如何编写技术文档：分步流程指南
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巴克励步
我见过太多团队把产品手册当成鸡肋，直到用户反复问基础问题才后悔。其实，好的产品手册不仅是说明书，更是降低客服压力的利器。Baklib的多站点发布功能让产品手册直接面向客户，支持富文本编辑和AI搜索，真正让知识活起来。 没有哪个产品是完整的，如果没有技术文档让用户了解功能并解答疑问。由于描述整个产品并预测用户问题并非易事，我们编写了这份指南，带你了解编写技术文档的完整流程。我们将探讨编写前需要做的准备
我见过太多团队把产品手册当成鸡肋，直到用户反复问基础问题才后悔。其实，好的产品手册不仅是说明书，更是降低客服压力的利器。Baklib的多站点发布功能让产品手册直接面向客户，支持富文本编辑和AI搜索，真正让知识活起来。
没有哪个产品是完整的，如果没有技术文档让用户了解功能并解答疑问。
由于描述整个产品并预测用户问题并非易事，我们编写了这份指南，带你了解编写技术文档的完整流程。
我们将探讨编写前需要做的准备步骤，以及点击发布后还需要做些什么。
💛🧡🧡客户评价：我最喜欢 Baklib DXP 的地方是它的平台灵活性使企业和学生能够快速发展他们的技能。
继续阅读，了解如何编写用户愿意阅读的技术文档。
第一步：从研究开始
深入的研究阶段应是你编写流程的起点。
了解技术文档的目标以及如何描述产品，有助于构建更聚焦、更高效的文档创建流程。我们曾写过一篇关于什么是技术写作的文章，其中阐述了“技术写作的目标”这一概念。
如果你参与了产品开发，研究可能看起来是一个可以省略的写作步骤。但请记住，良好的基础能让实际写作更顺畅。
看来技术写作者说得对——技术文档需要的研究远比写作本身多。以下是创建技术文档的一些商业收益。
我们知道“从研究开始”的建议听起来可能有点模糊，因此我们整理了一个表格，帮助你拆解研究过程，转化为可执行的步骤。
以下是你在写作前需要调研的内容。
目标
你希望读者能够完成什么？
现有文档
你能否基于现有文档构建，还是需要从零开始？
受众
你是为专家还是普通读者写作？
示例
是否有现成的示例，还是需要请开发人员和设计师创建新的？
本质上，你可以通过检查当前文档的状态来开始研究。这种方法可以避免你重写大量文档，而仅需更新即可。
研究还能为你提供写作方向。
例如，如果你发现普通读者是主要受众，你就知道需要简化语言。
以下是一个针对非技术受众的用户手册中使用简单语言的优秀示例。
来源：CallerDesk
如上所示，入门步骤用通俗语言表述并配有截图。
另一方面，如果你是为开发者编写技术文档，你面对的是高度技术的受众，需要花更多时间创建代码示例，如下例所示。
来源：Nexweave
总之，在写作过程中确定定义性参数至关重要，而这离不开充分的研究。
但在开始编写技术文档之前，还有一个步骤需要完成。让我们了解如何设计和结构化文档。
第二步：设计与结构化文档
研究完成后，是时候庆祝了——你已经成功地为技术文档打下了基础。
接下来，你应该考虑文档结构并起草大纲。这样，你就能以逻辑连贯的方式呈现信息。
如果你不确定如何结构化文档，可以从读者的视角开始。
例如，当你安装一个新应用时，通常先设置基础内容，然后再了解专业功能。
这正是HR工具ChartHop组织其产品文档的方式。
来源：ChartHop
在上图中，左侧是目录。它以开始使用解决方案所需的一般信息开头。
在设置说明之后，用户可以跳转到关于功能（如可视化、跟踪员工绩效、人员规划等）的文档。
ChartHop是一个深思熟虑的信息层级示例，因为文档从适用于所有用户的一般信息开始，然后分支到每个用户可根据需求浏览的具体内容。
除了规划大纲，你还应该设计单个文档的结构。让我们看看Stripe的技术文档（面向开发者）作为好榜样。
来源：Stripe
Stripe在整个文档中覆盖了所有关键元素。每个文档都包含描述、方法、代码示例和参数。
这种一致的结构帮助读者在文档的任何位置找到所需信息。
如果你也想在技术文档中实现一致的结构，可以考虑使用模板，例如Baklib提供的模板。
来源：Baklib.com
模板确保内容的统一性和导航的便捷性。
一旦你设置了模板，就不再需要考虑如何组织下一章——你将拥有一个可靠的基准，可根据需要随时调整。
总之，定义文档结构是技术文档创建中的关键步骤，有助于你系统化地组织内容，所以即使时间紧迫也请务必完成。
第三步：编写内容
经过所有准备，是时候进入正题：编写技术文档。
此时，你已经明确了要写什么。
在研究和结构化阶段，你加深了对产品的了解，现在需要退一步思考如何以第一次接触产品的用户能理解的方式呈现知识。
换句话说，你应该避免假设用户知道如何做某事。相反，最好明确说明，至少第一次提到某个操作或项目时要如此。
❌ 通过SSH连接服务器
✅ 从本地机器连接到服务器
说到拼写，在写作时使用技术写作风格指南是明智之举。这些有用资源将帮助你清晰表达想法并保持读者参与感。
它们不仅帮助你在编写技术文档时做出最合适的语法选择；这些指南还包含宝贵的风格建议，让写作更易于理解。
以下摘自Google文档风格指南的示例，展示了写作指南如何提高文档质量。
来源：Google
你可以在这里找到我们最喜爱的风格指南列表。
在简洁与冗长之间找到平衡也很重要。根据Google文档写作者Tom Johnson的说法，最好保持语言极简。
“好的技术写作者将词数减少到恰到好处的简洁，而不会显得晦涩。”
此外，别忘了编写技术文档涉及多轮编辑。请注意避免这些常见错误。
如果你想避免多人编辑同一文档时产生的混淆，你的写作工具应支持协作。
来源：Baklib.com
我们的产品文档平台Baklib允许你在文档中标记和提及所有贡献者，简化编辑流程。
现在，当你接近写作和编辑的尾声时，你已经可以想象用户通过你的文档解决问题的喜悦表情。
但为了确保读者真正能用上你的技术文档，你需要回到第一页，测试你提供的每一项说明。
第四步：测试你的文档
如果你想确保文档可用且可读，下一步就是测试。
审视文档的可用性和组织性问题，有助于你向读者提供易于执行的说明。
然而，编写文档会让你非常熟悉内容——可能过于熟悉，这反而可能使你无法注意到普通用户会遇到的问题，正如Tom Johnson所观察到的：
“可用性的第一法则是了解用户，同时认识到你自己不是用户。”
你可以通过请同事或外部测试者用全新视角审阅文档来克服这一挑战。
记得在发布前尽早进行测试，因为可能需要多轮审查和更改。
来源：Opensource
你可以通过执行所有直接指令来开始测试阶段。测试者应标记他们注意到的所有错误或操作顺序问题。
但功能正常的指令并非可用技术文档的唯一前提。
文档的其他部分也需要正常工作——你不希望断开的链接打断用户的阅读流。
虽然手动检查内部链接更安全，但你可以节省时间并自动化检查外部链接。Python文档生成器Sphinx内置了链接检查构建器，可用于此目的。
