如何编写员工手册：步骤与技巧

如何向员工传达公司政策？任何组织的首要原则是在新员工入职后立即与他们分享公司政策信息。但是，如何有效地分享呢？又如何监控他们是否阅读了呢？分享的方式可能有很多，比如电子邮件或备忘录、PDF文件、Word文档等。但在当今世界，这些方式真的有效吗？

• 员工手册概述了公司政策、期望、福利和价值观，是重要的人力资源资源。

• 它能改善入职流程、法律合规性、工作场所文化和内部透明度。

• 关键组成部分：包括公司价值观、全面的雇佣细节、薪酬、员工行为准则、安全政策、培训与发展。

• 构建步骤：明确目标、进行研究、了解应避免哪些政策、确定核心重点领域、审查与修订、定期更新和维护。

• 轻松制定员工手册的技巧：保持吸引力、收集员工反馈、仔细呈现手册、注重语言和语气。

• 像 Baklib 这样的工具可以帮助您以可访问的方式管理、版本控制和呈现手册。

许多组织已开始投入更多资源，以构建结构更清晰、更易于访问的员工手册。

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什么是员工手册？

员工手册是一份详细文档，包含了公司的政策、程序、期望、愿景和使命。它就像一个虚拟的人力资源部门，向员工展示他们在公司内的内部权利和义务。

员工手册应在入职培训过程中分发给员工，以便他们能在雇佣期之初就熟悉公司政策。它可以电子版或纸质版形式提供，并且所有员工都需要确认已阅读。

为什么它很重要？

如前所述，员工手册并非事后才考虑的事情。出于多种原因（除了多元化），它都非常重要。

首先，它为公司向员工传达政策、程序和期望提供了简洁性和统一性。

例如，所有员工都有权享受带薪假期，比如一年21天假期。信息包括有多少天可用、工作时间如何计算以及申请休假的程序是什么。所有这些都记录在员工手册中。

此外，该手册通过提供有关现行雇佣法律法规的详细信息来确保合规。在员工需要了解如何实施反歧视或反骚扰政策以营造员工友好型工作环境的场景中，手册提供了指引。

该手册也是员工查询福利、薪酬和绩效期望信息的指南。当员工想知道自己是否有权休假时，手册阐明了明确的规章。

最后，员工手册在某种意义上创造了一个公平的竞争环境，雇主和员工都确切地知道他们能从对方那里得到什么。如果员工完全了解自己的权利和责任，将有助于建立良好的工作文化，减少紧张或冲突。

员工手册的关键组成部分

那么，一份好的员工手册首先应该包含什么呢？以下是你应该关注的内容：

公司价值观与使命概述

正如俗话所说，一个人没有远见就没有未来，企业也是如此。

员工手册的第一个关键组成部分是公司价值观和使命概述。

注意：为企业创建一套独特的原则，不能仅仅参考模板来完成。

公司需要选择与其使命、愿景和文化产生共鸣的价值观。否则，员工手册又怎能体现你公司的特色呢？这些价值观将成为任何决策的基石——塑造公司文化的模型，以及在与客户、员工和股东沟通时所发出的声音。

一项2011年的研究表明，文化与创新高度一致的公司，其企业价值增长比低度一致的公司高出30%，利润增长高出17%。

那些认同公司价值观和使命的员工，通常被发现更加投入，并且更关注企业的未来和成功。

全面的雇佣详情

这个组成部分包含员工在公司工作所需的信息。它包括：

• 招聘与雇佣流程

• 员工分类与岗位职责——组织中各岗位的工作内容及对应任务

• 薪酬福利体系：简明阐述薪资构成、医疗保险及退休计划

• 绩效考核流程——明确评估标准与监督机制

• 休假政策——涵盖周末、法定假日、病假等各类休假安排

• 违纪处理程序与申诉机制

• 离职指导与流程规范

• 多元平等与包容承诺

• 雇佣相关法律要求

• 员工资源支持

薪酬福利体系

本节详细说明薪资、奖金及各项福利待遇

• 薪资结构：基本工资、奖金和其他财务激励——向员工说明其构成。

• 绩效奖金：发放奖金的标准是什么？员工需要满足哪些条件才能获得？

• 股权期权：员工的薪酬计划中是否包含股票期权或股权？

• 利润分享计划：公司是否有股权分享政策？如果有，是否详细说明了其运作方式？

• 健康保险：为员工提供哪些保险计划选择？涵盖哪些内容？

• 退休计划：是否提供雇主资助的选择？

• 带薪休假：员工享有哪些类型的带薪假期？公司在提供年假、病假、节假日和特殊事假方面是否慷慨？

• 职业发展机会：组织如何鼓励员工追求更具挑战性的职位并提升技能？例如，是否提供在职培训、学费报销或导师计划？

值得注意：薪资和福利等因素必须设计公平，对劳动力市场有清晰的预期，并让员工感到满意，这样才能吸引顶尖人才并保持团队快乐。正如常言所说：“快乐的员工 = 快乐的客户 = 成功的公司。”

