帮助你建立稳健写作流程的5个步骤
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巴克励步
商业写作宜采用“建筑师”式方法，建立并持续优化稳健流程，包括规划、预写作/大纲、起草、编辑、审阅、批准、发布等环节，还需进行流程文档化与定期优化，以高效产出高质量内容。
无论您是文案撰稿人、主题专家、营销主管还是经理，您很可能都需要为您的组织进行**写作**——无论程度深浅。 写作者可以分为“园丁”型或“建筑师”型： 建筑师在动工前会制定详细的计划。他们知道门窗将安装在何处，电线将如何布置，管道将如何铺设。在地面画出第一道线之前，一切就已规划妥当。 而园丁可以播种、浇水，却无法控制植物最终如何生长。他们无法预测每株植物会开多少花、长多高——这一切都要等植物开始生长后才能逐渐清晰。 可以说，“园丁”式的写作方式可能会给人为错误留下可乘之机——最终损害成品的质量。 因此，在商业环境中进行写作时，您需要采取“建筑师”的方法：
**建立、实施并维持稳健的写作流程，以尽可能快速地创作出卓越的内容。
** 然而，您总是非常忙碌，就像组织中参与内容创作流程的其他人一样（您甚至有时间去分辨自己属于“园丁”型还是“建筑师”型吗？）。那么，当您面对一份简略的简报和极其紧迫的截止日期时，如何确保自己保持在正轨上，并且您的内容产出能持续为目标受众提供卓越的内容体验？ 这正是稳健的写作流程可以发挥作用的地方……
没有一个从“想法”到“高质量发布内容”的逐步计划，可能会导致无数问题。
例如，无论你是独自工作还是团队协作，都可能出现以下情况：
**建立、实施并维持稳健的写作流程，以尽可能快速地创作出卓越的内容。
** 然而，您总是非常忙碌，就像组织中参与内容创作流程的其他人一样（您甚至有时间去分辨自己属于“园丁”型还是“建筑师”型吗？）。那么，当您面对一份简略的简报和极其紧迫的截止日期时，如何确保自己保持在正轨上，并且您的内容产出能持续为目标受众提供卓越的内容体验？ 这正是稳健的写作流程可以发挥作用的地方……
没有一个从“想法”到“高质量发布内容”的逐步计划，可能会导致无数问题。
例如，无论你是独自工作还是团队协作，都可能出现以下情况：
- 如果步骤被遗忘或无人对遵守既定准则负责，会对内容质量产生负面影响
- 由于每篇内容都需要制定全新的计划，从而拖慢内容生产速度
- 导致公司内容出现明显不一致，尤其是在有多人按各自方式制作内容时
通过定义公司内容写作的所有环节，你可以为自己和团队免除这些麻烦。
不同类型的写作流程
请注意，虽然“写作流程”是一个单数术语，但它实际上包含了多项活动，而不仅仅是写作活动本身。写作流程的不同步骤包括：
- 规划
- 预写作/大纲
- 起草
- 编辑
- 审阅
- 批准
- 发布
当然，内容治理是所有这一切的基础，并且这些阶段和步骤也可能因内容类型而异。
例如，正如你所想象的，技术写作流程与创意写作的步骤不同，因为前者比后者更基于事实。
无论如何，在开始上述活动之前，首要任务是就文档化做出决策。
确定如何记录您的内容撰写流程
在开始内容创建工作流之前，您需要决定如何记录它。毕竟，一个只存在于您脑海中的流程对您没有任何好处，对团队的其他成员也没有帮助。
在流程文档化方面有多种选择。例如，Google Docs 可能是一个不错的起点，但它并不适合所有人。最终，繁忙的营销团队需要一款旨在帮助他们成功推向市场的软件。
因此，如果您真的致力于记录和使用您的流程，可以考虑使用像 Baklib 这样的内容运营平台，它支持简化的内容创建、审核、批准和持续治理。
在决定了 如何 记录你的工作方式之后，就可以开始构建你的规划流程了。
1. 构建你的规划流程
如前所述，写作过程始于规划。从流程上看，规划过程如下所示：
- 构思内容创意并从中筛选出一个
- 进行竞争对手研究，思考如何让你的内容脱颖而出
- 进行关键词研究
- 为内容确定一个暂定标题
- 确定目标字数
- 告知团队你即将开展的工作
- 邀请设计师创建配图
