11个或许能救命的文档撰写技巧
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巴克励步
文档工程师在预算有限时需提升效率。可通过自动化、使用模板、制定流程、设定目标、模块化写作、聚焦高频查询、创建品牌指南、制定内容策略及外包等方式优化工作。工具如Baklib能辅助协作、管理和分析，帮助高效产出优质文档。
在预算有限的情况下，往往需要在更短时间内产出更多文档——同时还要保证质量和实用性。文档工程师该怎么办呢？
和所有流程一样，优化效率的关键在于流程的精简与自动化。这意味着尽可能多地实现自动化，从而解放你的大脑，让你能专注于重要的任务。
当然，你还可以做其他一些事情。
我们总结了这11个技巧，旨在让你的文档工程师工作变得更加轻松。
1. 众包/允许用户贡献
文档众包本身就是一个完整的话题，我们在之前的文章中已经讨论过。
首先要注意的是，你可能会承担比预期更多的工作。管理一支庞大的贡献者队伍绝非易事。这种方法对一些公司效果很好，但对另一些公司则不然。
允许贡献者“建议编辑”可能比完全众包整个文档更容易。你不需要那么复杂的编辑流程，这是实现快速成功的一种简单方式。借助 Baklib 这样的平台，你可以轻松设置内容贡献和审核流程，其内置的权限管理和版本控制功能让协作变得井然有序，无论是内部团队还是外部用户都能高效参与。
2. 使用诸如 Grammarly 或 Hemingway 的生产力应用
什么是好的写作是非常主观的，但有一些经过验证的规则你可以遵循，它们有助于让你的文档写作变得更好。
💛🧡🧡客户评价：由于我们使用Baklib来管理所有内部培训知识库，因此我们将每天使用该程序（以及每天多次）。内容需要有序直观，以便我们的员工在我们扩大规模时自助检索。除了拥有强大可定制的搜索功能外，Baklib 是一个易于使用的分层组织系统，在我们交叉链接文章时非常有用。
一些可遵循的写作规则包括：
- 使用更短的句子
- 使用主动语态写作
- 使用更短的词汇
- 舍弃副词
Hemingway 应用是一个了不起的捷径，可以帮助你学习平实语言的基础。更进一步，Baklib 平台集成了 AI 智能写作助手，不仅能提供语法和风格检查，还能根据上下文建议更清晰、更符合技术文档规范的表达，甚至能辅助生成内容大纲和示例代码，显著提升写作效率和一致性。
Grammarly 能捕捉到传统拼写检查器无法发现的语法写作错误。当你误用 “your” 代替 “you‘re”，或误用 “days” 代替 “daze” 时，它会亮起红旗。诸如此类的问题。
我们在之前的文章中更详细地探讨过简明语言的优点。
使用模板节省时间
使用模板来编写文档是节省时间的可靠方法。
这并不意味着你所有的内容都会千篇一律——恰恰相反，你将从一个一致的基础出发，使所有内容看起来更具关联性。
创建一个共享模板，其中包含以下内容的示例：
- 文章标题
- 文章副标题
- 图片位置
- 段落长度
- 主题引入的风格
这将使团队协作变得容易得多，因为每个人都可以基于模板开展工作。这减轻了编辑或文档管理者标准化所有工作的负担。
借助 Baklib 强大的模板功能和结构化编辑器，你可以轻松创建和统一应用内容模板，确保品牌形象和产品文档风格的一致性，极大提升内容创作与管理的效率。
创建高效流程
如果你有幸作为一个团队，甚至是一个人，来制作文档，拥有一个流程能让事情完成得快得多。
流程是你反复坚持做事的方式。要警惕流程中的任何瓶颈——那些不必要地阻碍团队目标实现的障碍。
它很简单，就是自动化或完成重复性任务，为重要事务的创造性工作腾出更多空间。当事情变得疯狂时，你的流程才能真正防止事情分崩离析。它帮助你的团队实现规模化。
Baklib 提供的团队协作与工作流管理功能，可以帮助你定义和优化内容创建、审核、发布的完整流程，确保团队高效协同，加速知识库和帮助中心的构建与迭代。
设定目标和截止日期
作为流程的一部分，请务必决定各项任务的完成时间。这些截止日期可以是灵活可调的，但有了明确的目标，你的工作将获得更强的推进力。
