如何记录变更管理流程？

所有企业都必须改变和适应，否则就有被淘汰的风险。然而，变革的结果是不确定的，企业可能更愿意坚持那些经过验证的东西。

DVD租赁公司百视达从一年前估值30亿美元，到2010年申请破产——这一切都是因为它没有适应变化，市场份额被竞争对手Netflix夺走。

你是愿意坚持一个无效的体系，还是将其改变为一个有效的体系？你需要变革管理来优化变革过程，同时也需要标准操作程序来确保你的变革管理过程取得成功。

什么是变革管理？

市场总是在不断变化，你的企业的工作就是跟上变化的步伐。如果你不适应不断变化的需求，你的组织就会过时并失去市场份额。以手机品牌黑莓为例——它未能适应触摸屏技术，2016年的市场份额仅为0.2%。

企业可能意识到变革的必要性，但缺乏适应所需的知识。组织变革管理是一个旨在管理组织变革而不使运营面临风险的逐步程序。

为什么需要一个变革管理流程？

一个好的变革管理流程确保：

• 防止事故发生
• 资产更加可靠
• 变更可追溯

变革管理与管理人员有关，这些人将执行你为他们制定的新程序。你的员工是接受还是拒绝该项目，对其结果至关重要。

适应变化可能会引起员工的焦虑，由于对未知的恐惧，大多数人宁愿以他们一贯的方式开展工作。最高效的员工受到有效流程的激励，而这正是你的标准操作规程（SOP）发挥作用的地方——你通过为员工提供关于如何执行新任务的详细文档，帮助他们适应变化。

成功的变更管理意味着让组织中的每一位员工都参与其中。个人对工作流的贡献可能使其失败或成功，如果一个人没有正确履行其职责，其影响将在整个组织中感受到。

如果你自上而下地强加你的变更管理流程，并命令你的员工遵守，这是行不通的。你的员工可能不会公开拒绝变革，但他们会对领导变革举措犹豫不决。你需要向员工传达变革背后的“原因”，以便他们理解变革的要求。当你的员工认同变革的必要性时，他们就会充分投入到相关的活动中。

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1. 确定你的目标

首先，你需要明确希望通过变更管理流程达成什么。拥有清晰的目标意味着你需要理解组织当前的状态以及你希望它未来达到的状态。

为了使变更管理流程有效，你必须将目标与公司的愿景保持一致。你的业务可能会改变，但你必须忠于公司的愿景并保持自身特色。

2. 争取管理团队的支持

你无法独自实施变更管理，即使你掌握了所有必要的知识和信息。获得管理团队的支持来帮助你启动工作。

首先，展示你希望通过变革举措解决的问题。让讨论聚焦于组织，而不是你个人。

3. 任命变更管理流程负责人

尽管你需要获得组织中每个人的支持，但拥有负责人将帮助你在不同领域引领变更管理流程。他们就像你的经理，帮助协调基层活动——他们也将负责编写你的标准操作程序。

4. 与整个团队分享你的愿景

你必须说服组织中的每个人认同并追随你的愿景。仅仅因为你是老板就命令所有人适应变革计划，这不是正确的方法。如果你能说服公司里的每个人都认同你的愿景，你将获得最佳成果。

保持热情。寻求反馈和贡献，以防你的团队提出你未曾想到的想法。

5. 消除障碍

当所有人都参与到变更管理流程中时，你需要确保没有任何事情阻碍你的道路。

• 哪些过时的流程或系统需要被新的替代？
• 是否需要采用新工具来启动你正在创建的新系统？
• 是否需要培训团队成员掌握新技能以在新系统中执行任务？
• 是否需要向不同的团队成员重新分配职责和责任？
• 是否已具备团队成员采纳新流程所需的所有SOP？

6. 为项目设定里程碑

如果你的变更管理流程项目规模较大，可能会显得难以实现。通过设定较小的里程碑来避免感到沮丧，这样你和团队可以感受到成就感。里程碑还能确保你负有责任。

7. 争取快速胜利

当你为员工提供快速胜利时，他们会感到动力十足——他们会看到自己的贡献正在见效，辛勤工作得到了回报。

通过设定可实现的目标，为团队创造快速胜利的条件，助其成功

8. 衡量进展

变更管理的特点是大量的规划、协调和评估。你需要使这些因素保持一致才能成功。

密切关注事情的进展。你是否花费太长时间来达成里程碑？是否存在障碍？

随着时间的推移，热情往往会减弱。为你和团队成员安排定期会议，以保持高昂的积极性。

9. 持续改进

变革是持续演进的，即使在实施变更管理流程后也不应自满。审查当前的业务流程以寻求改进——这正是SOP可以帮助你获得运营全局视野的地方。

另外，请查看我们的文章：流程改进工具

为什么需要SOP？

SOP之所以有用，基于以下原因。

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• 它们让您通过向员工提供所需的所有新信息来实施变更管理流程。
• 它们防止流程失败的发生，因为所有员工都能遵循相同的指引。
• 使流程可重复，并确保每个人都以相同的方式完成流程。
• 使隐含的信息明确化，并指导员工。
• 改善沟通 – 有了SOP，每个人都能保持一致。
• 让员工承担责任。
• 确保符合法规和标准。
• 创造一个安全的工作环境，并防止对自然环境产生不利影响。

如何编写SOP？

当您为变更管理流程记录程序时，需要遵循几个步骤。

• 编写清晰简洁的分步说明。
• 将您的步骤视为提供因果关系。
• 使用尽可能少的词语来描述步骤。
• 尽量避免行话和过于技术性的词语。
• 使用主动语态，并考虑每个步骤都以动作动词开头。
• 以最适合您组织的风格创建SOP。

最后的说明

在组织中实施变更管理流程时，您需要利用标准操作程序来帮助员工适应变化，并为他们提供正确的信息。通过SOP，员工将有动力参与流程，并付出努力使其成功。

变更管理是整个组织的努力，需要公司每个人的参与。使用SOP来帮助员工适应并教导他们新的工作方式。

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