什么是软件文档？你需要了解的一切
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巴克励步
我是Ken，Baklib的研究员。经常有产品经理问我：产品手册到底怎么做才能让用户愿意看、看明白？我见过太多团队把产品手册做成枯燥的“说明书”，要么堆砌术语，要么只有截图没有场景。其实，产品手册建设不只是写几篇指南，而是要构建一套从新手入门到专家配置的内容体系。用户痛点在哪？他们需要的是“在正确的时间找到正确的答案”，而不是翻遍几十个页面。Baklib的多站点发布和AI搜索能帮你把产品手册拆解为教程
我是Ken，Baklib的研究员。经常有产品经理问我：产品手册到底怎么做才能让用户愿意看、看明白？我见过太多团队把产品手册做成枯燥的“说明书”，要么堆砌术语，要么只有截图没有场景。其实，产品手册建设不只是写几篇指南，而是要构建一套从新手入门到专家配置的内容体系。用户痛点在哪？他们需要的是“在正确的时间找到正确的答案”，而不是翻遍几十个页面。Baklib的多站点发布和AI搜索能帮你把产品手册拆解为教程、操作指南、解释和参考，让用户自助解决问题，降低支持成本。
软件文档是什么？
软件文档是伴随软件程序的文档总称，包括：
- 架构设计——软件概述，包含与环境的关系和构建原则。
- 技术文档——比用户文档更详细、更技术化，包括开发指南、代码文档、算法和API（可替换为“技术接口”）。
- 用户指南——面向最终用户、系统管理员和支持人员的手册。
文档是软件开发和维护的重要部分，帮助用户和开发者有效理解和使用软件。
例如，Baklib中的产品手册就是用户日常接触软件文档的方式之一。开发者文档则涵盖集成和技术接口参考，允许其他公司的开发者将软件集成到自己的产品中。
💛🧡🧡客户评价：Baklib能轻松应对跨多个内部整合和管理大量SOP业务线的挑战。作为高级UX设计师和项目经理在监督几个迁移项目时，我发现该平台的易用性和定制功能非常有价值。它简化了设置知识库，以及发布站点的繁琐，以便更轻松地导入和/或编写和设计标准操作程序。这为我们节省了很多时间。能够导入现有文档且完全自定义KB非常棒。最后，用户权限功能是非常适合协作，允许多个利益相关者做出贡献直接而高效。它使我的工作变得更加轻松，并确保平稳而有序的迁移过程。
软件文档通常同时包含最终用户和开发者的内容。
听起来太抽象？看看Nexweave（动图制作公司）的文档：其大部分内容是面向用户的，但也有开发者了解产品细节并学习如何将其融入自己解决方案的部分。
总之，软件文档涵盖了伴随软件产品的所有记录，帮助用户和开发者使用它。
四种文档类型
好的软件文档应清晰、准确、易于理解，并随软件更新而更新。Daniele Procida关于文档类型的演讲值得一看，他曾在Django文档（最好的开源文档之一）工作，将文档分为四类：
- 教程——学习导向，有实践步骤，适合学习时使用。
- 操作指南——问题导向，有实践步骤，适合工作时使用。
- 解释——理解导向，提供理论知识，适合学习时使用。
- 参考——信息导向，提供理论知识和实践结合，适合工作时使用。
软件文档示例
软件文档主要分为产品文档和流程文档。有些人还加入营销文档作为第三类，但产品和流程文档对产品成功至关重要。
产品文档
产品文档详细描述软件及其功能。面向用户的文档教最终用户如何使用软件，如手册、FAQ和故障排除指南。
例如，ChartHop（HR平台）的故障排除指南列出了常见错误及解决方案。同时，产品文档也涵盖开发者或系统管理员修改产品或集成所需的信息，ChartHop为此设有“开发者”专区，通过技术接口和集成引导开发者。
无论你为用户提供什么提示或说明，产品文档都是存放这些内容的地方。
流程文档
流程文档揭示开发过程。外部流程文档包括产品计划、笔记和开发日程，向客户展示未来期望。例如，Slack在Trello上发布路线图，列出已添加功能及计划。你也可以创建内部更详细的路线图，让团队跟踪开发进度。
在Baklib，我们通过更新日志分享开发历程，每次修改产品文档平台都会更新，展示我们正在考虑客户建议并不断升级产品。
注意，软件产品比实物产品变更更频繁，因此如果决定公开分享流程文档，需准备好维护工作以保持信息准确。
软件文档的目的
软件文档的目的是分享产品知识，这有助于降低支持成本甚至增加销售。研究发现，客户更倾向于自助服务而非联系支持。Cisco公司通过开发信息型产品文档，将客户自助解决问题的比例从30%提高到84%。
软件文档最初是为帮助最终用户，但最终也让你受益——客户对产品更满意。同样，客户在购买前通过软件文档了解产品。例如，CallerDesk的文档通过分步说明和信息截图让用户轻松使用平台，FAQ部分让潜在客户了解常见问题，没有推销语言。
总之，软件文档的主要目的是向用户传递知识，但其带来的商业价值也不容忽视。
通用最佳实践
在开始罗列功能之前，需要制定策略。你可以借鉴软件开发中的敏捷框架，将其应用于文档创建过程。
对软件文档采用敏捷实践
拥抱变化和持续协作是敏捷软件开发成功的基础。应用相同原则编写软件文档，你可以创建准确的知识库，始终反映产品的当前状态。相比传统方式，敏捷文档方法能让你更灵活地应对产品变更，保持文档及时更新。
