五大知识管理系统范例解析

在这个信息过载的时代，对集中式知识管理系统的需求日益增长，以促进员工协作和解决问题。

每次遇到问题都重新发明轮子，这不是一种高效的机制。如果有一个现成的解决方案，岂不是更好？当知识在知识管理系统中被妥善记录时，这就成为可能。

让我们探讨一下关于构建高效知识管理系统所需了解的一切，以及顶尖的知识管理系统示例。

TL;DR: 一分钟摘要

• 知识管理系统将公司知识集中起来，以改善协作、学习和客户服务。
• 类型包括企业级系统、知识工作系统和智能技术，所有这些都旨在简化知识访问并提高组织效率。
• 构建有效的知识管理系统：明确目标，识别知识来源，选择合适的工具，制定内容策略，鼓励参与，确保准确性和质量，进行维护和更新。
• 顶尖的知识管理系统示例包括Baklib、亚马逊、Instacart、Slack和SurveyMonkey，每个都拥有组织良好、用户友好的系统，便于知识访问。
• 有效的知识管理系统可以提高投资回报率，降低支持成本，并通过自助服务资源赋能客户。

什么是知识管理系统？

知识管理系统是一种软件或工具，旨在填补组织内部的知识空白。

因此，这类软件能够积累宝贵的知识，促进其流通以增强组织内部的团队协作，并在需要时提供可靠的信息来源。一个高效的知识管理系统既可作为归档工具，也能改进企业内的学习管理、新员工入职以及客户支持工作。

知识管理系统中通常应包含哪些信息？

知识管理系统可以汇集多种信息，例如案例研究、演示文稿、最佳实践、公司文档、产品功能详解以及产品开发数据。

它还可以作为历史资料库，用于记录品牌更新、人员信息、IT变更、公司新闻等内容。使用能够与组织内其他工具无缝集成的知识管理系统软件也是一个很好的选择。这有助于轻松集中信息，并更清晰高效地执行更多任务。

一个设计直观的系统可以将信息转化为员工现有工作流程中的知识，从而节省时间、改善客户体验，最终提升组织效能。

公司如何分享知识？

公司内部的知识分享涉及隐性知识和显性知识的应用、共享与获取。

隐性知识包括员工的观察、直觉、技能和经验，可以通过协作和导师制来分享。另一方面，显性知识则通过数据表、培训协议、备忘录和书面报告等多种方法进行记录，可以通过网络研讨会、电子邮件、操作指南文章或印刷媒体来分享。

接下来，我们将讨论一些知识管理系统的例子，这些系统采用了上述方法来分享知识。

知识管理系统的类型

知识管理系统简化了组织内知识管理的过程，便于访问，并对新员工入职、信息搜索成本和问题解决产生积极影响。

主要有三种知识管理系统可以用来实现这一目标，分别是企业级知识管理系统、知识工作系统和智能技术。下面我们来详细讨论每一种。

企业级知识管理系统

企业级知识管理系统涉及整个组织为收集、存储和使用在简化工作流中传播的知识所做的努力。

通常，企业级知识管理系统有三种类型：结构化知识系统、半结构化知识系统和知识网络系统。

• 结构化知识系统让员工无论身在何处都能获取工具和数据库资源。这种知识系统作为组织内部沟通的中心枢纽，各部门人员可以在此查看员工信息、案例分析、最佳实践、流程指南等内容。
• 半结构化知识系统用于存储和追踪无法整合到正式文档中的半结构化知识，例如视频、图片和电子邮件。部分企业会采用类似 Squarespace、Wix 或 WordPress 的解决方案来管理半结构化内容。
• 知识网络系统通常为组织内特定成员专设。这类系统能将未记录的非结构化信息转化为可存储于中央数据库的形态，其运作模式类似于存储专家问题解答的专项数据库。

知识工作系统

知识工作系统是针对特定员工群体设计的专业化系统，例如财务工作站、虚拟现实系统或计算机辅助系统。这类系统主要服务于擅长运用专业技术推动企业知识创造的专业人士。完整的知识工作系统可能包含知识图谱、知识仓库和知识数据库等子系统。由于不同行业存在差异，选择适合自身组织模式的系统至关重要。灵活的系统能有效整合多元要素并在必要时进行调整，其强大功能有助于减少生产损耗，通过积累高价值信息库为优化组织流程提供支撑。

