撰写SOP文件的十大关键步骤
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巴克励步
编写企业标准操作程序（SOP）需明确目的、召集利益相关者协作，确定流程、范围、风格，规划步骤并评估潜在问题，测试优化后发布实施，以标准化运营、提升效率质量并确保合规。
如果你正在阅读这篇文章，那么你很可能正在寻找如何为企业编写标准操作程序的指导，以确保更好地向团队传达流程并确保他们遵守。
标准操作程序必须清晰地传达企业的流程，以标准化运营，确保盈利性、质量和效率。这些手册还可以用于其他目的——强制执行一套规则、定义角色和关系、防止关键人员流失、合规等等。
它们最重要的功能是确保员工正确地做事。手册应以明确定义的步骤描述如何操作，并且你需要为每个流程创建一个标准操作程序。
在呈现标准操作程序时，你可以从多种结构和格式中进行选择。大公司可能希望遵守国际标准ISO 9000或类似标准。
编写一个好的标准操作程序并不需要遵循国际规则。你可以使用以下结构来编写：
步骤 1：简介
- 摘要
- 详细信息
- 概述
- 相关检查清单
你选择的格式取决于许多变量——作为一家大公司，你需要拥有符合公司内部政策和标准化的标准操作程序。相比之下，作为个体创业者，你可能会倾向于更简单的呈现方式。 以下是三种主要的格式供您选择：
简单的检查清单 - 列出所有相关任务，使其看起来像一个待办事项列表。这种方法适用于不需要详细说明的小团队。这意味着您可以快速构建标准操作程序，团队成员在执行新任务时也能随时参考。
复杂的线性检查清单 - 这是前一个选项的扩展版本。您的检查清单应尽可能详细地描述流程。单个任务可能需要进一步的子任务清单来扩展流程。目标是记录一个滴水不漏的过程，让任何人都能接手并执行这些任务。
流程图 - 使用流程图来可视化您的标准操作程序，以及所有部分如何组合成一个整体。
复杂的线性检查清单 - 这是前一个选项的扩展版本。您的检查清单应尽可能详细地描述流程。单个任务可能需要进一步的子任务清单来扩展流程。目标是记录一个滴水不漏的过程，让任何人都能接手并执行这些任务。
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步骤 2：召集相关利益相关者
标准操作程序不应在真空中创建。如果您要创建它们来记录特定的工作流程、任务和过程，那么您应该与已经负责执行这些任务的人员进行清晰沟通。
如果您管理着一个每天都在执行您想要记录的任务的团队，您应该从他们那里了解最佳实践，并将其纳入您的标准操作程序中。协作创建流程不仅能为工作带来更多专业知识和审查，而且遵循您标准操作程序的人员也会对其有更强的归属感。
如果您管理着一个每天都在执行您想要记录的任务的团队，您应该从他们那里了解最佳实践，并将其纳入您的标准操作程序中。协作创建流程不仅能为工作带来更多专业知识和审查，而且遵循您标准操作程序的人员也会对其有更强的归属感。
步骤 3：明确您的目的
思考在创建标准操作程序时您想要实现什么。如果它们完全是新的，那么您正在尝试构建功能性的系统。如果您希望它们运行良好，那么您需要确保流程的优先级与业务优先级保持一致。 如果你的标准操作程序（SOP）正在记录现有的工作流程和过程，那么你需要考虑当前的痛点是什么。如果现有的流程让你失望，那么你需要找出可以改进的地方。当前的系统可能速度太慢，或者产出的产品质量不够高。 你需要创建详细的任务流程分解，并确保每次完成任务时都符合标准。
步骤 4：确定标准流程
在大公司中，你的标准操作程序会以正式报告的形式构建，包括带有标题和相关参考资料的封面页，然后是章节列表和流程本身。 在小公司中，你的SOP可能不那么正式。确定一个合理的结构，并确保所有SOP都遵循这一结构。 以下是示例结构列表：
- 整洁格式的叙述
- 分步要点或编号列表
- 表格
- 分步照片
- 分步图形
- 流程图
- 单页图形
- 检查清单一线员工可能更喜欢附有照片和图形的分步列表以便快速参考，而法律和管理人员可能更适应更详细的、格式清晰的文本页面。
步骤5：定义程序范围
如果你正在为产品团队的工作制定一套标准操作程序，你应该专注于他们及其需求。你需要了解界限在哪里，以防止偏离到其他团队或部门的职责范围。
一个工作流程实际上可能涉及多个团队，但你应该从一开始就知道是否是这种情况。明确界定你工作的界限，否则最终会出现范围蔓延。
弄清楚你在处理什么——什么行动定义了流程的开始？什么行动标志着流程的结束？定义范围对于创建成功的SOP至关重要。
通过记录你的程序来杜绝错误！
步骤6：使用一致的风格
值得再次强调，如果你在一家大公司工作，你的SOP将比你三人的初创团队正式得多。你是否使用专业正式的语言取决于你所处的环境。
无论你为哪家公司工作，以下提示都适用：
从行动命令开始——在任务说明的开头始终使用动词。这种语言清晰地传达了你需要做什么，对你的受众具有影响力。
保持简洁——努力避免在SOP手册中跑题。确保你的写作清晰，并且只传递最必要的信息。
使其易于浏览——不要让读者费力地在大量文字段落中寻找他们在SOP中需要的内容。首先包含可操作的部分，然后将解释放在后面。使用标题来分隔你的文本。
步骤七：明确流程中的必要步骤
这一步是你投入艰苦工作来规划SOP的地方。从头到尾走一遍流程，记下过程中的每一步。征求团队的意见并进行讨论，并记下任何被建议的额外步骤。
一旦你有了流程的框架，就逐一检查你记录的每项任务，并确定是否需要任何子任务。流程中是否有任何步骤需要进一步解释？在子任务中详细说明。
步骤八：评估流程中的潜在问题
一旦你写下了你的流程，就该找出可能出错的地方了。在执行你的SOP时，失败可能发生在哪里？
如果你正在使用Baklib来记录制造流程，你可以进行计算以查看你的SOP是否正常运行。也许你的流程在生产方面产出很高，但在分销方面存在问题？每个企业都不同，问题可能以独特的方式出现。
步骤九：测试你的SOP
现在你已经完成了SOP，是时候看看它是否在实践中真正有效了。请那些实际遵循你指示的人来测试它们，并找出过程中的任何缺陷。
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我们来看一个销售示例——假设你有一个10人的团队，你安排3个人遵循新的流程。这种对新SOP的控制测试将使你能够收集新旧模式在性能上的比较数据。
如果你确信新的业务流程优于之前的流程，那么你可以立即实施它。
步骤10：发布你的SOP
你的SOP现在已经准备就绪，可以在你的业务中最终确定并实施了。如果你从头到尾遵循了这些说明，那么你的SOPs一定能改善你的运营。
一旦你的标准操作程序完成，你需要将新的手册传达给你的团队，并确保他们得到遵循。
制定并实施一个推广计划，告知员工SOPs正在发生变化。举行发布会和培训，向你的员工介绍新的SOPs。
- 最终说明
- 在向整个公司发布之前，请花时间研究和测试你的SOPs。协作创建你的SOPs，以便充分利用员工对你流程的知识和洞察力。
- 记住要保持你的SOPs是最新的，以便它们始终是你业务运营的唯一真相来源。持续推广你的SOPs作为员工应遵循的程序，并听取反馈以帮助改进它们。
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