提升生产力的7大知识库优势

常言道，知识就是力量。但时至今日，您已经明白仅仅拥有知识是远远不够的——如何运用信息才是让您在竞争中脱颖而出的关键。

若能正确运用，您的知识库软件可以帮助您提供更优质的服务、培训员工，并成为行业内的权威。

拥有一个高效的知识库，不仅会影响您内部的业务运作方式，也会影响您如何构建客户关系。

当您投入时间整理关键文档、演示文稿和报告时，您正在为员工和客户构建一个宝贵的资源库。

利用知识库提升生产力的7种方法

您的知识库是一项长期投资，它能确保工作流程顺畅、公司内部流程清晰，并最终提升生产力。

建立一个充满活力的企业至关重要，员工无需在积尘的抽屉里耗费宝贵的工作时间去寻找信息，而您的客户也能快速找到答案，无需您的介入。

如果您还需要多一点说服力，这里有七个理由说明知识库将如何提升您企业的生产力：

1. 人人皆能快速获取信息

每周，英国办公室职员要花费超过100万小时来寻找文件。这些被浪费时间的价值高达约2000万英镑！

当然，知识库应用并不包含丢失或放错地方的发票和订单。但是，它仍然可以帮助您显著减少浪费的时间。

当您有一个地方让员工可以找到关于特定问题所需了解的所有信息时，他们就不会浪费时间翻阅旧文件或在收件箱里寻找答案。

他们所要做的就是在搜索菜单中输入正确的关键词来获取所需的信息。更好的是，他们可以确信存储在知识库中的数据是准确且最新的。

当您拥有一个知识库时，许多问题能更快找到解决方案，因为您的员工可以从以前类似的案例中学习最佳实践。这样，他们就不必每次遇到错误时都从头开始摸索。

2. 您拥有一个高效培训员工的工具

当您需要培训新员工时，知识库可以成为一个极佳的工具，因为它包含了关于公司政策和内部流程的基本指导方针。

新员工可以获取有关产品、常见问题解答、操作指南以及任何其他能帮助他们更快融入公司的相关信息。

员工可以按照自己的节奏学习，因为他们可以独立访问文档。并且，他们可以根据需要随时回顾相同的信息，以熟悉特定的主题。

每位员工都有机会获取他们所需的信息，几乎不需要或完全不需要其他团队成员的帮助。

满足您文档需求的自助式知识库软件

长远来看，不仅学习效率更高，您还可以削减开支。培训一名新员工的真实平均成本高达1000英镑，无论培训是在公司内部进行还是通过第三方公司完成。

如果您将知识库用作培训工具，您的成本可以显著降低，同时提高生产力。

此外，内部知识库中的数据能帮助您的整个团队，从新员工到资深员工。通过您发布的案例研究、演示文稿、报告和所有其他信息，所有员工都能及时了解公司流程。

3. 一个坚实的知识库促进部门间的协作

随着业务的发展，您必须同时推进多个项目，管理更多的团队。您需要与来自不同部门的人员、顾问以及国际专家合作。

知识库是所有需要协同工作的人员的共同平台。它相当于一个在线协作平台，如 Google Docs 或 Share Platform，每个人都可以访问最新的信息和想法。他们甚至可以自己贡献文章。

这样的工具替代了部门间数百次的来回沟通。不再有转发邮件，然后是更新版本，接着又是更新的更新！

您的团队成员在继续推进项目时，不会遗漏关键细节。人们可以快速共享信息，避免重复任务，并最大限度地减少沟通错误。

知识库在促进沟通与协作的同时，也维护了工作流程并提升了效率。

员工因此工作得更好，压力更小，并且保持快乐！而快乐的员工带来的最大益处是什么？他们更具生产力，因为他们在工作时间内付出了更多努力。

4. 您的客户在提问前就能获得准确答案

也许构建知识库最重要的优势在于，您的客户无需联系客服人员就能找到问题的答案。

自助式客户服务正成为大多数客户的首选方式，因为这是快速获取信息的现代途径。通过花时间整理用户手册、常见问题解答和操作指南，您为客户提供了一个至关重要的资源。

买家的行为已经改变，以适应数字时代。无论是B2B还是B2C买家，都比过去更加关注内容。事实上，在50%到80%的B2B案例中，买家的决策过程在销售人员出现之前就已经完成了！

