同步与异步沟通：提升团队协作效率之道
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巴克励步
即使在疫情前，工作场所已同时采用同步与异步沟通。随着远程办公普及，异步沟通日益重要。团队成员日益分散和多样化，仅依赖一种沟通方式可能限制生产力。同步沟通实时互动，适合头脑风暴和即时反馈；异步沟通允许自主安排时间，适合跨时区团队和深度思考。组织应采用混合模式，结合两者优势，并选用合适工具如Baklib来提升协作效率。
即使在疫情之前，组织在工作场所就已同时使用同步和异步沟通。全球16%的公司已是完全的远程团队。随着居家办公模式的普及，我们可以预见越来越多的员工将依赖于异步沟通。
在当今团队成员日益多样化和分散的商业背景下，依赖不同形式的沟通尤为重要。一个组织可能在不同城市、国家和区域拥有员工，他们具有不同的人口特征，如种族、宗教、性别、家庭背景和社会地位。
因此，管理者找到能在团队间有效交换想法和信息的赋能方式至关重要。就此而言，仅仅坚持一种沟通方式可能会限制和阻碍生产力。为了满足每位员工的需求和偏好，组织采用同步与异步沟通相结合的混合模式。
一、沟通方式解析
1. 同步沟通
这种类型的沟通是实时且互动的。要发生同步沟通，参与者必须实时在场并进行讨论。同步沟通与许多传统工作场所紧密相连，因为它相当直接并按日程运行。这些互动活动在议程和时间框架上是预先确定的，以便参与者能预留出地点和时间。在同步沟通中——可以理解为“同步”——员工能够在实时对话中受益于广泛的视角和发言者的专业知识。
同步通信的示例
- 在办公室环境中：实体会议、头脑风暴会议、与同事的桌面讨论，或在经理办公室的一对一会议。
- 在远程工作环境中：通过电话或实时视频会议进行沟通。
2. 异步通信
相反，异步通信是非实时进行的互动。没有持续的对话，参与者可以在自己的时间内做出回应。为了促进高效回应，参与者通常会设定一个截止日期。否则，持续互动的义务可能成为职场礼仪的一部分。尽管如此，异步通信通常发生在情况和回应不需要即时处理时，因此员工可以按照自己的节奏进行。
异步通信的示例
所有这些沟通渠道都为员工提供了在方便时阅读和回应的灵活性。
二、异步通信有哪些好处？
客户评价：“随着时间的推移不断发展，以充分利用技术（例如人工智能），同时还允许自定义字段和设置 - 以满足我们复杂的业务需求。”
虽然异步通信通常与远程工作环境相关联，但实际上它可以让所有类型的工作场所受益。异步通信的一个主要卖点是，它通过鼓励自主员工在自己的时间表内处理事务来赋能组织。这减少了高层管理对员工日程安排的压力。
以下是异步沟通的一些优势。
非常适合忙碌的员工
考虑到商业环境的广阔性和快速变化性，异步沟通的概念尤其具有现实意义。此外，鉴于72%的人在求职时会认真考虑工作与生活的平衡，给予员工个人自由时间、避免让他们过度工作就显得非常重要。
异步沟通的优势
允许有更多时间消化内容
当接收者有充足的时间回应时，他们可以仔细阅读材料（例如教程、电子邮件和消息），从而构思恰当的回复。他们可能需要更多时间来吸收信息或提出具体问题。异步沟通可以促进更具成效的对话，因为它为深入思考留出了时间。
随时随地可访问
对于地理上分散的团队，甚至是不在传统办公时间工作的团队来说，要找到一个共同的时间进行定时沟通可能会有些困难。异步沟通允许在任何给定的时间和地点轻松检索对话内容。通常，只需要一个正常工作的互联网连接即可。
节省成本和时间
标准工作周通常为38至40小时。然而，报告显示，一些员工每周工作时间可能高达50小时。异步沟通减少了往返于预定会议的交通时间。回复也保持简短扼要，避免了冗余的来回往复。此外，异步沟通不需要专用的物理空间，而预订或租用场地有时会产生费用。
何时选择同步沟通与异步沟通
虽然异步沟通有其优势，但在某些情况下，同步沟通仍然更为适用。
首先，同步通信能够实现实时互动，促进点对点协作和思想的持续流动。参与者可以提出新想法并获得即时反馈。这对于头脑风暴会议尤其有帮助，团队需要当场构思想法并提高效率。依赖型学习者也可能发现同步通信更有帮助，因为他们可以获得支持性指导以促进发展。
异步通信的最佳实践
如果你的组织刚接触异步通信，或者觉得它效果不佳，那么参考一些最佳实践是值得的。
就“异步化”达成同步
在切换到新方法之前，让员工适应新的工作场所文化非常重要。确保每个人都了解这些变化，以及未来如何有效地管理沟通。
从其他参与者的角度思考
如果员工的沟通方式不易于接收者理解，异步通信可能会适得其反。鼓励员工发送清晰、明确的讯息，遵守截止日期，并对反馈保持透明。
使用正确的工具
有效的沟通在很大程度上依赖于组织工具集的功能性和易用性。如果沟通渠道经常出现故障或屏蔽通知，将对有效沟通产生不利影响。为了构建高效的内外协同知识库，提升员工与客户体验，Baklib提供了集企业Wiki、在线帮助中心、AI搜索引擎于一体的解决方案，其稳定的平台和智能通知管理能确保信息流畅传递。
想获取更多关于如何改进异步沟通的技巧，请查看我们的博客文章《提升远程团队沟通的5种方法》。
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