如何建立内部知识库：类型、优势与工具

你知道吗？员工每天要花将近2小时来搜索和收集信息。这是时间和精力的巨大浪费，本可以更好地用于完成关键任务或构思新想法等高效工作上。问题在于，大多数公司的知识都分散存储在不同的地方，潜藏在邮件链中或隐藏在Slack对话里。难怪员工需要花费大量时间才能找到完成工作所需的信息。这时，一个强大的内部知识库就派上用场了。

什么是内部知识库？

内部知识库，也被称为企业维基，是员工存储、共享和协作处理内容的地方。它让你公司的内部专家能够将他们的知识贡献到一个集中的地方，并与其他团队成员轻松协作。

内部知识库可以包含任何你想要的内容。从标准操作程序到培训手册，再到客户支持信息，你的知识库将成为公司每个人的唯一事实来源。

您的维基由员工自己维护，他们共同添加和维护内容。维基的设置几乎不费吹灰之力，并且随着团队的发展而有机增长，成为公司的关键业务资产。市面上有许多专门的软件解决方案可以帮助您创建维基。

扩展阅读：内部知识库软件权威指南

维基的类型

主要有两种类型的维基：私有维基和公共维基。虽然它们都基于相同的软件，但服务于非常不同的用例。

私有维基

私有维基也称为内部维基。它们是公司信息的中央存储库，包含专有数据，例如：

• 休假政策，
• 公司节假日，
• 新职位发布，
• 入职培训材料，
• 工作流程，
• 员工信息等等。

这些在大型企业级别的私有维基被称为企业维基，通常由特定团队管理，例如知识共享专家，或者允许所有员工贡献他们的知识。

私有维基的类型

• 公司维基
• 团队维基
• 合作伙伴和承包商维基

公共维基

公共维基也称为外部维基。它们是面向互联网上的自助客户或受众开发的网站。公共维基的最佳例子是最大的百科全书——维基百科本身。在这里，知识收集来自各种来源，任何利益相关者都可以为公共维基做出贡献。

在企业中，公共Wiki正日益成为客户自助服务中心的热门选择。随着Wiki软件的新式替代方案的出现，现在您可以对贡献者进行限制。网站由组织本身贡献和完全维护，从而避免垃圾信息。

公共Wiki的类型

• 面向客户的Wiki
• 产品Wiki
• FAQ站点

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内部Wiki的优势

以下是创建Wiki作为一项有价值投资的部分优势：

1. 更快的员工入职

当新员工加入您的公司时，他们有无穷无尽的问题，通常需要询问其他员工才能得到解答。他们需要一段时间才能跟上节奏，并且在最初的几个月里，他们的工作效率较低。借助Wiki，您可以引导新员工利用有用的内容来即时解答他们的问题。

2. 更高产的员工

当您将公司的知识集中在一个Wiki中时，员工花费在搜索信息上的时间会减少，工作重复也会减少。Wiki是一个信息宝库，员工可以查阅，也可以分享他们认为有价值的知识。

了解更多：知识管理应用工具如何提高员工生产力

3. 保留业务知识

一个令人遗憾的事实是，许多员工会离职，甚至仅仅是去度假。其他员工就不得不花费时间从头学习他们所掌握的知识，导致时间浪费和知识流失。当员工将他们所知的内容记录下来时，宝贵的公司知识就会被保留在知识库中，这对当前和未来的员工都有益。

4. 协作

知识需要在组织内共享。为了增强知识共享文化并改善协作，员工需要合适的平台。是的，内部知识库是提升协作的正确选择。

5. 安全性

数据安全是所有组织都高度关注的问题。存储在私有知识库中的公司信息比存储在硬盘上的文件更安全。借助新技术，您可以增加更多的安全层来降低信息泄露的风险。

6. 组织结构

存储在由最新知识库平台驱动的内部知识库中的信息，允许贡献者对内容进行系统分类并建立内容结构的层级。这使得用户可以轻松浏览内容而不会迷失方向。

现在您了解了内部知识库的价值以及它为何是一项值得的投资，那么如何为您的公司实施一个呢？

如何创建内部知识库？

以下是创建您的知识库的逐步指南。

1. 组织你的信息架构

💛🧡🧡客户评价：Baklib 团队竭尽全力确保您的公司充分利用其资源。例如，多年来，我们一直试图验证我们偏远地区的 GMB，但没有成功，但 Baklib 继续研究这个问题并找到了可行的解决方案。我们终于验证了所有 113 个地点！我们早就放弃了希望，但他们的团队决心让它成功。

一旦你选定了你的 Wiki 解决方案，你需要花时间为你的 Wiki 创建分类或版块。你肯定不希望在一张白纸上开始添加内容，那样很快就会变得杂乱无章。

你需要为你的 Wiki 选择一些高层次的分类。

• 人力资源
• 全公司范围
• 技术支持
• 财务

诸如此类。重要的是为你的员工提供一些版块，让他们能够有条理地上传内容。确保你的 信息架构 对大多数人来说都清晰易懂——如果可能的话，让几位同事帮你审查一下。除了搜索功能，分类将是员工浏览 Wiki 的主要方式，它们需要反映公司的优先事项。你可能想让每个团队根据自己的需求来构建他们自己的 Wiki 版块。没有两个团队是完全相同的，每个团队都有其工作方式，这应该在 Wiki 中体现出来。

2. 开始导入或创建内容

为你的 Wiki 创建好分类后，你就可以开始从其他工具（如 Microsoft Word 或 Google Docs）导入内容了。确保你选择的 Wiki 软件 支持导入选项。如果你没有任何内容可以导入，你可以开始在 Wiki 中创建页面。着手创建你的内容，以便为其他员工提供一个可以参照的范例。在正式发布 Wiki 之前，确保所有的新内容都已就位。一些常见的文档包括 公司手册 和 Wiki 使用入门指南。