人们花更多时间进行独立的在线研究，从而做出更明智的决定。如果您未能提供所有答案，就会错失与受众建立联系的机会。

客户希望能够获取信息。他们希望通过几次点击就能解决问题。如今没有人再有耐心致电客服，特别是当谷歌或YouTube几乎能解决任何问题的时候。

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此外，一个相关的知识库是改善客户关系和客户体验(客户体验(CX))的一种经济高效的方式。你向客户提供的信息越多，你提供最佳客户体验(CX)的机会就越大。

这对你的内部流程也有积极的影响。随着越来越多的客户自己解决问题，处理小问题的员工就会减少。

你的员工将有更多的时间来处理更复杂的问题，这可以产生创新的业务解决方案并提高生产力。

5. 你的外部知识库可以提升SEO

精心策划的内容是对SEO最好的帮助。这正是你的公司知识库所提供的：独特的、经过充分研究并有事实和准确数据支持的信息。

你在网上分享的所有演示文稿和报告都为你的网站增加了价值，这能带来不同用户的重复访问。你可以增加参与度，降低跳出率，并改善页面停留时间等指标。

一个经过优化的知识库可以显著增加你的自然搜索覆盖范围，因为谷歌会为拥有良好指标和用户体验的网站提高排名。

如果你定期更新信息，你的客户会感谢你的。

6. 你为未来的项目打下了坚实的基础

生产力的好坏之处在于它总是可以提高的。因此，对于你开始的每一个新项目，你都必须在效率方面设定新的目标。

知识库如何帮助您实现这一目标？通过为您提供背景信息。

仅因IT项目失败，英国企业每年就损失约370亿英镑。沟通不畅、计划不足或文档缺失都可能是造成这种损失的原因。

💛🧡🧡客户评价：我们以前有自己的帮助内容硬编码为HTML并与应用程序可执行文件捆绑在一起，每次内容更新，我们必须等待每个新程序版本发布。使用Baklib后，我们可以更快地行动并更多地管理我们的帮助内容，效率很高。

如果您能利用员工所知的所有信息来最大限度地减少项目失败呢？您的团队在以往项目中积累的所有经验都可以存储在内部知识库中。

既然可以从过去的行动中吸取教训，为什么还要在新的项目中犯同样的错误？

即使关键员工换了工作或正在休假，所有的细节信息仍保留在公司内部。

信息不会丢失。您在世界各地不同工厂的所有团队都可以从公司知识库中包含的提示和建议中受益。

您可以基于坚实的基础来规划和开发项目。这样，您的员工在处理任务和遵守截止日期方面就不会有问题。您也能让更多的项目成功收尾。

7. 以更少的资源获得更多

通过创建一个合适的知识库工具，您可以解决广泛的内部问题。

您可以支持工作流程、改善部门间的沟通与协作，提供高级客户支持，并提升您的在线形象。

通过将关键文档和有用信息整合到集中的位置，您可以在多个层面简化业务流程。

知识库是一项小投资，却有可能改善从开发和采购到市场营销乃至更多部门的流程，并提高各部门的生产力。

最后总结

单靠知识库本身不会优化公司的活动，也不会让您的收入飙升。但它将通过减少间接成本、帮助您的员工更好地工作并提高效率来创造新的商业机会。此外，这也有助于您的客户进行自助学习。

除了为您的客户提供他们所需、更快地培训员工、降低成本以及改善搜索引擎优化所带来的巨大好处之外，您的知识库门户实际上使整个公司更具生产力——这转化为一个更加敏捷和更具竞争力的企业。

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