解密差异：Confluence 与 SharePoint 对比

当你在头脑风暴如何在企业中分享知识并推动项目进展时，知识管理与协作工具市场的两位巨头——Confluence和SharePoint——可能会立刻浮现在你的脑海中。与商业的任何领域一样，知识管理需要正确的工具。这些工具必须赋能你的员工，而不是限制他们。

知识管理工具多年来从未停止进化。这意味着你拥有比Confluence或SharePoint更多的选择来帮助你管理和分享知识——尤其是在当下。如果你的组织或团队特别关注知识分享，现代的知识库软件能够提供惊人的好处，同时还拥有极其直观的界面。

企业级软件并非总是答案。有时，选择一个功能更专一、更适用于内部知识分享的解决方案会更好。这正是像Baklib这样的工具大展身手的领域。更多相关内容稍后会提到。

Confluence与SharePoint在知识管理方面的对比

技术和流程旨在通过捕获、创建、分享、使用和访问知识来实现组织洞察力并达成业务目标。此外，知识可以来源于隐性、结构化、非结构化、习得、分析或处理过的信息。

请注意，这个定义包含了那些促进知识管理的技术。KM软件本身就是该领域定义中不可或缺的一部分。管理软件正是这些工具的核心功能。

Confluence和SharePoint这两种解决方案都倾向于通过一些不同的功能来促进内部知识共享。例如，Confluence高度专注于知识管理，并配有额外的信息流和内容页面，使知识共享社交化。SharePoint则提供了一些额外的功能。SharePoint也是一个内联网，可以创建微站点，团队可以在其中共享资源和共同创作内容。

团队喜欢Confluence，因为它是Atlassian套件的一部分。Atlassian开发了Trello和Jira等流行工具，许多组织都在使用。其他团队则会因为对Microsoft其他产品（如Office 365）的忠诚度而非常信赖SharePoint。这两种方法各有利弊。

一览概览：Confluence 与 Microsoft SharePoint

• Confluence
• 工作区和页面
• 协作实时编辑
• 版本控制和回滚
• 与Atlassian及市场应用集成
• 自定义工作区样式
• 众多集成
• 单站点限制
• 云端部署

• SharePoint
• 内联网和微站点
• 文档存储与搜索
• 版本控制和编号
• 与Microsoft 365及相关产品集成
• 广泛的自定义功能
• 与Office产品集成
• 最多2000个中心站点
• 作为Office 365一部分的SharePoint Online

切换到Confluence和Sharepoint的简单替代方案！

Confluence 与 Microsoft Sharepoint 功能比较

现在，我们将分别深入比较Confluence和SharePoint的功能。

Confluence强调知识共享和协作能力，这使得Confluence的知识处理方法非常动态，因为它认识到知识存在于特定情境中，并且必须对用户有用。Confluence适用于所有类型的团队，从IT到支持、营销和人力资源。Confluence开箱即用，相当简单，并提供了许多潜力。 关键特性： 实时协同编辑和行内评论 许多用户喜欢Confluence，因为它能够与同事实时共同编辑和创建内容。这包括行内评论和标记功能，最多可容纳十二人同时协作。与Google Docs平台类似，Confluence是一个内容协作工具。 强大的宏用于自定义功能 Confluence宏可以为Confluence所称的页面增添额外功能。例如，您可以使用附件宏列出附加到页面的所有文件。您可以使用Widget Connector宏来嵌入YouTube视频或Twitter动态。 与领先工具的广泛集成 Confluence鼓励与Jira集成，以便您可以同时共享知识和跟踪任务。Confluence还使用Atlassian Marketplace的附加组件，提供与领先工具的进一步集成。例如，如果Slack是您的主要沟通工具，您可以在Slack中接收Confluence更新。 访问即用模板 使用模板预格式化您的内容，以快速启动业务策略或记录会议笔记，而无需从零开始。如果您发现某种格式希望在企业中重复使用，也可以创建自定义模板。 可视化白板上的协作

白板是Confluence的一个令人兴奋的功能，它允许你与团队成员就想法进行可视化协作。你可以一键将便签转为Jira问题，在白板中嵌入YouTube视频以获得更清晰的呈现，还可以更改颜色和字体以适应团队的情绪或品牌。

使用Confluence时的注意事项

自定义选项

虽然Confluence提供了一系列插件和集成，但自定义它可能比SharePoint更复杂。你可能需要IT管理员投入大量时间进行定制，这使得为超出其初始设计的用例调整Confluence变得棘手。

