技术文档写作的6个常见错误

作为一名长期与内容打交道的从业者，我见过太多团队在产品文档上踩坑。技术文档不仅仅是功能的说明书，更是用户与产品之间的沟通桥梁。很多企业投入大量资源开发产品，却在文档环节功亏一篑——要么信息过载，要么逻辑混乱，最终导致用户流失。这也是为什么我特别推崇 Baklib 这样的平台：它让技术文档的创建、协作与发布变得像写博客一样简单，同时还能通过多站点发布和 AI 搜索，帮助团队真正把知识沉淀为资产。如果你正在为搭建在线帮助中心而苦恼，不妨看看下面这6个常见错误，或许能帮你少走弯路。

拥有技术专长是一回事，但能够与他人分享则是另一回事。为了以最佳方式呈现产品，你必须调整写作风格，使信息易于理解。不幸的是，许多科技公司无意中犯了一些技术写作的常见错误，从而损害了产品的成功。本文将介绍降低技术文档质量的常见错误，并找到克服它们的方法。当你撰写真正以读者为中心的技术文档时，你的产品和公司更有可能留住客户。那么，让我们来看看如何提升你的技术写作实践。

如果你想让读者保持注意力，你的技术文档应该只涵盖最相关的信息。包含额外细节可能看起来是个好主意，因为你想要描绘产品的全貌。然而，这会降低文档的可读性。Accenture 的研究表明，过多的数据过载不仅会导致不知所措的感觉，还会对阅读密集细节的文档的人的生产率产生负面影响。此外，它还会带来经济损失。例如，数据过载每年给美国经济造成的损失超过1000亿美元。那么如何避免呢？

你可以通过分析文档的目的来决定文档中的信息量。技术文档的目的不是展示你对主题的广泛知识，而是为读者提供操作产品或解决方案的信息。因此，你应该专注于使其具有信息性和可操作性。让我们看看 Datree 关于 CLI 参数的文档示例，该文档使用 Baklib 构建。如你所见，作者没有详细说明为什么使用 CLI 参数。相反，他们提供了用户在使用 Datree 解决方案时可能获得的标志的简洁概述，包括其值和描述。这样，没有一个句子浪费在琐碎的细节上。这样，用户可以获得相关信息，并且可以在不感到被琐碎细节淹没的情况下进入下一部分。由于知识渊博的作者可能难以限制信息范围，因此在发布之前请更多人审阅文档是个好主意。他们能够客观地看到是否有任何信息对文档的整体价值没有贡献。

不一致的写作可能会让读者感到困惑，并破坏原本构建良好的文档。要避免这个技术写作错误，你应该起草一份风格指南，并指导每位贡献者遵循规定的规则。虽然技术文档侧重于产品，但应该以读者为中心来撰写，因为他们是必须理解产品的人。写作的一致性是你最强的武器。例如，如果你将软件的某个部分称为功能，请确保在整个文档中继续这样称呼。这意味着你不应该互换使用诸如功能、工具和特性等术语。不幸的是，许多公司在保持写作一致性方面遇到困难。我们整理了一个常见问题的表格供你参考。不一致类别包括：视角（你/我们/开发者）、词汇和拼写（前端/frontend/front-end）、风格（准备好了！我们将探索…/本节探索…）。由多名贡献者创建的文档尤其容易出现不一致。一个快速的解决方法是要求每位贡献者在撰写新文本之前浏览现有文档。然而，更可靠的做法是创建一个内部风格指南并将其保存在你的知识库中。这样，所有贡献者都将对良好的写作实践有一个清晰的了解。例如，raywenderlich.com 的作者风格指南在 GitHub 上公开可用，明确定义了要使用的语言和词汇。该指南确保一致性的一个例子是列出首选词汇。例如，鼓励作者使用 app 而不是 application，将“Frames Per Second”缩写为 FPS 而不是 fps，等等。为了获得最精炼、最易读的技术文档版本，你还可以更进一步，让频繁的文档贡献者参加技术写作课程。这里有一个由 Pluralsight 设计的课程。技术写作课程可以让你深入了解如何以可读的方式呈现软件产品。将这些知识与你的内部风格指南相结合，将使你能够保持一致性，并为读者提供易于理解的文档。