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员工行为与纪律

这涉及员工的专业精神、道德操守和政策遵守。以下是其涵盖内容的细分：

• 行为准则

• 反歧视和骚扰政策

• 知识产权保护：

• 社交媒体使用指南

• 保密协议

• 冲突解决程序

须知：一份带有违规处罚结构的指南有助于营造安全、尊重的氛围，也能抑制工作场所的冲突。

安全与保障

在撰写与安全相关的条款时，应参考适用的法律，例如《联邦职业安全与健康法案》。本节涵盖的信息如下：

• 工作场所安全协议：包括人体工程学、消防安全、事故报告、危险识别以及个人防护装备（PPE）使用等协议。

• 紧急疏散程序：针对火灾、自然灾害或安全威胁等紧急情况的疏散路线、集合点以及沟通协议。

• 保密协议：概述公司在处理和保护机密信息、商业秘密及专有数据方面的期望。

• 数据保护与隐私政策：展示组织如何维护记录并确保数据安全，同时严格遵守数据保护和隐私法规，例如安全的数据传输和处置、处理数据泄露及其他安全事件的政策。

• 公司设备与资源的可接受使用规范：阐述相关规则，确保每位员工都能了解与其工作设备、计算机系统、工具及软件等相关的预期礼仪与责任。此外，还涵盖有关未经授权访问、恶意代码下载以及密码管理的适当安全措施。

处理这些问题的流程有助于在整个公司培养一种增强信任、责任与问责的文化，使员工能够对自己及他人负责。

技术与设备使用

本节是指导员工使用技术、公司软件以及可使用的设备的核心指南。

它确立了这些问责和合法性原则 - 什么是允许的，什么是不允许的，以及软件许可协议、数据、以及对个人使用企业或其网络基础设施的任何限制。它涵盖了从最基础到最重要的方方面面。