搜索功能

💛🧡🧡客户评价：Baklib 提供了一个集中平台来运行和管理各种网站，并处理网站需要交互的所有第三方集成。

用户发现Confluence的功能有些令人困惑。这意味着，即使用户知道文档存在，他们也花费了更多额外时间来定位文档。

自定义域名

虽然此功能正在开发中，但目前不支持在Atlassian Confluence中为你的文档创建自定义域名。由于它已处于测试阶段多年，如果自定义域名对你的业务至关重要，那么Confluence可能不是最佳选择。

内容重用

Confluence主要专注于文档和协作，较少强调跨项目重用内容或共享工作空间。这意味着，即使你正在为多个团队创建内部知识库，每次都必须从头开始。

用户体验可能参差不齐

由于浏览器、扩展和版本的问题，用户有时会与Confluence的用户界面作斗争。一些用户认为界面缺乏吸引力且不直观，尽管这是主观意见，你可能觉得它很合你心意。

“我最喜欢 Confluence 的一点是它非常易于使用，考虑到它拥有大量针对不同文档和项目的模板。这使得开始任何项目或处理任何文档都变得更加容易，因为很多人在起步阶段都会遇到困难。我还喜欢它基于云的特性，让协作变得更加容易。我们可以作为一个团队进行实时协作，如果在进行一个项目，让每个人都能实时保持同步非常有帮助。”

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Microsoft SharePoint

自 2001 年问世以来，微软有足够的时间为 SharePoint 添加了许多功能并进行了多次更新。其结果是一个功能繁多的工具，需要大量培训才能使用，并需要专家帮助来实施。SharePoint 能做很多事情，但你需要合适的资源才能使这项投资物有所值。自从将 SharePoint Online 作为 Microsoft 365 的一部分推出后，即使是小型企业也可以利用 SharePoint，而无需维护昂贵的服务器。

主要功能：

与 Microsoft 365 套件集成

SharePoint 与 Microsoft 365 自然能很好地协同工作，并与 Word、Excel、PowerPoint、OneDrive 和 Teams 等业务工具集成。这意味着您可以继续使用所有您喜爱的 SharePoint 工具，并舒适地保持在微软生态系统中。兼容的文件类型（如 Word 和 Excel）与 SharePoint 配合良好。从业务角度来看，您可能想做的任何事情，通过这种方法在技术上都是可行的。

对微软用户来说上手更容易

如果您的团队已经是微软用户，他们会发现上手要容易得多。而且，让我们面对现实：没有用过任何微软工具的办公室职员并不多。这种舒适感和熟悉度是 SharePoint 的一个关键特性。

有效的内网解决方案

许多公司都曾尝试构建内网软件，但 SharePoint 一直是赢家。作为常用应用程序和资源的一站式商店，员工每次登录您的业务网络时，都可以遵循工作流程、进行沟通和分享更新。

重复性任务的自动化

SharePoint 可以帮助您管理审批流程、处理文件和列表，以及路由已完成的文档。这意味着您可以标准化一个流程，并每次都通过自动化来完成它。使用 SharePoint，员工更有可能遵守您的政策。因此，SharePoint 促进了更好的团队合作、合规性和生产力。

高度可定制

许多团队喜欢能够根据自身需求定制 SharePoint。虽然它功能复杂且丰富，但如果您能想到一个场景，您很可能可以用 SharePoint 来实现它。

需要时间学习

SharePoint功能强大，但要充分利用它需要时间学习。用户喜欢它，但他们需要培训。这意味着您在实施SharePoint时可能需要对员工进行一次培训，但每当有人离职时，您都必须再次培训新员工。这使得SharePoint成为专家使用的工具。管理员在学习使用界面时也面临挑战。

自定义

在SharePoint中，您可以创建自定义的内联网、通信门户和微型网站，以连接您的整个团队。例如，可以自定义站点品牌、工作流和主题。自定义SharePoint需要技术专业知识。

与非Microsoft工具的集成

SharePoint与Microsoft生态系统配合得很好，但跨出这个范围可能会很棘手。如果您决定开始使用Microsoft，那么在集成方面，您就相对局限于一组特定的选项。这对于更复杂的软件环境来说是个问题。

用户数量

即使您在SharePoint中拥有一个只读站点，任何访问您内容的人都必须是拥有订阅席位的注册用户。这要么会限制用户群，要么会增加您的成本。SharePoint与企业关联是有原因的。