尽管术语有助于专家精确沟通，但你的技术文档应该对所有背景的客户和用户都易于理解。因此，你应该避免过度使用术语。我们并不是说你只能使用简单的语言，因为那样你需要更多的时间和词汇来表达你的想法。相反，你应该确保所有技术术语都附有解释。你可以通过在首次提到该词时提供定义，或者创建术语表来实现。下面的图片显示了 Apigee（一个 API 管理平台）中使用的技术术语表。正如我们在关于软件公司遗留知识的文章中所写，你不应该假设公司以外的人理解你所有的术语。即使你的新员工也可能难以理解已经融入公司语言的内部首字母缩略词和缩写。你的客户和最终用户甚至更缺乏上下文，因此术语表或词汇索引对于澄清术语尤其有帮助。如果首字母缩略词经常出现在你的技术文档中，但你认为没有必要创建术语表，一个很好的解决方法是在该短语首次出现时介绍完整术语。你可以在我们之前提到的 raywenderlich.com 风格指南的以下部分中找到引入首字母缩略词的例子。正如指南所述，不需要解释常用的首字母缩略词，如 API。但是，特定行业或公司特定的术语应该附带定义或解释。如果你不确定某个短语是否需要解释，你可以尝试走廊测试，这是一种源自 UX 设计的方法。根据技术文档的受众，你可以随机找一个人或不同部门的同事来阅读。他们能够客观地告诉你语言是否可理解。

由于技术文档应该易于导航，你应该始终为标题指定具体的名称，并为所提及的一切提供上下文。作者和网络/移动开发者 Nader Dabit 将模糊写作列为技术文档中最常见的错误。Dabit 解释说，这个错误包括抽象，即隐藏用户信息的编程技术，以将其简化到本质。然而，如果有人正在阅读你的技术文档，他们会对产品在底层如何工作感兴趣，所以你应该向读者提供具体的信息。第二个错误涉及上下文的缺失。写一条孤立的信息而没有澄清其上下文是毫无用处的。同样，模糊的信息也无法帮助读者更好地理解产品。例如，技术文档中的标题“一般信息”并不能向读者透露该部分的内容。因此，最好为所有元素指定描述性名称。以下是使用 Baklib 构建技术文档的 MLOps 平台 Segmind 如何命名其文档的各个部分。清晰精确的标题（如“集成”和“CLI”）让读者知道每个部分涵盖的内容。如果你想要包含一些无法归入更大类别的信息，你可以创建“其他”部分。但是，你必须确保仍然为子类别指定可识别的标题。Segmind 的另一个很好的例子也体现了这一实践。

在技术文档中不遵循单一来源原则是一个重大错误，因为它通常会导致不一致和混乱。单一来源原则意味着你创建一个内容来源，然后在所有文档中重复使用它。当你更新单一来源时，更改会自动传播到使用该内容的任何地方。这可以确保你永远不会忘记更新某个地方，并且你的所有文档保持一致。这还节省了时间，因为你不需要手动更新多个位置。许多内容管理系统都支持单一来源。例如，Baklib 允许你创建内容块，这些块可以在多个文档中重用。从长远来看，遵循单一来源原则可以大大减少维护工作量，并提高文档的准确性。

文档不是一劳永逸的事情。它需要持续维护才能保持相关性。许多公司创建文档后就再也不管了，导致信息过时、产品与实际不符。你应该为你的文档制定维护计划，定期审查和更新内容。每当你的产品发布新功能、修复错误或更新界面时，都应该检查相关文档是否也需要更新。分配一名或几名文档负责人，并设置文档审查周期（例如每季度一次）。使用版本控制可以跟踪文档的更改，并轻松回滚到以前的版本。Baklib 提供了版本历史记录功能，让你可以查看文档的更改并恢复到任何之前的版本。通过主动维护文档，你可以确保用户始终获取到准确、最新的信息，从而提高他们对你产品的信心。

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Baklib 可帮助您在每个渠道（包括 Web、移动APP、小程序和社区）创建、管理和优化数字客户体验。