您需要决定是将您的知识库推广到特定团队，还是一次性向整个公司推出。如果只向单个团队推出，他们可以开始探索产品并创建自己的子类别。这样，当您最终引入整个公司时，这个团队可以为其他团队在构建知识库内容时提供参考基准。

您甚至可以为您的团队提供培训，帮助他们快速掌握软件的使用。如果您决定同时向整个公司推出知识库，请务必确保向每个人介绍您的知识库管理流程，以帮助您控制内容贡献。您可以任命知识大使，领导其团队对知识库的贡献，并在任何人遇到问题时提供帮助。

当您启动知识库时，您可能希望某些内容对团队成员保持私有或只读。花时间配置知识库的访问权限。思考一下：哪些信息您希望公开，哪些应该保持私有？哪些团队成员应该能够编辑您的内容和发布新文章？谁应该有权访问您知识库的账户设置？选择像Baklib这样易于控制谁可以访问知识库不同部分的软件。

如果您的公司以前从未有过知识库，您可能需要花一些时间来传达知识库的价值以及它给您的业务运营带来的变化。当您启动知识库时，您应该向要求使用该软件的团队或公司公开发布公告。清楚地说明您为什么要实施知识库，向您的团队介绍知识库，并解释每个团队成员应该如何贡献内容。

首先通过自己贡献内容并展示维基应该如何工作来启动项目。当您积累了相当数量的内容后，请确保将页面相互链接，以帮助您的团队探索您的维基。瞧！您的维基应该已经启动并运行，成为员工在有疑问时可以查阅的真正信息宝库。

选择合适的内部维基软件

创建维基的下一步是决定投资哪种软件。以下是选择维基时应寻找的主要功能：

• 易于使用且直观的搜索功能，用于查找内容
• 按部分组织的合理内容层次结构
• 页面之间的内部链接，以连接您的内容
• 与其他流行工具的集成
• 访问和权限管理，以控制谁可以查看您的内容

市场上有一些备受推崇的、可靠的维基SaaS解决方案可以帮助您开始构建维基。

顶级内部维基软件与工具

1. Baklib

Baklib 是一款易于使用的内部维基软件，允许您的团队创建知识库、组织内容、协作，并与任何应用程序集成。

一款直观的知识库软件，可轻松添加您的内容并将其与任何应用程序集成。试试 Baklib 吧！

2. Nuclino

Nuclino 是一款现代化的内部维基，专为快速、协作式的知识共享而设计。它提供了简洁、用户友好的界面，易于导航且几乎不需要培训。团队可以实时协作，确保内容井井有条且始终保持最新。

3. DokuWiki

DokuWiki 是一款流行的开源工具，用于创建企业维基。与其他维基创建工具不同，它不需要任何后端数据库支持。

4. Mediawiki

MediaWiki 是最早开发的维基之一，主要由大型企业使用。它的可定制性非常强，但并不适合文档编写新手。它需要专家支持来进行设置。请花时间评估几种不同的解决方案，直到找到满足您需求的那一个。

使用传统内部维基面临着一些挑战，当团队规模扩大时，管理将变得困难。

内容杂乱无章

随着时间的推移，维基有可能变得难以管理。员工添加内容时缺乏适当的组织，导致他人难以浏览。如果你的维基一团糟，员工很可能会停止使用它。

员工贡献困难

如果你没有选择一款易于使用的维基软件，你会发现员工在贡献内容时会遇到障碍。员工生成的内容是维基的命脉，没有内容的贡献，你的维基将毫无用处。

缺乏分析

在没有分析的情况下，很难评估维基的有效性。你将无法看到哪些文章受欢迎，哪些需要更新。如果无法获取硬数据，就很难改进维基，使其对团队更加用户友好。

传统维基难以使用，员工贡献内容也很困难。当系统不易于操作时，会导致公司内部使用率下降。

在Baklib，我们致力于保持产品的现代化、简洁和易用性。它将成为你公司信息的中央存储库。我们还与你已经熟悉的工具集成，例如Microsoft Team、Slack等等。

最终建议

企业Wiki可以成为公司的宝贵资产，但只有在团队成员定期贡献和更新的情况下才能发挥作用。确保您选择的Baklib知识库软件能让内容创作变得简单，这样您的Wiki才不会变得荒芜。

花些时间向公司传达Wiki的价值，并为员工提供贡献的激励。例如，您可以奖励最活跃的贡献者，并将其设为团队关键绩效指标。让您的团队对新Wiki感到兴奋。毕竟，保存公司知识是一项值得的投资，Wiki应该能提高生产力。

常见问题

• 什么是企业Wiki？

  企业Wiki/公司Wiki是涵盖各种主题的文本（有时称为文章）的集合。企业Wiki通常在线保存，并包含多位作者和贡献者。企业Wiki是一个动态的文章系列，与一套通常只编写一次、很少更新的公司流程不同。同样，它并非完全由人力资源部门所有，任何人都可以做出贡献。对于某些企业，Wiki通常被称为“知识库”。

• Wiki页面应该包含什么？

  可理解性：保持页面简短，使用简单的语言，避免行话。以儿童的理解水平为目标进行写作。

  结构：Wiki的编排应允许人们从主页开始轻松找到所需的内容。

  信息一致性：关于当前标签建议的信息应保持一致。

  引言：页面应以一个简短的介绍性段落开头，包含几句话。

  分类：根据类别对页面进行分组

  内部链接

• 什么是项目Wiki？

在项目管理中，维基是一个在线文本页面，包含整个团队可以按需访问的关键项目信息。