使用主动语态，让文档更易阅读
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巴克励步
在文档写作中，使用主动语态（如“您保存文件”）而非被动语态（如“文件被保存”）可使内容更简洁、直接，提升阅读速度和理解度，从而优化读者体验。主动语态明确责任主体，并通常遵循使用现在时态和第二人称的原则。
为更愉悦的读者体验，在文档中使用主动语态
我们都知道，撰写技术内容至关重要，而撰写内容的方式则更为关键。内容必须易于访问和理解，这正是为什么需要使用主动语态。
对于专业的技术写作者来说，这可能是众所周知的常识。但如果您是一位非专业人士，却需要负责创建一些用户文档，您可能会想：到底什么是主动语态？我又该如何使用它呢？
什么是主动语态？
英语中的大多数句子都有主语和动词。主语是句子谈论的对象，动词则描述一个动作或存在的状态。
- 主动语态：主语是动作的执行者。
- 被动语态：主语接受动作。
例如：
语态 例句 特点
| 主动语态 | “狗追逐球。” | 简洁、直接
| 被动语态 | “球被狗追逐。” | 更冗长，阅读更慢
在文档编写中，使用主动语态应遵循以下原则：
- 使用现在时态（例如“您是”，而不是“您将是”）。
- 使用第二人称（“您”，而不是“我”或“他们”）。
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如果这一切听起来像一堂语法课，那是因为它确实是！更好的写作需要对语法有基本的理解，因为语法让我们能够结构化地组织写作，使其对他人更具可读性。
为什么主动语态很重要
使用主动语态对文档编写至关重要，原因如下：
- 提升阅读速度：读者理解主动语态句子的速度更快，无需费力解读冗长的被动句。
- 节省篇幅与时间：主动语态通常能将字数减少10-15%，这对于在线用户宝贵的注意力和时间至关重要。
- 明确责任主体：主动语态承认存在一个有责任的主体。被动语态则可能模糊行为者，例如“发生了漏油事件”（被动）对比“黑岸石油公司泄漏了石油”（主动）。
- 赋能读者：在用户文档中，主动语态（尤其是使用“您”）能直接引导和赋能读者去完成任务，而不是指向模糊的第三方。
- 行业标准：大型公司通常有自己的文档风格指南，其中许多都推荐使用主动语态。例如，电子邮件营销软件公司 MailChimp 就在其风格指南中推荐使用主动语态。
总而言之，主动语态能使你的文档更简洁、更直接、更易于阅读，从而显著提升读者的整体体验。
文档写作：主动语态的重要性
云计算软件公司 OpenStack 告诉其用户要用主动语态编写文档。
对于像 Baklib 这样的现代知识管理和内容创作平台，清晰的文档至关重要。Baklib 致力于帮助企业构建卓越的产品体验（如产品文档、知识库）和客户体验（如帮助中心）。在 **Baklib** 上创建内容时，遵循主动语态等最佳实践，可以确保您的产品文档、帮助中心文章或内部 Wiki 内容清晰、简洁、易于用户理解和操作，从而最大化您的知识资产价值。
这两家公司拥有截然不同的用户群体（MailChimp面向从企业主到营销人员等各类非技术用户，而OpenStack面向软件开发者），但他们都建议文档编写者使用主动语态。
这是一种让您的写作更具吸引力、更直接、更易于理解的通用方法。
为什么有些人使用被动语态
在过去，使用被动语态被认为听起来更“专业”，当我们想要显得更正式时就会使用它。科学界认为这让他们听起来更客观，这种用法也延续到了其他类型的写作中。
图片来源： Public Domain Pictures
在学术界，学生们仍在被教导使用被动语态，这是一个很难改掉的习惯。当所有人转向网络时，被动语态被证明过于繁琐。
被动语态也比主动语态更加模糊不清。说“一项研究在参与者身上进行”比直接说“我们进行了一项研究”更神秘。它在研究报告的作者和读者之间设置了一层隔阂。有时，它甚至可以掩盖一些非常草率的做法。
在技术交流中，尤其是在网络上，尽可能清晰地表达总是更可取的。
如何使用主动语态
虽然您每次坐在键盘前都可以决定谁是您写作的主语，但对于用户文档而言，主语几乎总是您的用户。您应该力求以主动语态编写文档，将用户作为主语，使用第二人称来指代他们。
每次撰写文档后，务必留出时间审阅，确保使用主动语态。
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审阅要点：
检查您的文档时，请关注以下核心要素：
检查您的文档时，请关注以下核心要素：
- 使用现在时态（例如，“保存文件”而非“文件已保存后”）
- 使用第二人称（“您”而非“他们”、“我们”或“我”）
- 聚焦主语（例如，“您开设新账户”而非“新账户被开设”）
主动语态与被动语态对比示例
被动语态 (避免使用) 主动语态 (推荐使用) 效果说明
| 文件可以被保存。 | 点击“保存”按钮。 | 更直接，给出了明确指令。
| 设置需要被配置。 | 您需要配置这些设置。 | 明确了责任主体（用户）。
| 错误信息将会被显示。 | 系统会显示错误信息。 | 明确了动作的执行者。
借助工具如 Hemingway App 或 Grammarly，可自动扫描文本并高亮显示需改进之处（如被动语态）。这些免费工具能显著提升文笔，使内容更直接、简洁。Grammarly 还撰写了一篇精彩文章，教您如何检查被动语态。
想象用户阅读技术内容时，如同闯关视频游戏。每个动作都直接关联下一个，您需要用最简单明了的语言描述每个步骤。
用最精炼的语言告诉用户该做什么。仿佛他们正面临游戏闯关的压力，或是有怪物在身后追赶，必须快速达成目标。
何时避免使用主动语态
某些情况下不建议使用主动语态，例如：
- 强调动作对象时： 例如，“数据库发送出一条消息”。
- 错误信息： 例如，“表单中可能缺少一个键”。
如果在错误信息中使用主动语态，用户可能会觉得这是在指责他们。使用被动语态可以缓和语气。
同样，如果你的重点实际上是对象，那么你应该使用被动语态来引导注意力到对象上，而不是主语。
有时，如果你强行将写作转为主动语态，可能会导致文本变得过于复杂。在这种情况下，使用被动语态也是可以的。
最终总结
你的写作越难以理解，读者放弃阅读的可能性就越大。
这就是为什么技术写作、网页写作以及一般性写作的黄金法则，就是让你所写的一切尽可能清晰明了。在你的写作过程中，不断修改你的文字，直到消除了任何可能被误解或产生歧义的地方。
如果这一切听起来工作量很大，那是因为它确实如此。好的写作需要时间和努力，但好消息是，通过练习，这会成为你的第二天性。
既然写作是一门艺术而非科学，总存在灵活性和偏离规则手册的空间。你并不总是需要用主动语态写作，但这将是例外，而非常态。
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