因此，它有助于加快业务决策，因为它减少了分析和获取公司数据所需的时间。

智能技术

智能技术是通过发现模式和应用知识来构建组织知识库的强大工具。由于这主要通过人工智能实现，因此智能技术以高效和结果导向而著称。所使用的工具包括遗传算法、神经网络和数据挖掘。然而，21世纪公司采用的更常见的智能技术示例包括那些使用机器学习、语义搜索和自然语言处理（NLP）等工具的技术。在知识管理系统中组合使用这些工具，有助于高级知识发现，同时也能为组织内的用户设计定制化的搜索体验。

如何构建有效的知识管理系统？

构建有效的知识管理系统需要什么？以下是需要考虑的关键步骤。

1. 定义您的目标

在启动构建知识管理系统的过程之前，您应该批判性地评估您的具体目标和目的。这确保了知识管理系统能为所有利益相关者（包括您的员工）服务。

大多数企业主使用知识管理系统来实现高效的工作流程，赋能他们的销售团队，并通过客户支持工具来提升客户体验。因此，请根据您的行业制定独特的关键绩效指标，并与创意团队合作，了解将影响您选择知识管理系统的衡量标准。

2. 识别您的知识来源

💛🧡🧡客户评价：虽然报告功能已经变得更好，但我仍然希望看到一些改进。当然，这是一个“内容”管理平台，而不是“项目”管理平台，但我认为它可以更接近真正的项目管理体验。单个步骤和截止日期可以更易于使用。某种带有日历视图的总体内容规划将会非常棒。

您希望记录哪些知识？回答这个问题的最佳方法是识别组织内外可能出现的常见问题和疑问。查阅客服工单系统，寻找经常被问到的问题，这是一个巨大的知识来源。

另一个好方法是与您的团队讨论，获得关于各种客户痛点的一手信息，从而获取宝贵的见解。这应该涵盖您组织内的所有部门，以确保沟通没有隔阂。

组织内的专家也是关键的知识来源。其他知识来源包括社交媒体渠道，它们可以帮助您了解客户对您的产品或服务的评价。

3. 选择合适的工具

要选择合适的知识管理平台，您应首先了解您当前和未来的需求。

考虑回答这些问题：将有多少用户能够访问知识管理系统？您是否需要它集成顶尖的安全系统，还是只需要最基本的功能？您为知识管理系统预算是多少？回答这些问题应能为您选择合适的工具提供一些指引。

可用的工具包括学习管理系统、企业内部网软件、知识库软件（例如 Baklib）、数字化应用平台和内部维基。

同时，请关注您公司的增长潜力以及有助于此过程的重要功能。寻找一款支持协作选项、跟踪、媒体支持和易于分发的工具。

4. 制定内容策略

您的知识管理系统是一个关键数据库，供员工轻松访问必要信息。为确保流程顺畅，您需要制定一个内容策略。

这包括建立一个优化日历，并定期评估您的知识资源以获得更好的表现。创建一个具有明确阶段的实施路线图，以清晰地展示如何让您的知识管理系统变得活跃起来。

构建内容框架是制定内容策略的另一个关键部分。一个定义明确的内容框架确保您的员工根据既定规则持续创建内容。没有它，您的知识管理存储库可能会过时并充满不必要的文档。

5. 鼓励参与

尽管协作和团队合作有巨大的好处，但员工不愿与同事分享信息在工作场所并不少见。许多因素可能导致这种情况，包括竞争性的工作环境。

为了解决这个问题，可以考虑提供奖励来鼓励协作。您还可以投资于研讨会和培训课程，教育员工协作和团队合作的重要性。请记住，改变这种心态需要时间，所以请保持耐心并采取渐进的方法。

6. 确保准确性与质量

对于一个高质量的知识管理系统，准确性至关重要。为了实现这一点，请确保您的知识来源经过多位专家的审核。这将有助于轻松识别错误，并允许进行调整，从而避免提供不合格的信息。