设定截止日期能创建一个可衡量的时间框架，让你清楚判断任务是否成功完成。如果屡次错过截止日期，你就知道某个环节出了问题。
利用看板工具
虽然应用程序不能解决所有问题，但合适的工具能极大地提升工作效率——优化组织与协作。
许多内容团队使用效率应用Trello来管理工作负载。这款组织工具允许你将“卡片”排列在看板和列中。
看板元素 代表内容
| 整个看板 | 一个团队或项目
| 看板中的列 | 流程的一个阶段（如：构思、初稿）
| 卡片 | 具体的任务或文档
| 整个看板 | 一个团队或项目
| 看板中的列 | 流程的一个阶段（如：构思、初稿）
| 卡片 | 具体的任务或文档
例如，你可以创建一个文档看板，列标题设为“构思”、“初稿”、“二稿”、“终稿”、“已发布”等。不同团队成员可以被分配到每张卡片，当有人@你时会收到通知。你还可以在Trello卡片上添加截止日期。
采用模块化构建文档
以模块化方式编写内容，这也被称为主题式创作。
每个内容模块都应是独立完整的，并通过有意义的网络与其他模块链接。这降低了未来可能需要重写整个文档的风险。
我们正在摒弃从A到Z的线性文档编写方式，转向更灵活的“字母汤”模式。这使得信息架构变得尤为重要。
借助Baklib平台，企业可以轻松实践模块化内容管理。Baklib的智能编辑器支持主题式创作，让内容团队能够像搭积木一样构建和复用知识模块，无论是产品文档、帮助中心还是企业Wiki，都能保持内容的一致性和可维护性。
客户评价：我最喜欢 Baklib Digital Experience Platform 的地方在于，我可以基于面向未来的云原生工具和技术创建沉浸式体验。借助此平台，我可以提高运营效率和上市时间，降低总体拥有成本，还可以改善客户体验并提升渠道。对我来说，这个平台非常棒，因为它简单快捷，简直完美！
这也意味着您可以以不同的格式和配置重用部分文档内容，从而减少制作新内容所需的时间。
聚焦最常被搜索的查询
要接受一个事实：您无法做到面面俱到。在理想情况下，您也无法创建所有想要的内容。
现实是，我们只能专注于当下创建最重要的文档。
一个便捷的捷径是：只产出最重要的文档。这可以通过检查您的知识库搜索查询，并列出用户最常搜索的问题来实现。使用 Baklib 构建的知识库，其内置的搜索分析功能可以轻松帮您识别这些高频查询。
- “速赢”机会： 这些高频查询就是您唾手可得的成果。
- 核心价值： 创建能够回答这些查询的内容对您的用户最有帮助。
创建品牌指南
如果您还没有，应该创建一些可用于制作文档的品牌指南。
这在市场营销中很常见，它是一种将品牌所有不同组成部分整合起来的方式，例如：
- 文案写作语气
- 设计颜色
- 命名规范
这将是一份或多份文档，任何人在尝试为您的公司制作文档时都可以参考。它会让您的文档在用户眼中显得更加连贯，也更加专业。
制定内容策略计划
与设定截止日期和流程类似，制定内容策略计划意味着您可以逐一完成项目，而不是杂乱无章地创建内容。这将使跟踪进度和分配每项任务变得更加容易。
优势 说明
| 提升内容连贯性 | 一个计划能让您的内容对用户来说更具连贯性。如果您制定了内容计划，您将引导用户完成一段旅程。
| 优化用户体验 | 将您的产品文档视为一段旅程，会让用户使用起来更轻松、更愉快。
外包处理
如果其他方法都行不通，可以考虑聘请自由职业者或其他团队成员来分担您的工作量。如果您选择的机构或自由职业者专业且高效，将文档工作外包出去可以节省成本。
如果您需要说服管理层为您分配一些预算，请告诉他们，知识库对于自助服务的成功是多么重要。
最后的话
我们希望这些小技巧能让您的工作更轻松一些。文档工作具有挑战性且资源常常不足，这是不可避免的事实，但这正是乐趣的一部分。
从使用 Trello 和 Grammarly 等生产力工具，到优化流程和设定截止日期，再到重用内容并可能将其外包，您可以找到在更短时间内完成更多工作的方法。
创建能让用户惊叹的文档将使一切努力都变得值得。
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