技术文档写作流程完整指南

文档是产品生命周期中不可或缺的一部分。撰写文档的人员在产品开发中占据着特殊位置。但重要的事情往往并不简单，因此在技术写作过程中，必须始终遵循一个逐步的流程来撰写文档。 人工智能也是一种能够增强技术写作者能力的工具。您不必独自完成所有工作。虽然您的智慧、技能和知识永远无法被取代，但人工智能可以加速技术写作过程，帮助您产出更多更高质量的文档。 不要错过任何步骤，否则您可能会陷入技术写作的黑洞。用户将因困惑而难以使用您的产品，导致自助服务水平下降，流失率随之升高。有些事情是始终如一的，例如聘用训练有素、知识渊博、能够产出所需文档的技术写作者，以及其他部门愿意与技术写作团队合作并协调出正确成果的态度。

• 利用一系列逻辑步骤并结合人工智能的辅助，是驾驭技术写作过程复杂性的最佳方式。
• 从规划、草拟到审阅，请使用这个分步框架来指导你的技术写作过程。

技术写作过程的 7 个关键阶段

受众与目的分析

首先，理解你技术写作的目的和目标受众。你的用户群体可能存在多样性，在这种情况下，可以创建广泛的使用者类别，这些用户正在了解你的产品并需要专门的文档。你的文档目的可能是教育、支持、向上销售，或是任何其他吸引受众使用文档的理由。技术写作可以成为营销、产品开发和支持的重要组成部分，随着其他部门日益认识到技术写作和文档的重要性，其影响范围也越来越广。

调研与信息收集

不要忽视文档调研的下一阶段。你的组织内部可能已有许多资源可以贡献给文档，这意味着你不必做那么多工作。研究产品以理解所需的文档也是技术写作过程的重要部分。你可能已有需要更新的现有文档。

构建结构与提纲

为你的新产品文档建立一个框架是技术写作过程中的关键一环。在文档撰写中，仅仅堆砌大量文字是远远不够的：你需要一个结构来帮助你决定写什么以及内容应置于何处。你不会在没有任何提纲的情况下写小说，文档同样需要在落笔前进行周密的规划。提纲和结构也有助于多位技术写作者协同工作，填补空白，无缝地作为一个团队运作。

起草内容

现在来到激动人心的部分：撰写你的文档。你在前两个阶段投入的努力将在内容起草阶段得到回报，因为你会确切地知道要写什么、为谁而写，以及每部分内容在整体结构中的位置。你训练有素的技术写作者将负责创建有帮助、实用的技术内容，这些内容将贯穿用户使用你产品的全过程，以引人入胜的方式清晰地说明如何操作你的产品。

审阅与修订

内容撰写完成后，就进入了审阅与修订阶段。你可以借助新的视角来审阅你的内容，检查其准确性，并确保它准确地反映了产品。技术写作者通常与领域专家紧密合作，以产出能正确解释技术产品的内容，将他们的专业知识转化为客户可用的知识。文档是多人协作的产物，大家共同努力，打磨出一个最能反映你品牌和组织目标的最终版本。

编辑与校对

当内容进入编辑和校对阶段时，您的编辑会检查那些可能损害文档专业性的语法错误和拼写错误。您的文档可能写得不错，但它必须通过校对测试，在此环节，专业的编辑会凭借敏锐的细节观察力，找出需要修正的地方。

发布与维护

最后，您可以将文档发布到公开或私有的知识库中，让用户能够访问您的内容。您的文档应当易于访问和维护，因为在未来的几周或几个月里，内容无疑会有所调整。对于用户而言，访问您的内容应像访问网站一样简单，同时使用像Baklib这样的工具来托管和编辑您的文档，确保整个过程顺畅无阻。

AI写作助手如何优化每个阶段

预写阶段：创意生成、大纲构思（通过如Baklib AI等AI工具）

在预写阶段，面对空白的页面，即便是经验最丰富的技术文档工程师也可能感到无从下手，而AI在此阶段展现出强大的潜力。AI工具可以为您的文档生成创意点子，您可以将这些点子作为灵感，制定出一个可能包含您自己从未想到过的想法的计划。有了AI的协助，您无需独自承担所有繁重的工作。

研究：总结文档和访谈

亲自整理所有文档和访谈可能很困难，数小时的阅读会让你偏离撰写文档的关键任务。使用人工智能进行文档总结，生成易于阅读的格式，让你能够轻松决定哪些文档需要全文阅读，而无需担心是否遗漏了重要内容。