此外，为技术和数据使用制定政策不仅仅是一个合规问题。它还有助于提高公司资产的生产力和安全性，并保护公司免受行业内数据泄露和资源滥用的影响。

培训与发展

关注最新趋势和技术是必须的。这一部分就像在您的组织内拥有一个员工培训和发展的金矿。

它体现了公司对持续学习和专业成长的承诺；从入职文档流程、培训项目、研讨会、会议、导师机会、学费报销和职业发展计划中显而易见！

根据LinkedIn的数据，如果公司投资于员工的职业发展，94%的员工会在公司留得更久。

免责声明

一份合适的免责声明包含三个主要条款：

1. 雇主明确声明本手册并非合同协议。

2. 公司不承担法律责任。

3. 它强调公司有权在不事先通知的情况下更新/更改其政策，

因此，有助于管理员工对手册中政策的期望。所以，在开头 - 或者更好的是在结尾 - 以通俗易懂的格式放置一个免责声明是合理的。

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如何为您的企业创建最佳员工手册？

一本编写糟糕的手册，可以说比根本没有手册更糟糕，因为它只会导致问题，给公司带来不必要的开支并损害员工士气。

让我们看看制作最佳员工手册需要什么。

1. 定义目标与范围

首先，您需要定义目标和范围。

如果您无法确保手册描述了它应该做什么以及涵盖什么内容，那么拥有一本手册还有什么意义呢？

为了使手册对所有员工更有用、更有效，定义具体的目标和范围至关重要，这能让每个人都清楚其目的、包含和排除的内容。为了制定有目的的目标和范围：

• 指明手册的主要目的——是为员工提供统一的公司政策，确保遵守规章制度，还是创造一个友好的工作环境。

• 确定核心主题，包括雇佣政策、行为准则、福利、安全程序和纪律措施。

• 明确手册将涵盖哪些内容，不涵盖哪些内容。

• 与组织的价值观、使命和文化保持一致，以保持所有规章制度的一致性。

通过明确的目标设定和适当的覆盖范围，手册可以成为员工最有价值的小册子之一，指导他们在整个公司内的活动、选择和沟通。

2. 开展政策研究

进行研究以帮助您：

• 理解相关的本地、州和联邦法律

• 提供一个机会来预见和适应新法律，并了解当前行业在各种人力资源政策方面的最佳实践、标准、期望和基准。

• 识别业务潜在的偏见或可能的风险暴露，例如歧视/骚扰案件、与员工在工作场所滥用药物和酒精相关的安全问题等，然后进行适当的调整以创造更好的工作环境。

• 审视类似行业或具有相似价值观的其他公司已实施的政策，从而获得如何在您的组织中应用这些政策的想法。

请注意：您可以从专业论坛、法律来源、研究论文、学术期刊和政府机构等渠道获取信息。

请记得批判性地评估您信息来源的可信度和权威性。交叉引用来自不同可靠渠道的信息有助于确保您研究的内容准确且完整。

3. 了解应避免的政策

必须寻求法律建议，以随时了解就业法律和政策的最新动态，确保员工手册合规，并能适应促进健康工作环境的需求。

不要使用非法、限制过多或模糊不清的法律。在构建政策时，应避免陈词滥调和难以理解的语言，确保每位员工都能看懂。

同时请注意，这些政策的贡献可能因每家SaaS公司的需求、法规和规范而异。

4. 起草政策和程序

首先，确定核心关注领域，例如适用于您所在行业的行为准则、沟通指南、考勤政策、远程工作政策、数据安全、知识产权和监管法规。

以下是如何起草政策：

• 明确编写政策的目的

• 起草政策时可考虑使用模板，无需从零开始

• 为政策实施做好准备

• 收集反馈并指定执行者

• 将政策付诸实践并持续改进

在员工手册中包含公司政策和程序可能会因组织规模和工作性质等因素而异。请确保遵守州和联邦的劳动法，包括《家庭与医疗休假法案》、《公平劳动标准法案》和《职业安全与健康法案》等法规。

5. 审查与修订

政策和程序的草案流程完成后，应持续审查和修订员工手册。

积极征求意见，关注法律和政策更新，检查手册的清晰度和可读性，保持内容一致性，进行法律评估，重点关注新主题或需法律审查的政策，将变更告知员工，并制定持续审查的计划。

6. 定期更新与维护

创建一份优秀的员工手册并非一劳永逸的项目。

你需要一个定期更新和维护的系统，以确保手册年复一年地保持准确、相关且合规。同时，为员工手册的变更和更新维护一个版本控制系统。

在手册中维护版本控制系统的一种方法是为每项修订的政策分配一个新编号。另一种方法是确保你的员工手册在目录中包含每次政策更新的日期。

无论你选择哪种方法，维护员工对当前生效的最新版本确认的审计跟踪都很重要。

鼓励员工对手册及其政策提供反馈；你可以通过调查或建议箱来实现。考虑定期与员工进行沟通，收集他们的反馈，以确保你考虑到了所有工作场景，以及每项政策变更可能如何影响他们的日常工作。

定期举办培训课程或研讨会，确保员工充分了解手册中概述的政策和程序，并传达对这些政策的任何修订或更新。如果不经常提醒，员工可能会忘记政策的存在。

轻松管理员工手册的秘诀

只需四个简单的技巧，编写你的员工手册就会变得轻而易举。

• 保持轻松和吸引人：设想这样一个场景：公司正在起草行为准则。与其写下规则，不如用表情符号来描述特定的行为。例如，握手表情符号“🤝”可以表示“尊重你的同事”，而灯泡表情符号“💡”可以意味着“鼓励创造力和创新”，像这样，规则就变得更有趣了。

• 收集员工反馈：员工收到手册后，在团队会议期间组织一次非正式的反馈会议。鼓励每个人说出他们喜欢手册的一点，以及他们认为需要改进的一点。

• 考虑手册的呈现方式：想象一个关于工作场所安全的部分。使用大号字体来吸引人们对更重要内容的注意，也可以用颜色突出显示，比如“安全第一！”，或者使用粗体来强调主要的安全规定，如“始终佩戴个人防护装备⛑️🦺🧤”。斜体可用于强调附加规则，如“紧急出口应保持畅通”。

• 关注你使用的语言和语气：使用大家都能理解的日常常用词汇。避免法律术语，使政策解释清晰明了，比如用“对同事要尊重”而不是“在人际互动中保持专业礼仪”。

拥有员工手册的员工效率更高，也能更好地应对突发事件。此外，它让员工能够专注于更有用的任务，同时增强公司的功能性。

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