举例来说，对于一个博客文章的用例，规划过程始于构思。
正如 HubSpot 的 Rachel Leist 所解释的：
“一篇好的博客文章应该是有趣且具有教育意义的。博客应该回答问题，并帮助读者解决他们正在面临的挑战——而且你必须以一种有趣的方式来实现。”
因此，第一步是考虑什么主题既有趣，又适合你公司的博客，并且对你的读者有价值。
一旦你锁定了一个单一的想法，下一步就是竞争对手研究。换句话说，看看在谷歌搜索结果前几页上，哪些内容针对该主题排名靠前，它们包含了什么（以及缺少什么），以及什么能让你的文章比竞争对手的帖子更具吸引力、更有趣、更独特。
说到排名，如果你追求的是有机增长，你还将进行关键词研究，以寻找有潜力的关键词，包括任何可行的长尾词。在 Ahrefs 或 Moz 中挖掘数据并分析数字可能并不十分令人愉快，但这是商业内容写作不可或缺的一环。
如果搜索引擎优化的条件不利，即使是最出色、写得最好的文章也会被淹没，不会产生任何效果。
这些是规划方面的大部分最佳实践。但其他方面还包括了解您的目标受众、决定目标字数、建立目标或关键绩效指标来衡量帖子的效果，以及与您的团队充分沟通您即将开始的工作内容。
2. 完成预写/大纲任务
有了如何创建内容的路线图，你就可以开始搭建骨架了。这涉及您在规划阶段将要完成的几个步骤，包括：
- 集思广益，确定您将围绕哪个主题进行创作，以及您将从哪个新颖的角度来处理内容
- 进行研究，以了解您的受众构成、您面临的竞争以及如何针对搜索引擎优化这篇特定的文章
- 确定标题，同时创建并构建标题以形成大纲
- 收集将为内容提供依据的统计数据和信息，并将其放在大纲的适当部分
在此阶段，您还可以从内部主题专家、您的专业网络中的人员或像 Help a Reporter Out (HARO) 和 Help a B2B Writer 这样的平台获取见解和引述。
通过构建好文章的结构，您可以避免写作障碍并更快地完成草稿。
3. 进入实际的写作阶段
写作过程无疑是所有环节中最主观和最多变的过程。然而，您仍然可以遵循一个明确的流程来确保写作过程成功（我知道，这很“元”）。
例如，您流程中的写作阶段可能与我的相似，即：
- 创建新文档以撰写文章
- 复核文章大纲
- 添加拟定标题
- 列出H2和H3标题
- 返回文档顶部撰写引言
- 撰写第一个H2（及所属H3）的内容
- 依次完成其余所有H2和H3内容
- 确认达到字数要求
- 为对应锚文本添加最相关的内链
- 通过Unsplash、Pixabay等平台寻找配图
- 尽可能请同事审阅并提供初稿反馈
通过文档化的工作流程来同步指导并加速写作进程，无疑是值得称道的成就。这不仅为团队奠定了良好基础，更能确保持续产出高质量内容。
说到提升内容创作效率——时间即成本，我们都希望内容能尽快发布。但若因追求速度而仓促完成内容创作，或忽视既定规范，那么流程文档化便失去了意义。
请始终牢记：我们建立、记录并计划遵循标准化流程的根本目的，是为了追求卓越的成果。这绝非烦琐的官僚程序。
当初稿完成后，请通过系统的修订流程将其转化为“最终版本”。
4. 完成编辑流程
严谨彻底的编辑能将粗粝的草稿打磨成不仅被广泛阅读传播，更能赢得赞誉的精品。无论您是团队协作中将稿件提交给专职编辑前自行修订，还是身兼内容撰稿、编辑与营销总监的多重角色，这套流程都同样重要。
简而言之，文档化的编辑流程至关重要。
你是否拥有一套详尽记录、可供每次遵循的逐步编辑流程？你是否在编辑时融入最佳实践，并对自己提出要求，力求创作出最高质量的内容？如果没有，你可能会失去读者的兴趣，甚至更糟的是，失去他们的信任。
但是，编辑阶段应该包含哪些内容呢？
- 反复检查语法、措辞、语调和语气、句子结构以及标点符号的使用。
- 确保文章清晰易懂，具有良好的可读性，并且便于快速浏览。
- 大声通读整篇文章，以确保你的文字听起来自然流畅，并在必要时重写那些生硬拗口的句子或段落。
- 检查标题数量是否充足（并且这些标题具有描述性）。
- 纠正任何格式错误。
- 确保你的关键词被充分提及。
