使用SharePoint作为知识库的优缺点

许多采用 Microsoft SharePoint KM 作为知识库的公司很快就意识到了它的局限性。虽然 SharePoint 提供了创建文档和跟踪修订的基本功能，但当团队需要更多时，它往往力不从心。

如果你认识到优秀文档的重要性，那么你就能理解需要一个集中的文档管理和存储系统。重视本地化存储和安全系统的组织正在投资像 SharePoint 这样的文档管理系统。

但随着越来越多的公司将技术作为业务驱动力，许多企业领导者正在逐步放弃像 SharePoint 这样的解决方案。相反，他们正在投资于知识库。

将 Microsoft SharePoint 与知识库进行比较，就像将锤子与五金店进行比较一样。团队需要不止一种工具才能成功。

什么是 SharePoint 知识库？

Microsoft SharePoint 被定义为一个文档管理系统。它被设计为一个保存和维护文档的存储库。在将 SharePoint 与知识库进行比较时，理解以下几点很重要。

首先，要理解采用知识库如何帮助您的组织，重要的是了解什么是知识管理框架。这是一种备受推崇的方法论，用于提取知识并在员工和部门之间共享。本质上，知识管理框架为员工提供了结构，使他们能够有效管理、跟踪和保留工作流程、文档和修订的知识。

知识库是一种利用技术在组织内存储和定制文档的方法。它作为一个集中式系统，团队和部门共享访问权限。一个典型的知识库通常是软件，应包含许多不同的工具和功能，以推动整个组织的生产力。

根据业务需求，知识库对于增加协作、集中文档管理和帮助员工采用知识管理框架至关重要。

虽然知识管理框架是创建信息的整体策略，但知识库是实现该框架的载体。

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SharePoint 作为知识库提供什么？

SharePoint 是一个非常标准的存储库，主要用于内部用户创建和存储文档。它是 Microsoft Office365 的一部分，依赖 Microsoft Suite 运行。

SharePoint 允许团队通过 Microsoft 的 Office365 产品生态系统查看、编辑和共享内部文档。

由于SharePoint是微软的产品，它严重依赖微软生态系统。如果您的组织大量使用微软产品，那么您应该会感到得心应手。借助SharePoint，您可以基于Microsoft Office工具创建基本的文档库。从Office365创建和上传文件简单直接。只要您在微软的生态系统中操作，将模板上传到文件夹以及通过Excel和Word导出文档都很容易。 使用SharePoint筛选文档很简单。您可以按日期或用户进行筛选。也可以按最后修改时间或文档类型筛选。您甚至可以将PC与SharePoint同步，以便在Microsoft Teams等外部微软程序中工作以加强协作。SharePoint是Microsoft Teams的存储平台。微软提供本地部署选项，但大多数用户会使用云端解决方案。 共同创作和版本跟踪是另一个优点，它提供了用户可以交互的简单工作流。用户还可以创建警报、置顶文档、自定义列以及创建Wiki页面。

SharePoint知识库的优势

首先，我们来看看使用SharePoint知识库的优势。

微软用户易于上手

您的员工很可能已经知道如何使用SharePoint，或者至少熟悉微软Office套件的其他部分。您可以将知识库保留在员工习惯使用的同一系统中，从而减少上手时间和精力。

知识库管理员无需担心需要管理更多密码的新账户。

使用单一系统

由于SharePoint集成了Microsoft Office，您可以使用单一系统来覆盖更多的工具栈。员工不必记住使用新平台，IT部门也无需担心审核新供应商。

安全可靠

微软是全球范围内值得信赖的软件企业供应商，因此您无需担心数据保护、黑客攻击或公司倒闭等问题。这是一个在可预见的未来都会持续存在的品牌。

将 SharePoint 用作知识百科

SharePoint 最适合作为您文档管理策略的内部协作式、版本控制工具。

简而言之，这意味着将您的公司信息集中保存在一个地方，供大型分布式团队访问，并帮助人们更好地协作。在这方面，它可以比作 Google Drive——为团队提供云端文档托管。

内部知识库更可能是一个百科，这意味着任何人都可以添加内容并访问内容管理系统。如果只有少数集中管理员发布内容，则会抑制这种协作流程，因此在这种情况下 SharePoint 是理想选择。

在开始之前，您的 SharePoint 管理员必须设置 Wiki 页面站点。最终您将获得一个内容管理系统，您的员工可以使用它在内容页面上发布文本、图像和视频。您还可以格式化内容并使元数据可搜索。

使用SharePoint知识库的缺点有很多。SharePoint的内置功能旨在使其成为一款侧重于知识管理的协作型内部工具。 这导致了一种完全不同的软件模式，使其不适合用作知识库。