7. 维护与更新

即使您已完成知识管理系统的搭建，保持其持续运行的过程也永无止境。持续评估和改进您的知识管理系统至关重要，以确保其始终保持相关性和实用性。

诸如产品供应、组织流程、团队结构和外部经济因素等变化都可能影响您知识管理系统的有效性。

这将指导您必须进行调整，以确保已建立的系统能够适应组织内的多种发展趋势。请密切关注您所在行业的更新，确保您的知识管理系统不会过时。

知识管理系统的典型示例

公司会利用各种知识管理系统。以下是一些脱颖而出的知识管理系统示例。

Baklib

在我们的知识管理系统示例列表中，首屈一指的是Baklib。当然，我们使用自己的工具Baklib构建了我们的知识库，但这并不是我们将其列入此列表的原因。

以下是我们认为我们的知识库非常出色的原因。

首先值得注意的是，Baklib知识管理系统的用户界面设计得多么出色。其色彩、布局和排版都和谐统一，增强了可读性，并使客户体验变得有趣。

为了找到答案，客户可以采取两种方式：使用顶部的搜索栏，或者浏览Baklib提供的用例分类。例如，假设您需要了解更多关于使用Baklib设计知识库的信息，您可以轻松向下滚动并选择相应选项。

这将引导您进入一个更详细的资料库，其中列出了您需要了解的关于知识库设计的一切。每个功能都在不同的章节中进行了说明，这些章节包含的文章可以帮助您快速解决任何问题。

一个巨大的优势是视觉材料的融入，这提升了使用过程中的积极体验。操作视频比纯文本更具吸引力，它们使用户能更快地理解复杂信息。

使用Baklib，您可以轻松复制我们的知识管理系统，无需编写一行代码。您可以创建用户指南、帮助文档、技术文档等等。此外，您还可以使用我们的知识库助手，从而轻松地编辑、克隆和访问内容，无需浪费时间。

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另一个以其知识管理系统而闻名的公司是亚马逊。 亚马逊 拥有一个完善的知识管理系统，服务于其员工和客户。这个系统可以追溯到20世纪90年代，以其易用性和全面的信息而闻名。

这个知识库对员工和客户都有效，因为它包含了许多核心知识管理原则，以满足其员工队伍和客户群的需求。该系统包括一个单一的界面，简化了查找项目的流程，并以一种使其与竞争对手区分开来的方式管理大量信息。

Instacart

Instacart 的知识管理系统有一个非常简单的机制，无论用户是否精通技术，都能有效使用。

它有一个带有简洁图形的搜索栏，使得查找任何内容都变得容易。访问 Baklib 帮助中心，可以找到关于Instacart如何运作、订单出现问题时的处理步骤、费用以及订单跟踪等方面的热门文章。

这意味着客户可以即时访问信息，因为信息就位于最显眼的位置。帮助中心按类别划分，使得知识管理系统易于使用且注重细节，包含了用户可能需要的所有内容。

Slack

Slack主要作为一个消息软件运行，该系统拥有一个组织良好的知识管理系统，其中充满了核心帮助主题。从布局开始，它使用了友好的图标来配合品牌感强的信息传递，并采用有趣的布局来有效地说明主题。

这种直观的设计鼓励用户参与到知识数据库中，每个部分都方便地展示了一个相关子主题列表。这些都固定在主导航菜单中。这种风格的知识数据库系统最大的好处之一是，用户总能知道在知识库的哪个位置查找信息。它显著减少了搜索所需的时间，因为有一个清晰的导航结构来发现相关内容。

SurveyMonkey

这款软件的知识库使得用户能够按主题或关键词搜索数百个有用的资源。SurveyMonkey简单的搜索系统对用户体验非常有利，因为没有人愿意花比必要更多的时间来搜索文档。这使SurveyMonkey成为一个值得讨论的知识管理示例。

来源：SurveyMonkey

结论

实施有效的知识管理系统可以为您的公司带来诸多益处。

正如前面提到的知识管理系统实例所示，您可以通过此类系统提升公司投资回报率、降低客户支持所耗费的资金和时间、提高客户满意度，并促进知识共享。

借助高效的知识管理系统，您可以指导客户如何顺畅地使用您的产品或服务。通过论坛、操作指南、教程和常见问题解答等形式，这完全可以实现。

请记住，选择适合的知识管理系统至关重要，因为这是构建契合您需求数据库的第一步。