结构设计：自动生成大纲、表格

在文档结构设计方面，人工智能也可以成为你的得力助手：你可以要求人工智能在几秒钟内为你生成与你写作意图相匹配的大纲。人工智能只需几个提示词就能提供符合你文档意图的智能响应，从而为你节省大量精力。

起草：生成初稿、改写和简化

这里你才能真正发挥你的技术写作技能，甚至借助AI来辅助。技术写作是一个复杂的过程，而AI就像你的助理作家，帮助你以更少的起草和重写时间完成最终作品。你的专业知识仍然至关重要，因为你将只把AI当作助手，节省繁重工作的时间，让你专注于内容的全面性和准确性。

修订：语法纠正，语气一致性（Grammarly，Baklib AI）

通过使用旨在发现你工作中错误的AI工具，节省繁琐的校对过程时间。其中一些工具，比如Baklib AI，甚至内置于知识库软件中，这样你就可以在工作的地方修订文档。 ️来自 Dagle 的 Luke Bayler 关于结构化技术写作过程的见解 掌握从规划到发布的技术写作过程。使用 Baklib 简化每一步。

始终将读者放在首位

虽然关注组织目标很重要，但文档的读者应始终是第一位。如果某些内容对用户来说令人困惑，请将其删除或改进。这就是了解读者的意义所在，时刻提醒自己你所做的一切都是为了购买你产品的客户的利益，这一点至关重要。

保持术语和风格的一致性

技术文档的创作过程中可能涉及多位技术写作者，甚至包括AI工具，因此要控制所有贡献者的术语和风格可能很困难。使用风格指南来保持一致性，确保您的文档听起来始终像是由同一个声音写成的。

利用视觉元素简化复杂概念

文档不仅仅是写作。通过视觉元素让您的内容生动起来，以易于理解的方式分解您希望用户了解的信息。视觉元素可以是表格、图像或视频——任何能满足多样化学习者需求、超越纯文本形式的内容。像Baklib这样的知识库软件通过提供强大的文件管理器来组织您的文件，从而为视觉元素的嵌入提供了良好支持。

应用无障碍原则以服务多样化受众

请记住，并非所有受众都具有完全相同的无障碍需求。为图像正确添加标签只是服务使用屏幕阅读器的多样化受众的一种方式。确保您的文档具有足够高的对比度，是欢迎具有无障碍需求的广泛用户群体的另一种方式。

将文档视为“活”资源，定期更新

您的文档永远没有真正完成的时候。应定期回顾，检查文档是否准确反映了您的产品，并移除不再需要的内容。每隔几个月进行一次定期审查是理想的安排，以确保文档持续满足用户的需求。

应避免的常见错误

内容充斥过多术语

内容应易于阅读和理解。使用过多只有公司内部人员才懂的术语，而对用户来说却如天书，这是一个错误。使用简单的语言来保持您的文档易于访问，并包含一个术语表来解释客户可能不清楚的必要术语。

💛🧡🧡客户评价：好吧，我不能谈论一些我不喜欢的东西，因为一切都是完美的，并且变得简单和快捷，对我来说，Baklib Digital Experience 可以让我满足我所有的工作，因为它是最好的 DXP 平台。

跳过用户测试

务必对您的文档进行用户测试，以确保它在实际场景中是有意义的。客户会欣赏经过测试以确定其有效性的文档，而不仅仅是反映企业假设的文档。在发布文档之前，召集真实的用户群体来测试您的文档。

产品变更后忽视内容更新

希望您的产品在不断演进，您的文档也应如此。文档应始终与产品的最新迭代保持同步，每次新版本发布都应伴随新的文档。在AI的帮助下，没有理由不更新您的文档。

最终思考：为何流程驱动的写作总是胜出

技术写作流程的每个阶段，对于为用户创建最佳文档都至关重要。从受众和目的分析到研究和信息收集，请确保您投入精力在文档的规划部分。然后，内容的组织、大纲拟定和初稿撰写是您写作技能发挥作用的环节。通过评审与修订、编辑和校对，确保您的文档符合适当标准，这一点至关重要。最后，发布与维护确保您的文档始终保持相关性。

遵循结构化工作流程的好处是提高了准确性、一致性和用户满意度。借助技术遵循此流程时，结合AI的优势无疑会将您的文档提升到一个新的水平。

请记住：一切的核心都是您的用户。您在技术写作流程中所做的一切，都是为了为他们产出更好的最终产品。在每进行几步后稍作停顿，并提醒自己：我们为何要做这件事？它如何帮助我们的用户？