未索引内容

假设你没有资源来建立一个复杂的维基页面。

如果你的文档以多种格式（如Excel电子表格、PowerPoint演示文稿、Word文档和PDF）托管在你的SharePoint知识库中，这些内容将无法被索引。

搜索查询将变得困难，你将无法轻松浏览内容，或者最终找到你需要的东西。

即使你创建了一个维基站，也只有元数据被标记和索引——这与常规知识库中文章的实际正文相反。这进一步限制了搜索能力。

缺乏信息架构

在SharePoint中创建维基仍然意味着除了初始设置之外，信息架构将缺乏监督。

用户访问你的知识库时，会被以相当基本的方式呈现的大量非结构化信息所淹没。在SharePoint中，你甚至无法对内容进行分类。

拥有过多内容，尤其是非结构化的内容，意味着你的知识库将比无用更糟。

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用户数量受限

一个面向公众的知识库需要有潜在无限数量的“用户”，这些用户通常是您的客户。大多数自助服务知识库确实需要面向公众，因为要求登录对于普通客户来说是一个巨大的障碍。

如果您的知识库要求登录，您将无法在获得更多客户时快速且低成本地扩展知识库。另一方面，如果您将 SharePoint 知识库设为面向公众，审批工作流和排期功能将不可用。

缺乏版本控制

如果您需要在 SharePoint 内部实现版本控制、发布权限或排期功能，这是不可能的。

💛🧡🧡客户评价：Baklib 不断升级其产品，鼓励反馈并倾听最终用户的意见。支持一直很好 - 我们已联系过几位客户服务代表，他们都很博学。我的团队或我们在平台上培训的任何人都可以轻松掌握该软件 - 过程并不复杂。我和我的团队整天都在使用 Baklib ，并且一直在寻找改进流程的方法。

如果没有适当的编辑流程，这将阻碍团队的生产力。

无法开箱即用

SharePoint 实际上并不是知识库软件，因此您需要使用其 Wiki 页面功能来构建，或者使用其他部署在 SharePoint 之上的第三方知识库软件。这消除了使用 Microsoft 产品的优势，因为您引入了另一个供应商。

在线功能有限

与桌面版本相比，SharePoint Online（SharePoint的SaaS版本，而非本地安装版本）的功能也有所减少。您可能无法在Web浏览器中实现SharePoint承诺的所有功能，这会限制您迭代过程的灵活性。

企业级价格

SharePoint主要面向企业，其企业级价格可能成为小型公司或初创企业进入的门槛。您需要为SharePoint中的每个用户付费，而知识库通常只有有限数量的“管理员”。

在SharePoint中，管理员也是“用户”，而知识库还有非管理员的“客户”用户。这在SharePoint中是不可能的，除非通过开发人员帮助创建面向公众的Wiki页面站点。

知识与行动

“知识库”这一术语最具误导性的一点是，它们实际上旨在帮助用户完成任务，而不仅仅是被动地吸收知识。因此，知识库必须具有可操作性，并包含适当的信息架构。

如果假设它是一个wiki，并且组织中的每个人都对它负责，那么您可能无法通过SharePoint知识库实现这一目标。对于未维护的wiki，这通常最终导致无人负责。

知识库的目的并不完全是“分享知识”，而是帮助用户完成您先前定义的与产品相关的任务或解决问题。

这涉及对客户旅程的了解，以及产品中的痛点。

您的目标应基于通过调查、对话或分析数据确定的实际用户需求。

你需要决定知识库应该实现什么目标，并基于这个目标来收集知识。知识文章和内容应以外部客户易于理解的方式呈现，即使他们对你的公司没有深入了解。

由于数据的大量涌入，企业领导者现在正转向更灵活、可定制的方法来管理文档。企业领导者有兴趣创建一个知识库，以与他们的客户、合作伙伴、供应商和利益相关者分享文档，并且该知识库在一个平台内提供动态定制功能。

这就是SaaS知识库发挥作用的地方。

什么是SaaS知识库？为什么它更好？

一个SaaS知识库能够实现更好的连通性和可访问性，贯穿整个供应链。依赖文档管理来满足业务需求的人们已经表达了他们的需求，而知识库已成为满足他们要求的答案。

随着互联网的发展，组织也不得不适应。如今，公司正在采用以网络为中心的方式来运营业务。他们向供应商要求的不再仅仅是基本的文档管理存储库。这催生了对平台内更多样化和定制化的需求。企业领导者厌倦了投资于那些孤立、静态、耗费团队时间和资金的解决方案。

企业领导者现在希望实施一个用户可以定制和共享的解决方案。对于那些在SEO、Markdown语言和Web方面工作繁重的用户来说，找到一个能将上述功能整合到知识库中的供应商至关重要。

既然我们已经谈到了企业领导者为何转向知识库，那么运营一个动态知识库需要哪些功能呢？

除了像SharePoint这样的解决方案的基本功能之外，Baklib提供了一种真正独特的方式来管理文档和自定义内容。拥有像Baklib这样的知识库，能让您的组织将文档管理和定制提升到一个新的水平。让我们来谈谈下一代文档管理。

用于构建、编辑和修订的高级门户

在编写、编辑和修订文档方面，Baklib为内容开发者提供了一个高级门户。为内容建立一个基地对于协作至关重要。这将允许多个组织的多个用户访问Baklib的知识库。通过最先进的编辑、拖放式分类管理、动态分析和修订跟踪，用户现在可以轻松获得有趣且令人兴奋的选项。

