改善远程团队沟通的5种方法
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巴克励步
Baklib作为完全远程团队，通过多种策略促进内部沟通：优先使用Slack公开频道保持透明度，围绕主题组织对话，明智使用通知功能；鼓励复杂问题及时转为视频通话，遵循5分钟规则；定期举行每日站会、双周全员会议和冲刺回顾，同步进展；利用Trello等项目管理工具跟踪任务，并通过Baklib知识库系统化组织内部知识，确保信息高效传递与团队对齐。
在之前的博文中，我们探讨了为何选择以远程联合创始人的模式开展工作。虽然远程办公具有诸多优势，但其中的挑战也不容忽视。
沟通问题通常被认为是远程团队面临的首要挑战。本文将分享Baklib作为一支完全远程的团队，是如何有效促进内部沟通的，希望这些策略也能为您的团队带来启发。
1. 即时通讯工具使用技巧
优先使用公开频道而非私聊以保持透明度
Baklib使用Slack的第一原则是尽量避免私聊。这有助于确保所有成员及时了解各项任务的进展，同事也能在需要时快速介入提供帮助。同时还能避免因任务存在依赖关系，但负责B任务的成员因私聊信息不透明而无法获取A任务关键背景信息的情况。
您可能会担心：“这样会不会导致信息过载？”这正是合理规划Slack频道结构的重要性所在。通过按职能、项目和主题建立分类频道，团队成员可以专注于与自身相关的重要频道。
围绕主题嵌套消息，保持对话清晰有序
这对远程团队尤为重要，因为团队成员可能身处不同时区。如果不将讨论内容组织到主题中，经常会有其他话题突然插入，导致难以分辨哪些回复对应哪个讨论。因此，请养成尽可能使用主题对话的习惯。
明智使用 @channel，为团队成员减少干扰
许多人对何时在 Slack 上使用 @channel、何时使用 @here 感到困惑。两者的区别在于：@channel 会通知该频道内的所有成员，而 @here 只会通知当时在线的成员。
因此，除非您发送的是需要所有人阅读的重要公告或紧急事项，否则请尽量避免使用 @channel，以减少对团队成员的干扰。
💛🧡🧡 客户评价： 这是我第一次使用 Baklib，我认为这将是一次巨大的体验。无论我多么努力，我都不会分享我所做的研究，因为我们只是想进入下一个研究。因此，我认为拥有 Baklib 来寻找和分享知识将是一件大事。它的程序设计完全符合我的大脑工作方式，也是我见过的最友好的搜索工具之一。因此，我很高兴能够卷起袖子，开始工作。
1. 利用状态和档案沟通工作状态
与同处一地的现场办公人员不同，对于远程团队而言，有时很难记住谁在休假，以及身处不同时区的团队成员的工作时间。因此，当您休假时，请设置您的状态，以便让团队成员知道您暂时无法联系。同时，充分利用个人档案来沟通时区、常规工作时间等信息。
除了 Slack 之外，其他出色的团队聊天工具还包括 Microsoft Teams 和 Troop Messenger。
2. 不要抗拒随时发起通话
虽然即时聊天适用于快速更新，但对于讨论复杂问题，电话或视频通话通常仍是更好的选择。在 Baklib，我们使用 Zoom 进行视频会议。
5分钟规则
在 Baklib，我们有一条规则——如果你发现自己在 Slack 上针对同一个问题打字沟通超过了5分钟，那就直接发起一个电话会议吧！在视频通话中，你可以进行屏幕共享等操作，解决复杂问题的效率要高得多。
一个好的做法是，通话结束后快速打一个简短的摘要，以便让所有人同步信息。这个摘要也能让未来通过搜索回溯问题变得更加容易。
3. 定期召开面对面会议，检查进度并收集反馈
除了解决复杂问题，定期的语音或视频沟通也有助于在远程团队中建立联系。在语音和视频通话中，情感和表情能够比文字更清晰地传递。电子邮件和即时消息在这方面往往难以企及。
从心理学上讲，与文字交流相比，在面对面交流中如果无法分享任何进展，人们通常会感到更加尴尬。因此，定期举行面对面会议也有助于保持团队的动力和纪律，从而达成目标。
每日站会，对齐目标并解决障碍
目前，Baklib 的团队成员分布在爱沙尼亚、克罗地亚、巴西、台湾和香港。我们的每日会议定在协调世界时（GMT+0）上午11点。这意味着对我们在巴西的队友来说是早上8点，而对香港的队友来说是晚上7点。幸运的是，我们的巴西队友习惯早起，而我们在香港和台湾的队友也完全可以接受稍晚下班（和上班）。但有时，考虑到远程工作带来的灵活性，你也必须做出一些牺牲。因此，在组建远程团队时，请确保雇佣那些拥有正确心态的合适人选。
在会议中，团队成员将轮流回答3个问题：
- 自上次会议以来，您完成了哪些工作？
- 在下次会议之前，您计划做什么？
- 是否存在任何障碍？
