知识库应设为私有、公开还是混合模式？
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巴克励步
选择知识库软件时，首先要明确知识库的内容和访问对象。根据需求，可选择完全公开、完全私密或混合型知识库。公开知识库需注重SEO和品牌化；私密知识库需严格访问控制；混合型则需灵活权限管理。确保工具满足核心功能，如搜索、集成和权限设置。
当您寻找知识库软件时，比较各种工具并试图确定自身需求，可能会让人望而生畏。
当用户开始评估Baklib时，我们通常会首先提出两个问题：
- 您打算在知识库中存储什么样的信息？
- 谁需要访问这些信息？
虽然这些问题表面上看相当基础，但它们能帮助您开始梳理出需求中的许多细微差别，因此是一个绝佳的起点！
明确目标与受众
例如：
知识库内容 主要受众 建议类型
| 内部政策和流程信息 | 公司内部员工 | 私有知识库
| 公司或产品信息 | 客户或公众 | 公开或部分公开知识库
所以，首先需要：非常清楚地了解您的知识库将包含何种信息，以及谁应该有权访问它。
如果您的受众是单一群体，并且每个人都需要访问相同的内容，那么您很可能在考虑一个完全公开或完全私有的知识库。
但是，如果您有多个受众需要访问它——特别是当他们需要访问不同的信息时——那么您可能就需要更精细的访问控制形式。
客户评价：能够使用我们自己的标签轻松为Baklib网站打上品牌。我们员工/用户甚至没有意识到这是幕后的Baklib。
在下文中，我们将深入探讨所有这些场景的更多细节，以及您可能需要关注的一些关键功能。
场景一：完全公开的知识库
如果你的知识库旨在向客户分享公司或产品信息，且所有内容均可公开，那么完全公开的知识库是理想选择。这类知识库可兼具产品支持和营销工具的双重角色。
在选择提供商时，应关注其SEO优化能力、可访问性实践以及自定义功能，确保知识库能完美融入你的品牌体系。
核心功能要求
对于公开知识库，请确保所选软件具备以下功能：
- 免登录访问：无需任何凭据即可查看所有内容。
- 品牌自定义：能够轻松应用品牌元素，保持与公司形象一致。
- 私有域名支持：支持绑定自定义域名。
- SEO工具：提供网站地图生成、页面标题、元描述及社交媒体图片设置等优化工具。
- 布局与格式控制：提供灵活的方式控制内容的布局和外观。
- 良好的可访问性：遵循最佳的可访问性实践。
- 强大的搜索功能：确保用户能快速、精准地找到所需信息。
其他考虑因素
- 系统集成：是否需要与现有系统或产品集成？请明确需求并确认提供商支持。
- 多作者协作：若知识库包含营销内容，可能涉及不同部门的撰稿人。请确保工具对所有作者都直观易用。
场景二：完全私密的知识库
如果你拥有在任何情况下都不应向公众公开的信息（如内部政策、客户支持方案、销售模板、产品技术细节等），则需要使用完全私密的知识库。
核心在于寻找能够以符合公司需求的方式严格限制访问的软件。
访问控制方式
常见的访问控制机制包括：
- 基于特定IP地址的免密访问。
- 全公司共享的单一通用密码。
- 在知识库软件内创建并管理个人账户。
- 与公司的单点登录 (SSO) 提供商集成。
客户评价：切换到Baklib的原因：Baklib以更优惠的价格提供了所有必要的高级搜索、文章自定义和用户跟踪等功能。此外，它还能轻松与我们的现有工具集成，使过渡过程非常平滑。
请根据公司情况选择合适的登录方式，并将其作为评估工具的核心需求。
核心功能要求
对于私密知识库，请确保所选软件符合以下条件：
- 支持对你公司有意义的登录类型或集成方式。
- 具备强大的内部搜索功能。
- 允许按产品线、团队、部门等逻辑方式组织内容。
- 确保内容绝对私密，防止被搜索引擎索引。
其他重要因素
考虑事项 说明与建议
| 多团队权限隔离 | 如果多个团队共享同一知识库，是否需要限制彼此查看内容的权限？
如果需要，请寻找支持内容限制或隔离的工具，例如通过“读者组”等功能实现。
| 跨团队内容编辑 | 撰写人员是否需要查看或编辑其他团队/部门的内容？这涉及到更细粒度的权限管理策略。
