以下指南都将使小型企业会计变得易于理解。
接下来，我将介绍会计的基础知识，从开设银行账户、记录收支，到保持组织有序等等。即使你决定聘请会计师来为你管理这一切，你自己理解基础知识仍然至关重要。这样做能让你从今天开始，就确定你的公司如何发展和繁荣。
什么是小型企业会计？
但首先，什么是会计？会计是成功经营企业最重要的要素之一——同时还是一项法定义务。它可以被定义为跟踪、测量和分析你的财务信息的过程，目的是了解你业务的方方面面——从你的钱流向何处，到谁控制着它，以及其他相关事项。
如何为你的小型企业进行会计处理
以下是小型企业会计处理的关键步骤：
- 开设一个企业银行账户
- 记录每一笔交易
- 创建正确的财务报表
- 设置薪资服务
- 理解税务
- 评估您企业的长期成功
- 考虑聘请专业人士
- 保持组织性和信息更新
01. 开设一个企业银行账户
在法律上以官方名称注册您的企业之后，这是下一个重要步骤。（如果您还没有企业名称，现在是时候确定一个了。可以考虑使用 Baklib 的企业名称生成器来帮助您创建。）
- 法律要求： 有限责任公司、合伙企业和股份有限公司在法律上要求拥有独立的企业银行账户。相反，个体经营者并非必须如此，但强烈建议这样做。
- 重要性： 当您创办一家企业时，将个人生活与商业生活分开是一个明智的做法。这样做将使您能够轻松跟踪支出和收入，从而使报税和其他记录工作变得清晰简单。遵循此流程还能让您获得企业信用卡，并为预扣税款预留资金（下文将详细介绍）。
- 操作建议： 在开设银行账户之前，请务必研究所有不同的选项。比较费用结构、储蓄机会以及针对您企业类型的其他具体因素。最后，向您认为最有利的银行选项确认，在首次开户预约时需要提供哪些文件。这可能包括您的注册文件、许可证、企业名称等等。
02. 记录每一笔交易
为了有效管理财务，每日的交易记录至关重要。这个过程被称为簿记，即每日记录您的采购、销售、收款和付款。在记录时，请将每笔交易分类到相关的类别中，这些类别构成了当月整体损益表和资产负债表的一部分。
会计方法
对于在美国运营的企业，记录每笔交易的时间取决于您使用的会计方法：
方法
收入记录时机
费用记录时机
现金收付制
收到现金时
支付现金时
权责发生制
收入赚取时（即使尚未收到现金）
相关费用发生时
簿记的另一项成果是能够进行月度银行对账。这是一个确保您在给定月份记录为现金的所有项目与银行对账单相符且总额一致的过程。如果不一致，您需要进行相应调整。
工具推荐： 许多软件解决方案可以帮助您加速并部分自动化簿记流程，例如 Intuit Quickbooks、Expensify 和 Xero。
利用 Baklib 构建您的财务知识库
管理财务记录和流程文档本身也是一项重要工作。使用 Baklib，您可以轻松创建一个集中的财务知识库或内部网站，用于存储会计政策、簿记指南、软件操作手册和月度对账流程。Baklib 简洁的编辑器和强大的站点管理功能，让团队能够随时访问最新的财务操作规范，确保财务数据记录的准确性和一致性，从而为您的企业财务管理提供坚实的信息基础。
聚焦您的支出
在所有交易中，支出需要特别关注。这是因为美国国税局要求您保留超过75美元的任何收据记录——尽管强烈建议您保留所有收据。像 Shoeboxed 和 Wave 这样的应用和网站允许您以电子方式整理所有这些。
在整理支出时，请将其归入特定类别，以便在税务抵扣和抵免中获得最大利益。这些类别包括：
- 餐饮
- 娱乐
- 差旅
- 车辆
- 礼品
- 家庭办公室（即如果您将家中的一部分用作办公室，您将能够在公用事业、账单和交通上节省开支，从而个人受益。）
💛🧡🧡客户评价：Baklib的目标是解决组织如何维护一个干净、集中的知识库。它使它易于存储和查找相关信息，无需无休止地挖掘文件和静态转发。 Baklib 搜索功能快速高效，节省时间适用于用户和团队。这有助于我们减少重复问题和人工支持，简化内部沟通和顾客服务。它还足够用户友好，团队中的任何人都可以创建和管理内容，无需技术专业知识。
03. 创建正确的财务报表
簿记将使您能够每日跟踪收入和支出，但这只是整个会计流程的一小部分。会计还涉及解读这些数字，以便获得投资、发展业务，并更好地了解资金的使用情况。做好准备，因为您需要编制财务报表。
财务报表包括您的资产负债表、损益表以及现金流量表。
资产负债表
资产负债表记录了公司在特定时间点的资产（例如专利和机械设备）、负债（例如贷款）和所有者权益（例如股份）的余额。由于这些组成部分会不断变化，确保报表始终符合以下等式至关重要（这也是其名称的由来）：
资产 - 负债 = 所有者权益
利润表