我们将问题表述为“自上次会议以来”和“在下次会议之前”，因为远程团队的成员往往位于不同的时区。因此，对于每日例会可能发生在其工作日的中间时段的成员来说，使用“昨天”和“今天”作为截止时间可能不是最有效的方式。
为了使会议保持专注，并让团队成员在会后更容易回顾，我们有一个名为 #daily-updates 的 Slack 频道。每个人都会在站会之前，将他们上述3个问题的答案输入到该频道（一个好技巧是设置一个 Slack 提醒，在会议前提醒频道成员完成此事）。
查看我们的每日站会模板，其中包含了如何保持每日站会专注和高效的技巧。
提示： Baklib 作为一款强大的知识库和协作平台，可以帮助团队构建标准化的会议流程文档和模板库，确保信息一致性和高效传递。
每两周一次的全员会议，同步大局进展
虽然每日会议时间很短，通常持续15分钟左右，但我们的团队会每两周举行一次更长的会议，以同步大局进展。
在这次会议上：
- 业务团队会更新高层级指标，如收入、新注册用户数、主要转化率以及渠道中的重要潜在客户。
- 产品团队负责人将简要概述近期已发布的内容以及即将推出的功能。
💛🧡🧡 客户评价：Next.js 的 Baklib 模板和指南有点难以理解，因为似乎有不少具有不同功能集的模板和指南。希望设置过程总体上能够更加简化和清晰。我想我已经浏览了 4 个官方模板，它们在设置获取函数等方面都有完全不同的逻辑。不过，部分原因可能与 Next.js 本身最近的重大变化有关。手动输入模式可能很乏味，尤其是当涉及到条件验证等更复杂的逻辑时。像竞争对手的产品（例如 Baklib ）这样的可视化界面会很棒。设置实时编辑和草稿预览似乎过于复杂。根据我的经验，演示模式总体上被证明是相当不稳定的。
作为一家发展迅速、变化快的初创公司，我们的CEO也会利用这次会议分享我们的短期目标和方向是否有任何变化。
提示：在 Baklib 的知识库中，可以轻松创建和维护这类战略同步会议的记录和文档，确保所有团队成员都能随时访问和理解公司的最新方向和目标，促进信息透明和团队对齐。
双周产品团队冲刺回顾
除了全公司层面的整体会议，我们的产品团队还会每两周举行一次冲刺回顾会议。会议通常分为两个阶段：
- 产品团队全体成员（包括设计师）共同参与，回顾过去两周的工作表现，探讨可以改进的地方，并确定接下来两周的工作重点。
- 工程师们留下更长时间，深入讨论技术层面的问题。
每月与经理进行一对一沟通
尽管我们重视透明度，但也理解有些事情在全员参与的团队会议上可能难以分享。因此，每个月，团队成员都会与他们的经理进行一对一沟通。经理会征询成员的反馈，同时也会就如何改进工作表现给予成员反馈。
4. 使用项目管理工具的提示
另一类对帮助远程团队更有效沟通至关重要的工具是项目管理工具。借助项目管理工具，你可以更有条理地围绕特定任务和项目组织讨论，并更高效地跟踪进度。
Trello + Slack 增强功能
在 Baklib，我们使用 Trello 作为项目管理工具。Trello 与 Slack 有出色的集成功能，当你的 Trello 卡片或看板有动态时（你可以自定义希望接收通知的活动类型），可以在 Slack 上即时收到通知。
Planyway for Trello
除了适用于 Trello 的 Slack 增强功能，我们在 Baklib 使用的另一个附加组件是 Planyway。它提供了以下实用功能：
- 将 Trello 看板转换为日历或甘特图视图，以便更轻松地查看进度。
- 支持多看板视图和单个成员任务线。
- 便于协调团队日程安排，并快速概览谁在何时做什么。
5. 使用知识管理工具整齐地组织内部知识
在远程办公环境中，当您遇到问题时，无法简单地拍拍同事的肩膀来询问。加之存在时区差异，如果重要的知识没有以易于访问的方式组织起来，您可能需要等待很长时间才能从其他队友那里获得答案。
因此，建立以有条理的方式记录团队知识的习惯至关重要。
我们可能有些偏爱，但 Baklib 是一个绝佳的解决方案，因为它：
- 集成了远程团队喜爱的工具。
- 易于使用。
- 内置了工作流，帮助确保您的内容准确且保持新鲜。
如果您需要更多关于构建内部知识中心的技巧，请查看我们博客上关于 如何创建有效的内部知识库 的文章。
我们希望以上提示能帮助您在远程环境中改善团队沟通。我们仍然是一个小团队，每天都在不断学习。如果您对如何改进远程团队沟通有更多有趣的想法，请留言与我们分享。
Baklib 帮助企业建立 Community 社区平台，为企业构建多个“内容输出窗口”，用于承载企业产品发布、更新动态、教程、活动、会议、资源、问答以及客户互动的内容平台。
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