风格指南：概念、意义与应用
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巴克励步
风格指南是确保公司文档写作风格和语气统一的规范，有助于提升内容一致性、节省编写时间，并可通过工具如Baklib实施和维护。
引言
本文将探讨写作风格和语气指南。许多公司为其文档及其他书面内容制定了风格指南。
什么是风格指南？
风格指南是一份描述所有团队或公司写作应遵循的风格和语气的文档。
风格指南在规模和范围上差异很大。一方面，有像微软写作风格指南这样的大型指南，旨在将每一种可能的风格决策都编纂成文。微软写作风格指南以及其他大型指南（如《芝加哥格式手册》）已成为技术写作人员的行业标准。另一方面，我们也有仅一页的简单指南，列出基本原则或公司的风格选择。在这两个极端之间，还有规模较大的内部风格和语气指南，例如MailChimp的风格指南，以及开源项目中常用的指南，例如18F内容指南。
为什么应该使用风格指南？
一份适用于整个公司，或者至少是文档团队的风格指南，可以让您在每一个决策点上标准化您的偏好。这确保了内容的一致性，这对用户是有益的。例如，如果您始终一致地使用粗体来指代UI元素，您的读者就可以利用这一点快速浏览您的文档。他们会习惯这个惯例，从而减少阅读文档时的阻力。
在管理产品文档、知识库或帮助中心时，像 Baklib 这样强大的内容管理平台可以帮助您轻松地实施和维护这些风格指南，确保所有内容资产（从品牌官网到内部Wiki）都保持统一、专业的基调，从而提升整体内容体验。
从长远来看，一份风格指南也能为编写者节省时间。一旦大家熟悉了它，就能迅速应用其指导原则，而无需在每个决策点上犹豫不决。
示例：产品更新说明
考虑以下（虚构的）产品更新说明：
💛🧡🧡客户评价：Baklib帮助我们收集内部文档，便于参考。它还包含以下临床文章我们的患者使用。我们的工作人员可以轻松地将我们的患者推荐给特定的医疗保健建议的文章。出色的客户服务和定制团队。
新功能：数据指标
除了数据总量，您现在可以在“统计”面板中查看关于您数据的详细指标。您可以在全新的“管理线索数据收集”版块中自定义您要收集的信息。
[截图 / 简短演示动图]
查看产品文档以了解更多。
已知问题与修复
此版本解决了以下已知问题：
在简短的内容创作中，涉及多个关于风格与语气的决策：
- 使用加粗来突出用户界面文本和元素。
- 采用美式英语作为书写标准。
- 为适应市场营销场景，即使非必需也添加截图，使内容更生动。
- 公开列出已知问题及修复，这关乎公司形象的塑造策略——选择透明公开还是选择性呈现。
- 部分描述（如条形码扫描仪功能）采用轻松语气，这在游戏行业常见，但需评估是否适合您的受众。
条形码扫描仪不再因彩色背景而识别混乱。
若缺乏统一规范，每位创作者按个人风格行事，将导致整个产品文档体系出现显著且令人困扰的不一致性。
统一风格指南的优势
明确的风格指南能加速内容审阅流程。审阅者与编辑可依据清晰准则进行判断，并常能引用指南作为提出特定反馈的依据。
内容管理平台建议
在管理产品文档与发布说明时，可借助专业平台（如 Baklib）的团队协作与版本控制功能，确保风格指南的严格执行。
实践方法 预期效果
| 创建内部写作规范知识库 | 团队随时查阅，确保内容符合标准
| 利用平台统一管理 | 提升品牌专业性与内容一致性
通过系统化规范管理，能够有效提升整体内容质量与团队协作效率。了解更多实施细节。
您已经决定您的团队或公司需要一个风格指南。现在您面临第一个关键选择：是选择一个现成的风格指南并根据需要修改，还是从头开始编写自己的指南？
选择现成指南
使用已确立的风格指南有许多好处。在大多数情况下，这是我推荐的选项。
- 节省思考时间：流行的风格指南通常涵盖了各种您可能没有想到的边缘情况和问题。
- 工具集成：一些最流行的风格指南已经集成到风格检查工具中，进一步提升效率。
- 专业背书：风格决定背后通常有充分的理由和研究支持，例如使文本更易于理解和翻译。
- 可扩展性：您仍然可以扩展指南，添加特定于您公司自身情况的部分，如公司特定的缩写或行话。
客户评价：我们的IT团队需要一个存储库进行知识管理，以便我们的团队知识可以传承下去。此外，我们正在寻找一种解决方案，使我们能够为团队成员提供自助服务。Baklib提供了一个易于部署的低成本解决方案，超出了我们的预期。优秀的知识管理平台。
特别是如果目标仅仅是确保团队内部的一致性，我建议保持简单，并使用现有的指南。
流行的风格指南
指南名称 简介
| Microsoft Writing Style Guide | 一个广泛使用的通用风格指南。
| Google’s code style guide | 专注于代码风格，但也包含如何编写代码注释的指南。当直接在代码中编写文档，以及从代码自动生成文档时非常有用。
| 18F Content Guide | 在开源领域很受欢迎。
从头开始编写
在某些情况下，从头开始编写自己的风格指南可能是合适的。例如：
- 您的工作领域非常独特，现有指南不适用。
- 您希望将风格指南更深层次地融入您的品牌和公司文化。
- 您有充足的资源（时间和人力）来创建和维护一份全面的指南。