该平台允许无缝的版本历史和回滚功能。因为Baklib是一个知识库，平台上的所有用户都可以看到版本修订，并且可以通过权限设置进行分类。能够分叉（克隆）、删除和打开文档都带有时间戳，以便多个用户可以跟踪其文档的进度。

从单一平台自定义类别和文章

Baklib的类别管理器允许您创建多达六级的类别和子类别，以有效地组织和展示文章。类别管理器是可自定义的；因此，您将能够通过拖放功能重新排列和移动类别。用户界面简洁流畅，便于导航。用户无需离开平台即可访问内容。所有内容都可通过平台访问。

Baklib的审阅提醒是一种跟踪和改进修订的方法。通过审阅提醒，用户可以安排和跟踪任务来管理和分配截止日期。审阅提醒支持标准或自定义提醒，允许用户将截止日期推送到他们选择的任何日期。这将确保用户永远不会错过截止日期。

通过Wiki构建器，Baklib允许定制Wiki以使文档脱颖而出。这使您能够通过自定义功能（如用于图块、图标、颜色、列、图像和样式的拖放功能）来定制Wiki。

用于查询的高级AI

使用Baklib创建文档充满乐趣，查找文档也无比顺畅。因为Baklib由智能AI驱动，支持高级查询。通过搜索功能，用户将能够输入关键词和标签，从而即时找到项目。

在平台内为文章打标签是Baklib区别于其他知识库的另一个功能。Baklib支持在文章内进行增强型标记，让团队能够轻松搜索所需内容。通过Baklib完全自动化AI驱动的搜索栏搜索标签，您可以在一个地方找到任何需要的信息。

Baklib包含一个用于平台内存储的云盘功能。使用云盘，您可以存储文章并将其保存在知识库中。图片、PDF、Word文档和压缩文件都可以本地存储。云盘还允许您从计算机导入和导出文件，并将其保存在平台中。在云盘的用户界面中，平台会自动为保存的内容创建时间戳，并显示其位置，以便于访问和查询。

支持SEO的多种文本编辑器

Baklib为用户提供了使用多种文本编辑器的选项，既支持Markdown，也支持传统的HTML（所见即所得）。这些编辑器在内容生成方面为用户提供了选择。能够在Markdown和HTML中工作，为用户提供了撰写文档所需的自由度，使他们在SEO功能、重度编码或传统的Word式编辑方面具有灵活性。两个编辑器都拥有完整的工具栏，包含数十种不同的字体、格式和样式。根据用户的习惯，Baklib提供了两种选择。

使用CSS和JavaScript进行样式设计

除了文本编辑器，Baklib平台还允许用户从知识库中添加CSS和JavaScript代码。团队现在可以通过将CSS和JavaScript编码功能嵌入知识库来增强他们的文档。

平台API赋予用户与自有工具集成的能力。能够自定义API让用户坐上了开发者的席位。通过REST API，用户将拥有开放的API访问权限，可以对不同的文章、分类、用户和设置进行读写操作。

Baklib允许用户访问API密钥，这将增强与其他工具的集成。使用不同的API密钥将允许您生成完整的API集成（GET、POST、PUT、DELETE）。用户可以利用API令牌实现无缝集成。在平台API内，用户将能够查看类别和子类别，并决定使用哪些API最合适。Baklib让用户在一个平台内即可扮演开发者的角色。

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自定义域名

创建自定义域名是用户请求的另一项功能。能够自定义域名使用户可以选择创建特定的URL，然后可以在知识库内进行跟踪。最棒的部分是什么？用户可以留在知识库内进行更改。通过拥有一个知识库，用户可以根据自己的喜好自定义每个域名设置，创造出真正独特的东西。

软件集成与扩展

在选择知识库时，有一个关键因素能将雄狮与家猫区分开来，那就是集成能力。对于严重依赖多个软件供应商来管理工作流程的组织而言，无论是工单系统、CRM还是开发工具，在多个地方管理文档都可能很困难。拥有一个能够与其他软件供应商集成的知识库可以改变游戏规则。Baklib完全可定制，并且可以与大多数软件集成。

自动化7x24小时支持

Baklib的高级支持团队将在平台内为用户提供7x24小时自动化支持。借助Baklib的工单系统，用户可以在平台内提交工单，并获得随叫随到的支持，实现即时访问。通过使用Baklib知识库助手，用户可以即时为其客户提供自动化支持，如果出现问题，可以节省时间并避免麻烦。平台包含对安全性、自定义CSS/JavaScript和自定义链接的支持。

最终评述

对于需要相互协作的内部团队来说，Microsoft SharePoint是一个不错的产品。它可能很好地用于创建您的内部知识库。

然而，它并非一个知识库软件。在构建一个完整（外部和内部）的知识库时，它缺少若干功能。

市面上有越来越多更能满足您需求的SaaS知识库解决方案。其中一些甚至在预算上更为友好。

如果选择SharePoint，您将不得不根据您的目的进行定制，而开发需求将会减慢您的速度。因此，SharePoint不适合SaaS公司的快速增长，因为传统软件的需求受到使用限制。

您是否尝试过使用像SharePoint这样的CMS，或者像Baklib这样的专用知识库软件？

您的体验如何？请在下方留言告诉我们。

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