- 确保文中提到的统计数据和研究都附有链接（以避免抄袭问题），来源可靠且信息未过时。
- 点击所有链接，以确保它们有效并能将读者引导至正确的页面。
- 修正那些明显的拼写错误和失误，并且在所有其他编辑完成后，使用拼写检查或校对工具对内容进行最终检查。
此外，正如我在本文前面设定的写作流程第11步中提到的，除了自己审阅稿件，你还可以寻求他人的帮助来进行校对和编辑。
多一双眼睛审视，对于确保你的信息贴切、清晰且引人入胜大有裨益。的确，毫无疑问你很清楚，为了让内容草案通过审核，需要经过许多双眼睛的检视。
同样，这个过程会根据以下因素而变化：
- 团队的规模
- 任务分配情况
- 所创作内容的类型
但是，只要它包含了像这样用于质量保证的基本步骤，你的最终草案就会是高质量的。
让我们告别那些没有书面流程、仅凭记忆来编辑内容的日子吧！随着时间的推移，你将能够改进这个以及前两个流程，使其更贴合你和你的团队定制的内容工作流程。这被称为流程优化，它既是敏捷的，也是保持流程有效性所必需的。
5. 优化写作过程的不同阶段
流程优化——即简化流程的行为——主要通过移除浪费或不必要的步骤、解决内容瓶颈以及添加提升"操作体验"的微调来完成。
非常有趣的是，这最后一步只有在你和你的团队（如果适用）频繁使用该流程后才能进行。正是在使用过程中，才能发现流程中的任何痛点，并产生改进的想法。换句话说，你必须先了解流程，才能让它变得更好。
别担心时间不够。优化工作不会占用你大把时间！它不仅操作简单，而且为了达到最佳效果，通常只需每三个月（或每个季度）进行一次。你可以轻松介入，剔除那些浪费或不必要的内容，添加改进项，然后就能使用一个更好、更精简的内容创作流程。
请记住，一个真正优化的流程必须适用于所有使用者。因此，如果你是团队工作，获取队友们关于如何优化流程的反馈至关重要。他们可能会提供你最初未考虑到的建议，比如指出某个特定的瓶颈。
对成功流程优化的步骤感到好奇吗？有一种方法是遵循DMAIC结构，这是一个经过实践检验的流程改进执行框架：
- 定义：需要优化哪些流程？
- 测量：当前的流程表现如何？
- 分析：如何优化这些流程？
- 改进：可以通过哪些方式进行改进？
- 控制：如何衡量已实施的改进，以及何时再次审核流程？
DMAIC流程优化的5个要素（定义、测量、分析、改进、控制）同样适用于内容创作流程。例如，在评估内容审批流程时，你可以问：“定义：内容审批流程中的哪些环节导致了延迟？测量：当前每篇文章从草稿到发布平均需要多长时间？分析：导致瓶颈的主要因素是什么（例如，等待利益相关者反馈、工具繁琐）？改进：能否引入像Baklib这样的内容管理平台来标准化审批工作流，并为所有反馈提供单一、集中的位置？控制：实施Baklib后，我们将如何跟踪平均审批时间，并设定一个定期（如每季度）审查流程的目标？”
通过这种方式应用DMAIC，你可以将内容创作从一个模糊、临时的过程转变为一个可衡量、可重复且高效的引擎。
另一种框架是PDSA——计划、执行、研究、行动——它与DMAIC类似。
最终，您选择哪种流程优化路径取决于您自己。但无论如何，请不要遗漏这个重要的步骤。原因何在？在现代商业世界中，团队（及其流程）必须不断适应并保持敏捷。
例如，也许您正在扩大内容团队规模，这意味着有更多能力进行同行评审和编辑他人的工作。或者，假设营销经理希望更加强调所有网站博客文章的CRO（转化率优化）。在任何情况下，写作流程都必须相应地进行调整。
本节的要点相当简单：定期优化您的流程！
采用‘架构师’式方法撰写内容，助力成功
通过采用‘架构式’方法，您和您的团队每次都能高效地撰写出有影响力的文章。并且，通过如上所述记录您的内容创建流程（并定期优化它们），您和您的内容将不会沦落为园丁那般不稳定的命运。像Baklib的内容工作流这样的工具，功能强大且足够灵活，能够支持您和您的团队——无论您选择遵循何种内容创建流程。
[    ](https://www.baklib.com/en/demo-request/)