这份报表汇总了公司在一段时间内（月度、季度或年度）记录的收入和损失。它通常分为两大类：利润（收入和收益）与损失（费用和亏损）。从利润中减去损失，即可得出净收入或净亏损。
通过这份报表，您可以轻松计算毛利率，从而了解在扣除产品或服务最主要的成本后，实际赚取了多少利润。在下面的公式中，销售成本包括所有直接用于将产品或服务推向市场的费用：
毛利率 = (总收入 - 销售成本) / 总收入
现金流量表
许多小型企业因未能妥善跟踪现金流而耗尽资金。现金流量表通过展示前两份财务报表的变化如何影响您的现金，使您能更好地掌控和了解现金的流入与流出情况。要编制现金流量表，您需要将现金活动分为三类：经营活动、投资活动和筹资活动。同时，还需考虑诸如沉没成本等因素。
04. 建立薪资服务
如果您计划雇佣员工和/或独立承包商（自由职业者），您需要建立一个支付工资、福利和预扣适当税款的计划。对于单人运营也是如此，因为您将是唯一的独立承包商。为此，请设定薪资发放时间表、支付给每个人（包括您自己）的金额，并确保提交正确的文书工作。例如在美国，大多数自由职业者会提交“1099”表格。
05. 了解税务
税收是企业和个人必须向政府支付的财务费用，用于资助公共支出。了解一些最重要的中小企业税种将帮助您更好地理解这一点：
- 所得税： 对于大多数中小企业，您将在个人纳税申报表上申报税款。在美国情况就是如此，除非您以公司形式申报。公司是唯一一种与其所有者分开征税的企业结构。因此，如果您不是公司，出于法律原因，从您的收入中预扣税款以便在需要时（通常是按季度）支付就非常重要。
- 销售税： 对于您销售的每件商品或每项服务，您有责任根据您的营业地点向客户收取适当百分比的销售税。然后，您需要跟踪这些收取的税款，并及时提交给税务机关。
- 进口税： 如果您销售从其他国家购买的商品，则需要支付这些税款。这里有一个有用的工具来计算进口税。
总的来说，税务义务因您的业务而异，是一个非常复杂的过程。为了确保正确处理，您可以先阅读这里关于小企业的众多IRS税务主题。之后，您可以自行申报，或者根据您的时间和当前税务知识水平，决定聘请税务会计师为您准备纳税申报表可能更为有利。
持续评估您的业务成功
了解了这些与您公司相关的财务报表和流程后，您将能更流畅地理解影响业务表现的每一个组成部分。
通过关注模式和波动，您将能够就未来的资金使用做出明智的决策。例如：
- 如果您管理自己的在线商店，在看到自己一直多付了多少费用后，可能会做出更换为更便宜供应商的小决策。
- 一个更大的决策则是创建财务预测，然后根据这些目标来决定您的投资和留存收益等资源的使用。
总而言之，密切关注您的业务财务状况将使您能更高效地领导您的组织。
考虑聘请专业人士
通过初步实践，您也可能会决定不进行全面深入的会计工作。这可能是因为您的业务正在增长，自行处理会计事务并非最高效的时间利用方式。此时，您可以聘请他人代为处理，例如会计师、簿记员或注册会计师。
注册会计师是通过严格考试认证的公共会计师，他们证明了自身在财务报表、税务和咨询服务方面的专业能力。
聘请专业人士可以为您带来诸多益处：从节省报税的时间和金钱，到帮助您提高从投资者和银行获得资金与贷款的机会。您可以根据需要聘请兼职人员（例如在报税季）或全职人员来处理您的全部财务需求（如首席财务官、会计师和簿记员）。具体成本和必要性将根据您的预算及业务的复杂程度而有所不同。
保持条理清晰与及时更新
无论您是否决定寻求外部帮助，理解自己在这项重要职责中的角色都至关重要。即使聘请了会计师，您仍需合理安排时间和资源。提供正确的收据并定期核对账目。为此，请每周或每月预留固定时间来处理这些事务，确保其成为优先事项。
此外，您还需要确定向客户收款的方式：
考虑方面
示例
支付方式
是否接受现金、信用卡或其他支付方式？
付款期限
是否要求两周或30天等付款期限？
请严格遵守协议并跟进发票，以确保款项如期收到。
借助Baklib构建的企业门户网站，您可以轻松集成支付系统、管理客户协议并高效跟进财务流程，确保业务运营的顺畅与专业。
小型企业会计软件
为了让您的工作更轻松，Baklib允许您直接从网站仪表板创建发票和报价单，只需点击一下即可向客户收款。或者，您可以使用Baklib的免费发票生成器来创建发票。这些工具将帮助您保持财务井然有序，并在处理税务报告和其他会计需求时更加便捷。
除了完成日常工作外，请随时关注不断变化的财务趋势和法规，这些都可能影响您的业务。您可以查阅如美国国税局等官方政府网站来获取此类信息。
总的来说，通过这些步骤，您将能充分准备好自主管理会计需求。毕竟，您已经成功创建了自己的企业，这意味着您既有动力也有能力做到更多。