搜索功能欠佳

与Confluence一样，用户也很难充分利用SharePoint中的搜索功能。这意味着您不断扩展的站点、内联网和文档网络可能很快变得难以管理。即使用户知道某个页面并可以通过直接URL访问，搜索可能仍然不尽如人意，这通常是由于元数据处理不一致造成的。

全面成本

让每个人都参与使用 SharePoint 可能会相当消耗资源，特别是如果您选择包含所有必要功能的计划。此外，还有持续的培训、管理、咨询、治理和其他相关费用，这些成本会迅速累积。

AI功能需要附加组件

要添加人工智能功能，您需要将其与类似 Microsoft Copilot 的工具集成，这会产生额外的费用。

用户对 SharePoint 的看法（来自G2）

“Microsoft SharePoint 提供了一个极佳的协作平台。我们将其用作内部网，但它也是 OneDrive 和 Teams 的基础。因此，我们整个公司都以某种方式运行在 SharePoint 上。每位团队成员每天都使用它。我们已将运行在 SharePoint 上的 OneDrive 集成为所有用户信息的文件存储。这使得在不同设备间切换变得无缝。SharePoint 易于设置，一旦您掌握了它的特点，管理起来并不困难。”

另请阅读：最佳9个 SharePoint 替代方案以促进协作

如果你正在寻找一个知识共享平台，那么你应该考虑将Baklib作为Confluence或SharePoint的替代方案。实施知识共享工具的公司正面临采用率低的困境。在所有已经实施知识共享平台、员工人数超过500的公司中，只有一半的员工参与其中。如果使用正确的工具，这个数字将会迅速上升。

与Slack、Microsoft Teams、Zendesk等众多流行工具的集成，意味着如果你选择Baklib，你将不会错失良机。共享知识应该很容易，而Baklib在开始记录知识之前几乎不需要培训。这意味着你的团队更有可能普遍采用Baklib。

Baklib是一款能让你从软件的网络效应中受益的工具。这种现象意味着使用该工具的人越多，它就越有价值。你可以利用Baklib来消除知识孤岛，并连接拥有数百甚至数千名员工的企业中的团队。

功能

生成式人工智能

Baklib是一个面向团队的AI驱动知识库。它特别侧重于利用人工智能来帮助内容创建过程，并为你的团队优化搜索和知识发现。AI功能已内置在每一个Baklib方案中。

分析

通过 Baklib 的分析功能，了解搜索成功率和最常被阅读的文章。丰富的分析数据使您能够采取基于数据的行动，从而改进知识库。

信息架构

知识库按文章和类别进行组织，因此您的用户在浏览内容时会体验到清晰的信息架构。这使他们更容易找到所需内容，也提供了更好的内容体验。

持续开发

我们会根据当前趋势和客户需求，定期添加新功能来改进 Baklib。我们重视用户反馈，并将其用于产品开发。

支持迁移

Baklib 团队将帮助您将现有内容从任何平台迁移到 Baklib。

来自 G2 的用户对 Baklib 的评价

“我们在2022年1月将客户知识库迁移到了 Baklib，该知识库之前是使用 Madcap Flare 创建的。Baklib 团队沟通顺畅，并确保我们的迁移过程顺利进行。客户支持总是乐于助人并解答问题，通常超出预期。Baklib 门户易于使用且非常直观，大大提高了我们团队内部的协作效率。团队始终倾听客户的反馈，并不断进行错误修复和引入新功能。”

功能对比表

• Baklib
  • 面向用户的知识库（内部、外部或混合）
  • 配备Ask Baklib辅助的AI驱动搜索
  • 分析功能（用户、搜索、个体、性能）
  • 拖放式主页构建器
  • AI写作助手
• Confluence
  • 共享工作区
  • 有限的搜索功能
  • 一年的分析数据
  • 内置模板
  • 人机协作
• SharePoint
  • 中心和微型站点
  • 可搜索所有站点、文件夹、页面、列表、Wiki、文件和库
  • 页面分析和使用情况数据
  • 站点模板
  • Microsoft Copilot集成

总结

在选择Confluence和SharePoint之间，两款工具相对类似。使用SharePoint，您会发现其独特的Microsoft风格，而Confluence尤其受到敏捷团队的信任。许多用户习惯于SharePoint并对其感到舒适。Confluence在使用上可能更具社交性和趣味性，鼓励协作与分享。

如果您需要的仅仅是一个简单易用的知识库，那么Baklib可能非常适合您的业务。Baklib完全专注于知识管理和内容创作，对于各种规模的企业来说都是一款高度直观的工具。