软件文档编写终极指南

我常常在想，为什么很多团队的产品手册要么写得像天书，要么干脆没有？其实问题不在于写的人不够努力，而是缺乏一套系统化的方法和趁手的工具。产品手册建设的核心，是让技术信息既能被工程师高效产出，又能被普通用户轻松读懂。很多公司把文档写作甩给开发人员，结果要么过于技术化，要么敷衍了事。真正有效的方式，是像运营产品一样去运营文档——先明确读者是谁，再规划内容结构，然后通过协作持续优化。在这过程中，一个支持多站点发布、富文本编辑和AI辅助的知识平台能大大减轻团队的负担。下面这篇指南，正是从实操角度拆解软件文档的写作全流程，希望能给你带来启发。

开发软件产品而不编写文档，在当今的软件产品领域几乎是闻所未闻的。

软件文档不仅为如何使用产品提供指导，还能提供关于软件设计、架构和实现的宝贵信息。

创建这样的资源听起来令人生畏？如果你这么想，你并不孤单。

幸运的是，在本指南中，我们将探讨如何撰写能够满足所有这些期望乃至更多的软件文档。

让我们开始吧！

创建软件文档是一个充满挑战的过程。

如果你是软件行业的一员，你可能会认为这不言而喻。然而，即使是最有经验的人也可能会忘记软件文档可以有多么广泛。

如果需要重新认识一下，可以看看AltexSoft团队的图示：

他们将软件文档分为两大类别，其中一类包含两个子类别，图中总共有14种不同类型的文档。

而且这还没有包括所有属于最终用户和系统管理员文档的部分。

关键在于，软件文档包含许多不同类型的文档，它们具有不同的目的和多样的目标读者。

因此，创建软件文档的责任不能落在一个人身上——它应该是一个团队的努力。

团队里都有谁？通常，团队包括软件开发人员、工程师和技术文档撰写者。

这些群体或个人各自带来了他们的专业知识和技能。

例如，软件开发人员和工程师拥有创建某些软件文档类型所需的技术专长。

软件工程师兼博主Tom Johnson的一项调查显示，82%的工程师会为他们参与开发的产品撰写文档。

而且，几乎一半的人认为编写这些文档对非工程师来说过于复杂。

然而，他们可能缺乏确保自己的软件文档有用且易懂所需的写作技巧。

软件开发顾问兼作家Kevlin Henney在Twitter上对这个问题发表了颇为生动的看法。

因此，技术文档撰写者对于创建高质量的软件文档非常重要。

正如以下Quora成员所解释的那样，技术文档撰写者某种程度上是翻译——他们接受软件产品的复杂概念，并以非专家能够理解的方式写出来。

因此，编写软件文档的责任应该落在一个全面发展的团队身上，该团队能够赋予文档所有必要的元素——技术知识和可读性。

正如我们之前提到的，创建软件文档是一个复杂的过程。

它涉及多个精心策划的步骤，最终形成一个你和你的客户都会喜欢使用的资源。

这些步骤是什么？这就是我们将在本节中探讨的内容。

让我们从文档的目标受众开始。

编写软件文档的第一步并不一定涉及任何写作。

在写下任何句子之前，先考虑你要为其写作的受众。

他们是第一次接触你的软件产品？还是想要熟悉新功能的老客户？

他们是想要使用你的技术接口的软件开发者？

正如经验丰富的技术文档撰写者和科技公司投资者Josh Fechter所说，你应该关注读者的需求。

原因很简单。软件文档可以涵盖从例如产品入门手册到代码文档的多种类型。

这里还有另一篇关于编写代码文档的挑战的文章，你真的应该看看。

这两种文档类型的目标受众不同——他们的需求也不同。

考虑受众的撰写者会意识到这些差异。

例如，看看Baklib用户手册中关于如何在软件界面上使用反应功能的部分。

这些说明针对的是Baklib的普通用户。它们简单且以随意的语气写成。

另一方面，Baklib也有面向开发者和工程师的软件文档。

写作风格和术语与面向用户的文档截然不同。

Baklib的技术文档撰写者显然意识到不同的受众有不同的需求。

平台的日常用户需要不带任何技术术语的简单说明，而开发者需要直接的例子，并不介意在必要的地方使用技术行话。

在写作时考虑受众，可以帮助你为不同用户群体创建专门适用的文档。

确定了软件文档的受众之后，是时候开始创建文档本身了。

在深入内容的细节之前，你应该创建一个文档大纲。

这将为你提供文档结构和内容的概览，并且是组装一个有用资源的绝佳起点。

那么，创建大纲需要什么？首先要了解你的受众在文档中想要什么。

你可以通过进行研究、头脑风暴、进行访谈和开展调查等方法来收集这些信息。

调查特别方便，因为你可以在线创建和分发它们。

下面是Baklib进行的一项关于文档内容的调查，使用Baklib的调查功能创建。

进行这样的研究可以帮助你确定在文档中应该优先考虑什么，以及要创建什么类型的文档。

一旦你知道了这些，你就可以开始着手文档的结构。

也有一些有用的工具可以帮助你。你可以使用特定文档类型的模板，而不是从头开始。

例如，下面你可以看到Baklib为其用户提供的测试计划模板的一部分。

当你知道了受众偏好的内容以及你将创建何种类型的文档来容纳这些内容时，你的文档就开始成形了。

你现在有了一个包含主要元素的大纲。下一步是编写文档的初稿。

如果你已经考虑了受众并创建了大纲，正如我们讨论过的，你就有了一个坚实的基础，可以开始编写软件文档了。

你的文档初稿不需要完美。想法是把内容落实到纸上，目前不要担心细节。

然而，遵循一些基本指导方针是个好主意，比如：

简而言之，你的初稿应该简洁、清晰，更注重勾勒想法而不是雕琢完美的文本。

对写作者来说，遵循上面列表中的最后一点可能具有挑战性。想要修正语法错误、拼写错误、句子结构等是自然的冲动。

然而，最好把这些留到最终编辑阶段，正如《The Mayfield Handbook of Technical & Scientific Writing》所建议的：

除了遵循列表中的其他建议外，你还可以按照你的风格指南来写初稿（如果有的话）。

例如，看看Baklib关于添加联系人的指南：

Baklib的文档非常规。

写作者使用对话式的语气，经常依赖另类的幽默，你可以在上面高亮的部分看到，他们创造了一个名叫Prudence McVankab的角色来举例说明操作步骤。

无论你有类似Baklib的风格还是选择完全不同的方法，关键是你可以按照自己的写作风格来写初稿，同时保持语言简单并适合你的受众。

这样，后续的编辑和充实写作会更容易。

如果你用视觉效果来丰富文档，你的软件文档将对读者更有吸引力且更容易理解。

添加像截图、视频、图片、GIF、图表等视觉效果，通过打破可能令读者望而生畏的文字墙，使文档更具吸引力。

此外，一些视觉效果甚至可以消除文档中需要那么多文字的需求。

例如，截图非常适用于在用户手册中传达指令。通过一个截图，你可以向读者精确展示该做什么，而不是用大量文字描述。

Baklib的内容编辑器支持轻松嵌入各种媒体，让文档生动起来。

总之，视觉元素不仅美观，更是功能性工具，能提升文档的可用性。

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