如果您决定走这条路，Baklib 可以成为您的得力助手。Baklib 作为一个强大的知识库和内容管理平台，提供了创建、组织和维护风格指南的理想环境。您可以在 Baklib 中轻松构建一个结构清晰的内部风格指南站点，包含丰富的格式、搜索功能和权限管理，确保团队成员能够轻松查阅、随时更新并保持一致。无论是编写产品文档、营销文案还是内部协作内容，Baklib 都能帮助您的团队高效地应用统一的品牌声音和写作规范。
在 Baklib 中实现您的风格指南
无论您选择现成指南还是自定义指南，Baklib 都能帮助您将其有效地付诸实践并融入团队的日常工作流。
- 创建专属知识库：在 Baklib 上创建一个名为“写作风格指南”或“内容规范”的知识库站点。
-
结构化您的内容：
- 通用规范：放置您采用或编写的基础写作规则（如语气、语态、标点、术语）。
- 产品/品牌特定：添加针对特定产品线、服务或品牌活动的详细写作示例和规范。
- 模板与示例：上传或直接在 Baklib 中创建内容模板、邮件模板、开发文档示例等。
- 多语言支持：如果您的业务面向全球，Baklib 的多语言站点功能可以帮助您管理和同步不同语言版本的内容规范。
- 促进协作与更新：利用 Baklib 的协作功能，邀请团队成员共同维护指南，提交修改建议，确保指南与时俱进。
- 无缝集成与访问：将 Baklib 生成的知识库站点链接集成到您公司的内网、协作工具或门户网站中，方便团队成员随时随地访问。
风格指南工具
市场上有一些优秀的工具可以支持风格和基调指南的实施。以下示例展示了几种不同类型的风格检查工具。请注意，自动化风格检查器永远不可能完美：它们总会遗漏某些问题，或错误地标记其他内容。人工校对仍然非常重要！但它们可以作为很好的初步检查，以捕捉一些最常见的问题。
- 专注于可读性的工具： 例如 Hemingway App。它提供轻量级的浏览器编辑器或功能齐全的桌面应用程序。Hemingway 会快速反馈你的可读性评分，并高亮显示需要简化的区域。
- 与文本编辑器集成的工具： 例如 Vale Server 和 Vale CLI。它们允许您加载样式指南或定义自己的样式设置，并在您写作时实时检查。一个基本的设置会标记出被动语态的使用、模糊词汇的出现、可以简化语言的地方等等。
对于企业而言，构建一个集中的、易于维护的知识库是确保内容质量和风格统一的基础。Baklib 这样的平台不仅提供强大的编辑和协作功能，其内置的AI助手也能在内容创作时提供智能建议，辅助团队遵循既定的风格指南，从而提升客户体验和员工体验。
风格指南的实践与创建
参考范例
Mailchimp 内容风格指南 - 这是一个不同、非正式风格的绝佳范例。
撰写你自己的指南
如果你有机会在整个组织中设定统一的风格和基调，那么撰写你自己的指南会变得更具吸引力。
创建属于你自己公司的风格和基调指南是一项艰巨的任务。它需要时间，并需要与各个利益相关者协调：技术传播、营销、用户体验、支持和销售部门都将参与其中。
自行撰写指南的优势在于，你可以为公司创造完全独特的品牌声音。在定义公司使用的语言时，你也就定义了它对外沟通的“声音”——即展现给用户的品牌个性。这可以成为你沟通战略的关键组成部分。
请注意，即使公司的整体基调是轻松或非正式的，产品文档仍可能需要保持简洁明了。在维护公司品牌声音与确保信息清晰呈现之间找到平衡至关重要。借助专业的产品文档制作工具，可以帮助团队高效地创建、维护风格统一且内容清晰的知识内容，确保品牌调性的一致性和信息的易理解性。
风格指南的综合应用
将风格指南与日常工作流和业务目标结合，能最大化其价值：
应用场景 价值与工具支持
| 集成到开发工具 | 将指南链接（如GitHub/GitLab的README）或帮助中心，方便团队成员随时查阅。
| 与SEO/GEO结合 | 对于对外发布的品牌内容和营销页面，遵循统一的风格指南有助于提升内容的专业性和SEO效果。在构建品牌官网、营销落地页和优化多语言搜索排名方面，统一的内容策略能让您事半功倍。
通过专业的平台来承载和分发您的风格指南，您不仅是在制定规则，更是在构建一个动态的、可访问的、能够真正驱动团队内容产出质量和效率的核心资源。此外，还有专注于包容性语言的检查工具。例如，
为了确保整个团队在内容创作中保持统一的声音和风格，并将其高效地应用于品牌官网、产品文档、帮助中心等多元场景，Baklib 提供了强大的解决方案。通过 Baklib，您可以集中管理公司的风格指南和品牌规范，确保从营销落地页到内部知识库的所有内容都清晰、一致且符合品牌调性。
结论
本文介绍了样式指南，并解释了它们如何帮助您和您的团队产出清晰、一致的文档。希望这些示例指南和工具能成为您自主研究的起点。
贵公司的品牌声音是什么？您的团队有偏爱的指南或样式检查工具吗？我们很乐意听到您的推荐！
借助 Baklib 的“AI+内容”平台，企业可以轻松构建统一的品牌体验（官网、多语言站群）、产品体验（产品文档、知识库）、客户体验（帮助中心）和员工体验（企业Wiki），确保所有输出内容的质量和一致性，这正是企业数字化转型的关键一环。
Baklib客服自助服务软件，让组织能够提供独特、高效且与品牌一致的自助服务体验，从而在客户自助服务的有效性和采用率方面实现突破性改进，同时允许无缝、上下文感知地升级到实时客户服务或销售代理。