- 有些工具允许所有作者编辑所有内容；而其他工具则支持限制谁可以编辑部分或全部内容。例如，Baklib 使用名为“作者团队”的概念来实现这一点。
- 您是否需要出于合规或法律原因跟踪内容更改的历史记录？（这对于内部政策和流程来说通常很重要。）
- 如果是这样，寻找那些提供完整内容修订历史的工具，追踪谁进行了哪些更改，或者提供强大的审阅/批准流程，以便在内容生命周期的各个阶段更好地控制谁可以进行更改。
- 您对特定政策或流程必须审查或更新的频率有要求吗？
- 如果是这样，寻找那些提供自动标记在特定时间内未更新内容的功能，或允许设置内容更新计划和提醒的工具，以确保您能按要求的日程进行更新。
- 如果您需要您的知识库与员工使用的其他工具（如帮助台工单系统或公司内联网）集成，请确保您考虑的工具确实提供这些集成。
- 如果员工需要知道内容何时被更新或发布，可以考虑寻找具有Slack 或 Teams 集成、新内容电子邮件通知，或在特定事件发生时触发的Webhooks 等功能的工具。所有这些都提供了在更新发布时通知员工的各种方式。
- 对于内部政策或流程，您是否需要跟踪谁阅读了某项内容，作为合规或监督流程的一部分？
- 如果是，请寻找提供此类功能的知识库提供商。
场景三：混合型公有/私有知识库
但如果你的知识库不完全符合上述任一场景呢？如果你有一些内容希望公开，而另一些内容需要登录才能访问呢？
在这种场景下，你需要清楚地了解有多少内容你想公开，又有多少内容你想设为私有。
例如，有些工具允许你设置一个公开的登录页面，但限制所有其他页面的访问。另一些工具则允许你完全控制哪些页面是公开可用的。
这种情况下最常见的布局是：某些部分公开，其他部分完全私有。但是，举个例子，如果你在知识库中分享产品信息，并且根据套餐或产品级别来限制功能的访问权限，你可能希望提供“预览”页面或部分搜索结果，以吸引用户升级。如果你有这个需求，请务必寻找能够实现此功能的工具！
如果这是你的场景，你主要是在寻找一个能满足上述所有需求子集的工具。请寻找具备以下功能的知识库软件：
- 能够让你轻松地为知识库进行品牌定制，使其与你公司的其他在线形象保持一致的外观和感觉。
- 允许你添加私有域名。
- 拥有贴心的SEO工具，例如生成站点地图、允许你添加页面标题标签、元描述和/或社交媒体图片。
- 为您提供有效控制内容布局、格式和外观的绝佳方式。借助 Baklib，您可以轻松打造专业美观的知识库、帮助中心或产品文档。
- 遵循良好的无障碍实践原则，确保所有用户都能顺畅访问。
- 提供契合您公司需求的登录机制，无论是 VPN/IP 地址限制、可与您产品登录集成的远程认证登录、用于员工自动登录的单点登录 (SSO) 集成，甚至是允许潜在客户申请访问私有内容。
- 提供符合您需求的内容查看权限控制，无论是简单的公开与私密控制，还是更精细的限制，允许您设置特定个人或群组查看特定内容。
- 提供符合您需求的创作权限控制，确保您的支持团队不会误编辑人力资源政策。
- 提供与您或客户所用工具的集成、通知更新的方式等。
明确您的需求——以及何时需要它
最后但同样重要的是：您完全有可能以一种形式“试用”知识库，而其长期目标是以其他方式使用它。例如，从完全公开的知识库开始，然后逐步添加一些受限内容；或者，从由知识库管理的独立登录开始，长远目标是集成您的单点登录 (SSO) 提供商。
关键提示：虽然你不需要一款能“一次搞定所有事情”的工具，但如果你确信明年需要与单点登录（SSO）提供商集成，请务必确保你正在考察的工具确实能够与该 SSO 提供商集成，以免明年重复这个选型过程。
找到合适的工具
为了帮助你进行评估，我们创建了一款免费的 Baklib 知识库软件对比工具。
像 Baklib 以及本对比工具中的其他专业级知识库软件，能够提供你所需的灵活性和功能集，以便为你最需要的人创作、编辑和分享信息。不要让选型过程本身阻碍你；拥有一个统一的“事实来源”确实能让工作与生活变得更轻松！
知识管理不是被动地将知识存储和组织在孤岛中。而是将团队和人员彼此联系起来，并在正确的时间在正确的地点传递知识。这是我们从第一天开始构建 Baklib 的方法，也是推动我们在知识管理客户满意度方面引领市场的动力。
